年の瀬も押し迫り、忘年会シーズンを迎える今日この頃。トレンド総研（東京都渋谷区）では、今回、忘年会の幹事にフォーカスして、調査を行いました。

楽しい忘年会ですが、その幹事というのは、とても大変な役割です。お店選びやその予約、参加者のとりまとめ、当日の仕切りなど、様々なことに気を遣わなければなりません。そこで、こうした幹事の悩みを明らかにしつつ、上手な解決方法を探るために、「今年、忘年会の幹事を行う予定がある」という人500名を対象に調査を実施。その後、本調査から明らかになった忘年会の幹事の悩みについて、その対策方法などを探るために、宴会コンシェルジュの井上 真由加氏に取材を行いました。

さらに、最後には、トレンド総研のオススメの“忘年会幹事のお助けアイテム”として、3つのアプリを紹介いたします。

1. 今年の忘年会幹事500名に聞く、忘年会の実態調査

この季節の風物詩とも言える「忘年会」。今回も、事前調査にて、「今年の忘年会の予定」について聞いたところ、「今年、忘年会をする予定がある」という人は、20代、30代の一般の男女の78%と、およそ8割を占めました。

そんな忘年会で1つのポイントとなるのが、幹事の役割でしょう。お店を予約したり、当日の出欠をとりまとめたりと、様々なことを決めなければなりません。また、これらは、忘年会の満足度に大きく影響を与えるため、幹事の働き1つで、その年の忘年会の価値が決まるといっても過言ではないでしょう。今回は、事前調査にて「今年、忘年会の幹事を行う予定がある」と答えた人を、ランダムで500名を選出。そして、忘年会幹事の実態について、調べました。

≪調査概要≫調査名：幹事に聞く、忘年会の実態調査

調査対象：20代～30代の男女 500名 （性別・年代別に均等割り付け）

※事前調査にて、「今年、忘年会の幹事をする予定がある」と回答した人

調査期間：2013年11月18日（月）～2013年11月21日（木）

調査方法：インターネット調査

調査実施機関：楽天リサーチ株式会社

◆ 友人、親戚、同僚、・・・　忘年会実施回数、平均は「3.1回」！ 職場の忘年会も、2人に1人は「楽しみ」

はじめに、「今年予定している忘年会の回数」を聞きました。この質問には、「3回」（30%）という回答が最多で、平均回数は「3.1回」という結果に。「1回」という回答も15%にとどまり、忘年会は複数回行うというのが主流のようです。

では、忘年会は誰と行うことが多いのでしょうか。「一緒に忘年会を行う予定の人」を複数回答形式で聞くと、「会社の同じ部署の人」（76%）が最多で、「学校の友人」（71%）、「会社の同期」（70%）と続きます。その他にも、親戚、幼馴染、会社の取引先の人と、忘年会は、幅広い関係の人と行われていることが分かります。

さらに、こうしたそれぞれの人との忘年会を予定している人に、忘年会が楽しみかどうか、たずねました。その結果、最も楽しみにしている人が多かったのは、「学校の友人との忘年会」で、94%もの人が「楽しみにしている」と回答。同様に、上位となった「幼馴染との忘年会」（91%）、「サークルの友人との忘年会」（88%）、「会社の同期との忘年会」（86%）については、「楽しみにしている」と回答した人は、いずれも約9割。気心の知れた仲間と集まる忘年会というのは、非常に楽しみなイベントであると言えるでしょう。

一方、「楽しみにしている」という人が少なかったのは、「会社の取引先との忘年会」（44%）、「会社の異なる部署の人との忘年会」（48%）、「会社の同じ部署の人との忘年会」（59%）といった、職場の関係者との忘年会でした。こうした場では、気を遣うことも少なくありません。やはり、友人との忘年会とは、若干状況は異なるようです。しかし、一方では、それでも4割～6割の人は「楽しみ」としているとも言えます。年末の風物詩・忘年会は、広く楽しみにされているイベントであるように見受けられます。

◆ 92%が「忘年会幹事の仕事は大変だと思う」、2大・悩みのタネは「ドタキャン対応」と「2次会の店選び」

次に、忘年会の幹事の仕事について聞きました。

まず、「忘年会の幹事の仕事として、何をしますか？」と、複数回答形式で聞きました。これに対して、多かったのは「1次会のお店選び」（90%）、「参加者の取りまとめ」（85%）、「日程調整」（81%）といった仕事。一方、「忘年会の幹事の仕事は大変だと思いますか？」とたずねると、「大変だと思う」と答えた人は92%と9割以上を占めます。やはり、忘年会の幹事というのは、なかなか大変なものだと思われているようです。

それでは、これらの仕事の内、大変だと思われているのは、どういった仕事なのでしょうか。それぞれの仕事に対して、「大変だと思う」と答えた人の割合を比べてみたところ、上位2項目は、「ドタキャンへの対応」（73%）、「2次会のお店選び」（70%）。イレギュラーな対応を迫られるドタキャンや、事前に参加者を把握することが難しい2次会への対応。その場での臨機応変な対応が迫られる仕事が、忘年会の幹事にとっての“悩みのタネ”だと言えるでしょう。

◆ 会社での評価にもつながる“お店選びのセンス”、忘年会幹事によるお店選びの実態とは!?

忘年会の幹事の仕事として、最も多くの人があげたのが「1次会のお店選び」。また、「2次会のお店選び」は、大変だと思う忘年会の幹事の仕事として、2位でした。忘年会の幹事にとって、上手にお店を選ぶことは、重要な課題であると言えるでしょう。

そこで、忘年会のお店選びのポイントについて、詳しく調べてみました。「お店選びで重視する点」を複数回答形式で答えてもらうと、最も多くの人があげたのは、81%が選んだ「予算」。その他にも、「食事のメニュー」（71%）、「ロケーション」（62%）、「個室の有無」（59%）、「安さ」（59%）、「雰囲気」（54%）、「ドリンクのメニュー」（53%）と、計7項目が半数以上の人により選ばれるという結果に。忘年会のお店選びでは、様々な条件を考慮しなければならないようです。

また、「忘年会の幹事でお店選びをする際に気をつけていること」を自由回答形式で聞くと、「席の間に柱がなく、全体を見回せるところ。また、席の移動がしやすいお店を選ぶ。（東京都・男性29歳）」、「参加者のアレルギーや好きな料理をリサーチした上で決める。（三重県・男性28歳）」といったように、非常に細かな点まで事前に調べているという人が多数見受けられました。さらに、こうした傾向は会社の人との忘年会でより顕著なようで、「会社での忘年会は、その店の良し悪しが自分への評価につながってしまうので、店選びには最もこだわる。（東京都・男性23歳）」、「上司の好き嫌いが多く、予算との折り合いがつかず、お店選びには苦労する。（神奈川県・女性39歳）」といった声もあげられました。

2. 宴会コンシェルジュ・井上 真由加氏に聞く、忘年会幹事の成功の秘訣

今回の調査では、多くの人が忘年会を楽しみにしている一方で、その裏にある忘年会の幹事たちの苦労を垣間見ることができました。また、忘年会の幹事たちが特に気をつけなければならない1つのポイントが、お店選びであることも明らかになりました。

しかし、忘年会のシーズンは、お店も混雑するため、なかなか思うように理想のお店を予約できないというのも事実です。直前になって、希望の条件に合うお店がなく、妥協して予約するといった経験をしたことがある人も多いのはないでしょうか。

そこで、今回は、宴会コンシェルジュとしてご活躍されている井上 真由加氏に取材を依頼。幹事の人から日時、エリア、予算などの希望を聞き、希望条件に合ったお店を紹介する宴会コンシェルジュ。井上氏も、今までに多数の幹事にお店を紹介してきたと言います。その井上氏に、忘年会シーズンのお店サイドの実情や今年の忘年会の傾向、忘年会の幹事のためのお店選びのコツやアドバイスについてお話をうかがいました。

※ 宴会コンシェルジュとは

株式会社ダイヤモンドダイニングが提供する「宴会コンシェルジュサービス」は、コールセンター、あるいは、Webサイト上の専用お問い合わせフォームから、希望の条件を伝えることで、その条件に合ったお店を、宴会コンシェルジュが選び、紹介してくれるというサービスです。

忘年会シーズンなどの混雑期など、なかなか条件に合うお店が見つからない時にも、日時、エリア、人数、予算など、希望条件に合わせて、登録店舗から一括検索し、お店を紹介してくれるのが特長です。

その他、ダイヤモンドダイニング社では、幹事を応援する様々なサービスを展開しています。その一例が「DDマイル」です。現在2013年12月は、会員登録数が50,000人を超えた本サービス。利用額に応じたポイントバックサービスなど、幹事の方にお得なサービスなどを提供しています。

株式会社ダイヤモンドダイニング　公式HP　URL：http://www.diamond-dining.com/

宴会コンシェルジュ（毎日　午前8時～午後11時）　　TEL：03-4570-0489

◆ 利用者数・約3倍の忘年会シーズン！ 今年は“早めの予約”の傾向も

Q. 忘年会シーズンのお店の混雑状況について、お教えください。

毎年12月に入ると、すぐに忘年会シーズンは始まります。最も混む12月の2週目、3週目には、お客さんの数は通常期の約3倍程度にまで増加します。特に混むのは、水曜日と金曜日。翌日がお休みの金曜日はもちろん、ノー残業デーとする企業が多い水曜日も、早い時間から忘年会を行われる方が多い曜日です。

また、忘年会シーズンには、和食店や専門料理店に予約が集まる傾向があります。個室を求められる方も多いので、こうした店舗の個室を希望される方は、早めに予約を行うようにした方が良いでしょう。ただし、12月後半になると、クリスマスのニーズも重なるため、洋食系のお店も予約が埋まってきてしまいます。

今年2013年については、予約の入り始めるのが早い傾向があります。11月中旬頃から、すでに忘年会の予約が入り始めました。景気回復の動向などもあり、忘年会にこだわりたいという意識の表れかもしれません。個室や料理の種類などにこだわりたいという方は、特に早めの予約を意識された方が良いでしょう。

◆ 宴会コンシェルジュが教えるお店選びの“ノウハウ”、お店の条件は“漏れなく”&“幅を持たせて”

Q. 忘年会シーズンのお店選びのポイントについて、お教えください。

多くの人が参加する忘年会は、適したお店が限られるということも注意しなければなりません。参加される方の年齢層が広ければ、お店の雰囲気にも注意が必要ですし、苦手な食べ物がある方がいれば、食事のメニューにも気を配るべきでしょう。以前、「鶏肉が食べられない上司の方がいるにもかかわらず、忘年会を焼き鳥屋で予約してしまった」という体験談も聞いたことがありますが、こうした事態を防ぐには、事前の細かなリサーチが不可欠です。宴会コンシェルジュとしても、お客様のご希望をうかがった上で、「会社や友人など、その会に参加される方との関係性」、「年齢層」、「お祝いなどのイベントが含まれていないか」などの点については、気をつけてお店を選定するようにしています。

実は、こうしたお店の条件を漏れなく確認することこそが、お店選びのコツなのですが、この“条件を漏れなく”というのが、非常に難しいです。「予算」、「お店のロケーション」、「お店のジャンル」、「人数の規模感」、「スタート時間」といった基本的な条件は必ずチェックしましょう。その上で、先輩など、以前にそのグループの忘年会の幹事を務めた人の意見を聞くようにすると良いでしょう。宴会コンシェルジュをしていても、「ビールの銘柄の指定」、「コース料理の一部変更」といったオーダーをよく聞きますが、お店の条件というのは、多岐に渡ります。その条件を漏れなく確認するためには、経験者の意見を聞くと言うのが、最も効率的です。

また、忘年会シーズンには、お店の条件に幅を持たせることも重要です。忘年会シーズンは、予約のタイミングが遅くなればなるほど、お店の予約が埋まっていってしまいます。十分に前もって予約できるのであれば良いのですが、なかなかそうも言っていられないのも実情でしょう。その中で、少しでも満足度の高いお店を選ぶためには、「どうしても外せない条件」と「ある程度は譲歩できる条件」を上手に分ける必要があります。例えば、開始時間を少し前倒したり、後ろ倒したりできるのか、あるいは、完全な個室でなくても、周りから離れた席であれば良いのかなど、一定の条件を緩めることでその他の条件を満たしたお店を選べることもあります。しかし、こうした際のお店選びは難航することが多く、そんな時は、宴会コンシェルジュにご相談いただくのも1つの手です。

◆ 事前の“下見”&“集金”が成功のカギ、2次会のお店選びの準備も忘れずに！

Q. その他に、忘年会の幹事へのアドバイスがあれば、お教えください。

まず1点目に、お店の下見をすることをオススメします。今回の調査で、「柱がなく、全体を見渡せる」といった条件などがあがったそうですが、事前にこうした条件にまで気づくというのはなかなか難しいでしょう。「店内での位置取り」、「喫煙可能な場所」など、実際にお店に足を運ばなければ分からないことも少なくありません。また、事前に店長の方と顔合わせすることにより、当日のやり取りもスムーズになるというのもポイントです。

また、お会計の段取りというのも、忘年会の幹事の腕の見せどころだと言えます。ポイントは、しっかりと事前に集金を済ませておくこと。会場でお金を集めるというのは非効率的です。忘年会中に料金回収に時間をかけてしまっては、楽しい忘年会の時間も短くなってしまいます。そして、集金の際は、少し多めに回収しておくことも、忘年会の幹事のコツです。回収したお金が足りず、追加でお金を集めなければならないという状況は、忘年会の満足度を著しく下げてしまいます。多めに集め、余った分は2次会の料金に回したり、後から戻したりするのがポイントです。

また、忘年会の幹事であれば、2次会のお店選びにも気をつけなければなりません。直前まで参加人数が決定しない2次会では、事前に予約することが難しいです。そのため、1次会の終了後に慌ててお店を探しに走り回るといった光景も、忘年会シーズンによく見かけます。事前に候補のお店に目星をつけ、連絡先を控えておくなどの対策も重要です。

忘年会というのは、年の終わりを締めくくる一大イベントです。会社の人との忘年会の幹事をしっかり務めた結果が、職場での信頼獲得につながったという話も少なくありません。忘年会の幹事というのは確かに大変な役割だと思いますが、これを1つのプロジェクトと考え、きちんと役割分担し、下見や集金など、しっかりと準備してみてはいかがでしょうか。みんなで楽しい忘年会を過ごせば、きっと大変な忘年会の幹事もやり応えのある仕事だと感じられるでしょう。

3. 今年の忘年会をアプリがお助け！ オススメの3アプリを紹介

宴会コンシェルジュの井上氏への取材からは、忘年会幹事のコツや気をつけるべき点が明らかになりました。そこで、最後に、こうした忘年会幹事に便利なアイテムとして、トレンド総研のオススメの3つのアプリを紹介いたします。

◆ 忘年会の急なお店選びにオススメ！ アプリ 「即飲み」

今回、取材にご協力いただいた、宴会コンシェルジュ・井上氏のダイヤモンドダイニング社でも、忘年会に便利なアプリを提供しています。それが、「即飲み」です。

「現在地」や「エリア」を指定すると、オススメ店舗がピックアップされます。その中から行きたいお店を指定すれば、数十秒後には、空席のある店舗から電話がかかってきて、予約が確定。そのお店までのルートも表示されます。

また、井上氏のお話にもあったように、事前に人数の確定ができない2次会は、その場でお店を探さなければなりません。特に、忘年会シーズンはお店が混雑するため、席に空きがあるお店を探して奔走するといったことにならないように、こうしたアプリを事前に用意しておくのも良いでしょう。

さらに、本アプリは、ダイヤモンドダイニング社のポイント還元サービス「DDマイル」とも連携。「DDマイル」は、約10%の還元率のポイントサービスです。アプリ「即飲み」から予約すれば、幹事の人には自動でポイントが付与されます。こうしたサービスを利用して、忘年会を、さらにお得に楽しむというのも1つの手です。まさに、忘年会の幹事必携の注目アプリと言えるでしょう。

◆ 忘年会の待ち合わせには、アプリ「みんなどこ？」

「みんなどこ？」は、待ち合わせに便利なアプリです。年末の忘年会シーズンは、仕事の忙しい時期でもあります。決まった時間で約束をしていても、どうしても間に合わないという時もあるでしょう。そんな時に手を焼くのが、待ち合わせ。遅れて合流しようとしたものの、お店がどこにあるか分からないという経験はありませんか。

本アプリ「みんなどこ？」を利用すれば、事前に参加者にキーワードを知らせておけば、GPS機能を利用して、その人がいる場所をすぐに検索することができます。幹事の方も、後から来る人を気にせず、忘年会を楽しむことができます。

◆ 忘年会の夜も困らない、アプリ「一発終電」

最後に紹介するアプリは、「一発終電」。幹事を務めるとなると、忘年会を中座するのも、はばかられるものでしょう。しかし、終電の時間は待ってくれません。そこで、登場するのが、本アプリです。

アプリ「一発終電」を起動すると、現在地をGPS機能により自動で検出して、終電の時間を検索してくれます。その後、カウントダウンが始まり、終電までの時間を知らせてくれます。その他にも、終電時間の前にはアラートを鳴らしてくれたり、駅までの地図を簡単に表示してくれたりと、忘年会にとても便利な機能を備えています。

ついつい、帰りの時間が遅くなってしまう、この時期。こうしたアプリを利用して、上手に時間をマネジメントするのも、幹事の仕事と言えるのではないでしょうか。