富士フイルムグループの富士ゼロックス株式会社(本社:東京都港区、社長:山本 忠人)は、株式会社村田製作所 (本社:京都府長岡京市、社長:村田 恒夫氏)の「貿易帳票管理システム」を構築し、輸出業務に関わる帳票(45,000枚/月)をすべて電子化いたしました。

このシステム構築により、同社は物流業務の効率およびスピードの大幅な向上と、帳票の完全ペーパーレス化により年間約2,000万円以上のコスト削減を実現いたしました。

輸出業務は、商品の準備、船積み依頼・手続き、税関手続きなど、関連組織や民間団体、政府・公共機関など対外組織との書類のやり取りが多く業務が複雑で、法令・法規も密接に関連するため帳票の管理におけるルールが多いという特徴があります。

とくに売上高の海外比率が約8割と高い村田製作所においては、売上の伸びに伴いアジア圏を中心とした取引き量の増加が引き起こす業務負荷増大による業務の遅延、業務工数の増加は大きな課題でした。

そこで当社は、海外拠点(36)/輸出等の代理店(25)/倉庫(2社)を網羅した貿易業務プロセスを改善し、貿易帳票の電子化による業務効率化とリードタイム短縮の実現を目指しました。

そしてシステム化へのアプローチとして、

① 海外拠点や代理店なども含めた全69の輸出業務プロセスの徹底分析

② 業務効率化に向けた運用の見直し

② 完全ペーパーレス化の実現に向けた、法要件の洗い出し

③ システム化によるリアルタイムでの輸出業務進捗の見える化

に取り組み、今まで人がやり取りしていた「紙での授受」、「電話、ファクスによる問い合わせや催促」、「必要帳票、およびステータスの把握」など、輸出業務の大きな負荷となっていたインプットからアウトプット、および情報管理までの工程をシステム化しました。

システム化の実現により、紙やファクスでやりとりされていた対外組織とのやりとりはメールによる運用となり、受信した帳票は自動的にデータベースへ抽出・送付され、かつ進捗状況に応じて必要組織へ帳票を添付メールにて自動配信されます。

また、帳票を管理するデータベースでは、帳票の閲覧機能に加えて輸出ごとの進捗状況をリアルタイムで管理し、滞りなく業務が進んでいるか、進んでいないとすればどこに問題があるのかを一目でわかる仕組みを構築しました。

さらに、文書の電子化の法的対応については、アマノビジネスソリューションズ株式会社(本社:横浜市、社長:錦織 利行氏)のアドバイスを受け、帳票の管理は電子署名、タイムスタンプが押印され、国税が定める法要件を網羅した管理体系を実現しています。

　村田製作所は、このシステム導入により、

① 53%のプロセス改善(69あったプロセスを37に削減)

②間接業務のリードタイム66%短縮(従来3日かかった業務を1日に短縮)

③ 月間45,000枚の紙出力の削減

を実現しました。

さらに海外拠点や代理店、倉庫との連携がスムーズになるだけでなく、帳票の紛失や誤送信といった事故を回避し、AEO（特定輸出者）としての業務品質向上につながっています。

富士ゼロックスは今後もお客様の経営課題解決のために最適なソリューション&サービスを提供してまいります。

以上