しかし、無作為に配信すると、関係のないプレスリリースが大量に届き、迷惑になってしまいます。
このようなミスマッチを回避し、プレスリリースを効果的に配信するにはどのようにしたら良いのでしょうか？
今回は、プレスリリースの発信側と、受信するメディア側の情報ニーズを最適に組み合わせるための、
PRワイヤーの「マッチング機能」をご紹介します。
プレスリリースのばら撒きは逆効果
プレスリリース配信サービスを利用することで、一度にたくさんのメディアに大量の情報を安価に届けることができるようになりました。
発信側のお客様にとっては大変便利なのですが、ともすれば、関係のない部署や担当者に送ったり、関係の無いテーマのリリースを届けたりしてしまう、といったリスクがあります。
プレスリリースを受け取るメディア側には、必要な情報が埋もれて探しにくくなるだけでなく、メールサーバーに負荷をかけたり、FAXであれば紙を大量に消費したり・・・といった迷惑をかけことになります。
良かれと思って届けても、それが逆効果になり、かえって発信者の評判や信頼を落とすことにもなりかねません。
個人であっても、不要な情報がメールやFAXで大量に届いたら、やはり迷惑ですよね。
情報の多い時代だからこそ、相手のことを考えて、必要な情報を厳選してしっかり届けることが大切です。
必要な情報を、必要とするメディアに、必要なときに、確実に届ける ── それが情報の「マッチング」。
マッチング精度を高めつつ、情報を継続的に発信していくことが、メディアとの良好な関係を構築し維持することにつながっていきます。
情報のマッチングはカテゴリ選択で決まる！
共同通信PRワイヤーでは、情報マッチングのための仕組みとして、「配信カテゴリ」を用意しています。
お客様は配信時にプレスリリースの内容にあうカテゴリを選択するだけで、最適なメディアに配信できます。
メディア側では、必要な情報のカテゴリを事前に選んでおくだけで、最適なプレスリリースを受信できます。
PRワイヤーでは、年に２回、全ての配信先の「メディア・メンテナンス」を行い、受信許諾と配信先の確認を行っています。
その際、メディアから様々なご意見をいただきますが、いつも寄せられるのは、「必要なリリースだけが欲しい。関係のないリリースは要らない」という、情報のマッチングに対するご要望です。
情報を発信するお客様には、最適なカテゴリを選んでいただくよう、強くお勧めします。
それがマッチング精度を高める第一歩です。
PRワイヤーでは、メディア・メンテナンスの際に、受信カテゴリの確認を行なうなどして、メディア側にも最適なカテゴリを選択していただけるように促しています。
また、「配信カテゴリ」そのものも、メディアからの意見をもとに見直しを行なっています。
一昨年には、接点が無かったメディアにも幅広く配信ができるというサービスメリットを活かしつつ、メディア側の情報ニーズにもお応えするために、それまで80種類だったカテゴリを約2倍の159種類に増やし、マッチング精度を大きく改善しました。
配信カテゴリの選び方については、以下の記事をご参照ください。
配信先をチェックできる「詳細設定」機能の活用を
前述のように、159種類あるカテゴリから必要なものを選択いただければ、適切なメディアに配信できますが、リリースの内容によっては少々関連性の薄い媒体が含まれていることもあります。
これを除外したい場合に利用できる機能が「詳細設定」です。配信先メディアを一つずつ、配信する/しないをチェックすることができます。
「詳細設定」を活用することで、さらにマッチングの精度を高めることができます。
特に専門紙・業界紙や地域情報を求める地方紙など、特定のテーマを取り上げるメディアは、必要な情報が限定されるので、要チェックです。
「媒体と関連性があるプレスリリース」として認識してもらえるかどうかがポイントとなりますので、そういった観点で配信先リストをチェックすると、よりマッチング精度の高いリストになります。
また、既にお付き合いがあるメディアに直接配布する場合や、記者クラブで配布するメディアなどを除外する場合などにも活用されています。
「詳細設定」は長年お客様にご活用いただき、たいへんご好評をいただいてきました。
プレスリリース配信サービスの中で、この機能を有しているのはPRワイヤーだけです。
これからも、ぜひご活用ください。
PRワイヤー 配信先の詳細設定画面
「Myカテゴリ」機能で詳細設定の手間を軽減化
リリース配信する際に毎回「詳細設定」で配信しないメディアを除外し、適切なメディアのみを選ぶのが理想的です。
しかし、PRワイヤーは1回の配信で1,500件程度のメディアにリリースを配信できるため、配信のたびにリストをチェックするのは大変手間がかかります。
この作業を軽減化するために用意されているのが、「Myカテゴリ」機能です。
「Myカテゴリ」を利用すれば、「詳細設定」で選別したリストを保存しておくことができます。
具体的には、配信したいカテゴリを選択し、抽出した配信先リストに対して送信可否を設定、名前を付けて保存します。
保存できるリストの数に制限はありません。
製品・ブランドによってリストを変える場合などにも便利にもお使いいただけます。
また、詳細設定を行わない場合でも、よく使うカテゴリの組み合わせを保存しておくことができます。
それによって、159種類からその都度選択する手間を軽減することができます。
PRワイヤー Myカテゴリの設定画面
せっかくプレスリリースするのであれば、できるだけ効果的に配信したいものです。
また、逆効果にならないよう、相手のことを考え、配慮したいものです。
PRワイヤーの「マッチング機能」をぜひご活用ください。
