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プレスリリースの書き方10のポイント!基本の5構成と記者に取り上げられるコツ

プレスリリースと書かれたファイル

記者の目に留まり、内容を正確に理解してもらえるようなプレスリリースにするには、書き方の基本を知ることが重要です。この記事では、プレスリリースの基本構成や書き方のポイントを紹介します。

目次

プレスリリースを書く目的

プレスリリースの主要な目的は、企業の最新の活動について新聞、テレビ、雑誌、Webメディアなどにニュースとして取り上げてもらうことで、生活者や取引先、株主など企業を取り巻く関係者に広く知らせていくことです。

プレスリリースを配信することでメディアに取り上げられる機会が増え、企業の最新情報を世の中に広く伝えることができます。また、メディアという第三者の客観的な視点で記事として取り上げられることは、世間からの信頼を得ることにもつながります。

プレスリリースを書くときは記者を意識しよう

忙しい記者にプレスリリースを見てもらうには、「どこが新しくて、どこが他と違うのか」を分かりやすく伝えることが重要です。今までの商品やサービスとの違いを考えた上で、記者の興味を引きやすくなるような書き方の工夫をしていきます。例えば、独創性や希少性、意外性など、ニュースとして魅力的に伝えていくことが求められます。単に商品やサービスを紹介するのでは差別化が図れず、埋もれてしまいます。ただし、新規性や独自性を伝えるために「日本初」や「業界初」などを使う場合には、根拠となる数字等を明確に示す必要があります。

プレスリリースの5つの構成をしっかりおさえよう

プレスリリースの基本的な5つの構成をまとめた画像
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プレスリリースには基本となる型があります。基本構成は、以下の5つです。

一つひとつ確認していきましょう。

1. 発信日・発信者

発信日は、西暦で年月日を書き、プレスリリースを配信した日を記載します。発信者は、企業や団体名を正式名称で書きましょう。

2. タイトル・見出し

タイトルは、30文字前後にまとめます。一番伝えたいことに絞り込み、簡潔にまとめられたタイトルを目指しましょう。記者がタイトルを見ただけである程度内容が把握できるよう、端的に記載することが重要です。サブタイトルを添えてタイトルを補足してもよいでしょう。

3. リード文

リード文は5〜6行にまとめるのが理想です。タイトルで興味を持った記者が最初に目を通すことが多いので、結論から先に書いていきましょう。伝えたい情報を整理し、過不足なく記載することが重要です。

4. 本文

プレスリリースの本文では、リード文に書いたことをさらに詳しく書きます。
具体的には、「結、起・承・転」の構成で結論から書きます。写真やグラフなども活用し、視覚的に読みやすい内容にしていくことが大切です。

5. 問い合わせ先

プレスリリースに興味を持った記者がいつでも問い合わせできるよう、文末には問い合わせ先を明記しましょう。具体的には、社名、部署名、担当者名、連絡先を記載します。記者からの突然の問い合わせに対応できるよう2名体制をとるのが理想です。

プレスリリースの書き方10のポイント

ビジネスとデジタルトランスフォーメーション

次に、プレスリリースを書くときのポイントについてまとめて紹介します。

それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。

1. タイトルとリード文が勝負

記者が興味を持つかどうかは、タイトルと見出し、リード文で決まると言っても過言ではありません。記者が本文まで読み進めるか、大きな判断材料になる部分です。広告コピーのような奇抜さは必要ありませんが、何を伝えたいのか明確にし、記者の目を引く切り口にしていきましょう。

2. 事実を正確に書く

プレスリリースは、記者が記事を書くための材料となる事実を、正確に伝えることが求められます。

情報を漏れなく書くために「5W1H」を意識すると、情報が整理され書きやすくなります。さらに、「How much」「How many」などの数字を盛り込むと、情報をより具体的に伝えることができます。

■5W2H

Who…誰が(主体)
What…何を(内容)
When…いつ(期間)
Where…どこで(実施場所)
Why…なぜ(背景)
How…どのように(特徴)

How much…いくら(金額)
How many…いくつ(数量)

上記の5H2Hを活用して情報をまとめ、全体像をつかめるように記載しましょう。

3. 結論を先に書く

結論である「伝えたいこと」「取り上げてほしいこと」を最初に書きます。多忙な記者に読んでもらうために、知って欲しいことを真っ先に伝える必要があるからです。例えば、「新サービス〇〇を開始します」など、重要な要素を先に書いていきましょう。

4. 専門用語は極力少なくする

社内用語や業界用語等はできるだけ使用しないように注意しましょう。社内や業界ではよく使われている言葉でも、記者に通じるとは限りません。使わざるを得ない専門用語には注釈をつけるなど、工夫して記載しましょう。

5. 広告的な表現や余分な形容詞は避ける

プレスリリースは広告とは異なるため、「優れた」「素晴らしい」などの形容詞は使わないようにします。画期的かどうか判断するのは記者であることをわきまえておきましょう。また、商品やサービスの購入を促すような広告的な表現も適切ではないので注意が必要です。

6. 具体的な数字や根拠を明示する

販売数などの実績や来場者数、市場予測など数字を記載すると、記者にインパクトを与えやすくなります。記者は客観的な事実を伝えるという観点から、数量の情報を求める傾向にあります。本文だけでなく、タイトルやリード文にも数字や根拠を積極的に取り入れましょう。

7. 一文は50字以内、3行止まりを目安にする

一般的に、読みやすい文章の目安は一文あたり25~50文字といわれています。長くなったら文節を短くしましょう。一文を短くした方が、読み手が理解しやすくなります。例えば、「~で、」「~が、」などの接続助詞のところで文を2つに区切り、分けた文を「そして」「しかし」などの接続詞でつなぎます。忙しい記者でもすぐに内容が分かるように工夫して記載しましょう。

8. 資料は別添する

プレスリリースの文中に、資料を長々と説明するのは適切ではありません。資料は別に添付し、記者が必要に応じて参照・引用できるようにします。メディア視点で配慮するよう心掛けましょう。

9. 読みやすいレイアウトにする

文字が詰まっているプレスリリースは、記者にあまり良い印象を与えません。画像や図、空白などをうまく活用し、読みやすいレイアウトになるよう工夫しましょう。特に、内容を分かりやすくした図解やグラフは言葉で説明できないものを視覚的に紹介できるので、読み手の理解がぐっと深まります。また、記事化するときにそのまま使える図表は記者からも喜ばれるでしょう。

10. 素材によって提供する“相手”を変える

プレスリリースのテーマや素材によって、配信すべきメディアが異なります。闇雲にプレスリリースを送るのではなく、伝えたい内容とメディアが求めている情報が合致するように送る必要があります。親和性のある配信先を選びましょう

「プレスリリースの書き方10のポイント」については、以下の記事で詳しく解説しています。また「プレスリリース作成の10原則」の資料もダウンロードできますのでぜひ参考にしてください。

これを押さえればOK!プレスリリースを書く時の10のチェックポイント

プレスリリース書き方の文例

勉強する学生

プレスリリースの書き方のポイントを踏まえた上で、実際の事例を見ていきましょう。

それぞれの特徴も含め、紹介していきます。

ギフト販売数10倍に! 山形のバルーンコーディネーターが仕掛ける新たな“おうち需要”/ギフトバルーン

参考:https://kyodonewsprwire.jp/release/202005210097

こちらのプレスリリースは、BtoBのウエディング事業者が、コロナ禍でToCの新規サービスを開始したというユニークな内容です。コンセプトや立地、数字情報ともタイトルでしっかり押さえています。製品イメージが伝わるキャッチーな画像も目を引きます。

超ミニサイズの「プチ」なお豆腐 北の大豆絹50g×8個、80g×4個/太子食品工業

参考:https://kyodonewsprwire.jp/release/202204119808

こちらは従来の定番商品のリニューアルに関する内容です。開発背景や商品コンセプトがしっかり書かれていて、メッセージが伝わりやすくなっています。数字でサイズ感を明確に表すのもユニークで、従来商品の”累計販売数1億5,000万個のブランド”という情報もインパクトがあります。さらに、サイズが異なる2種類を製品画像を掲載しているので、用途がイメージしやすいのもポイントです。

プレスリリースのテンプレートを活用しよう

ここまで、プレスリリースの書き方のポイントを紹介してきましたが、いざ書こうとすると悩むことも多いのではないでしょうか。

そこで今回、プレスリリースの型となる3種類のテンプレートをご用意しました。「新商品」・「イベント」・「キャンペーン」に関するテンプレートです。いずれも、今回ご説明した基本構成や書き方のポイントが押さえられています。ここに書かれた流れに沿って貴社リリースの情報を埋めていけば、簡単かつ正確に、オリジナルのプレスリリースを作成することができるでしょう。

以下のテンプレートはダウンロードが可能です。どれも使用率の高いテーマなので、ぜひテンプレートを活用し、プレスリリースの作成にお役立てください。

1. 新商品・新製品(ビジネス向け)のテンプレート

新商品プレスリリースのテンプレートのイメージ画像です。新商品・新サービスの発売に関するプレスリリースのテンプレートを共同通信PRワイヤーが配布しています。
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「新商品」に関するテンプレートをダウンロードする

2. イベント・セミナー・展示会(イベント)のテンプレート

イベント告知プレスリリースのテンプレートのイメージ画像です。イベントの開催に関するプレスリリースのテンプレートを共同通信PRワイヤーが配布しています。
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「イベント」に関するテンプレートをダウンロードする

3. キャンペーン・プレゼント(BtoCキャンペーン)のテンプレート

キャンペーン告知プレスリリースのテンプレートのイメージ画像です。キャンペーンの開催に関するプレスリリースのテンプレートを共同通信PRワイヤーが配布しています。
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「キャンペーン」に関するテンプレートをダウンロードをする

怠ると記事にならない!?プレスリリースを書き終わったら必ず確認すること

チェックする男性

プレスリリースを書き終えたら、配信前に以下の2点を必ず複数回確認しておきましょう。

それぞれの内容を詳しく解説していきます。

誤字脱字や事実確認をチェックする

プレスリリースは企業や団体の公式文章として、正確さが求められます。書き終わったら誤字脱字がないかだけでなく、記載した事実に間違いはないか事実確認も必ず行いましょう。

また、文章表現が薬機法などの法令に抵触していないかも注意が必要です。記載内容に間違いや見落としがないか、必ず複数名でチェックしましょう。

問い合わせ先を明記する

​​プレスリリースに興味を持った記者の多くは、内容の確認をするために発信元に連絡します。問い合わせ先の記載がなかったり、問い合わせても連絡が繋がらなかったりすると、記事化のチャンスを逃してしまう可能性もあります。そのような機会損失を防ぐために、問い合わせ先に間違いや記載漏れがないか、今一度確認しましょう。

プレスリリースを配信するタイミングにも注意しよう

プレスリリースを作成したら、配信するタイミングも重要です。PRワイヤーがメディア向けに限定公開しているプレスリリース掲載サイトの、2019年4月~2019年8月のセッション数を調査した結果によると、メディアがプレスリリースを閲覧する時間帯は、9時〜18時のビジネスアワーに集中していることが分かりました。

また、メディアは暦通りに休むことが多いので、土日に配信されたプレスリリースは記者に見てもらえる確率が下がる傾向にあります。

そのため配信するタイミングとしては、平日の9時〜18時のビジネスアワーがおすすめです

しかし、メディアによっても傾向は異なります。目指しているメディアが明確な場合はそのメディアの傾向を把握し、配信のタイミングを考えていきましょう。

次のプレスリリースのネタを考えよう

プレスリリースは継続的に配信していくことで、記事になる機会が高まります。そのとき、悩むのがプレスリリースのネタ作りです。次のネタを考えるときは、社内の情報をキャッチアップしたり、メディアのトレンドをチェックしたりして探していきましょう。

お客様と直接関わる部署などでは、プレスリリースのネタになる素材が眠っている可能性もあります。当事者だからこそ知っているエピソードや情報を発掘していきましょう。

また、新聞、テレビ、雑誌、Webメディアなどのトレンドもチェックしていくことで、取り上げられやすいネタの傾向を把握できます。日頃からネタを探すアンテナを立て、現場の状況をヒアリングし、トレンドと絡めながら次のプレスリリースの素材を積極的に考えていきましょう。

プレスリリースの書き方のポイントを押さえて自社のニュースを伝えよう

プレスリリースには基本となる書き方があります。単なるお知らせではなく、訴求力の高いプレスリリースにするために、まずは基本構成を押さえて作成していくことが重要です。今回ご紹介した書き方のポイントやテンプレートを活用しながら、記者の目に留まるようなプレスリリースを配信し、自社の魅力を世の中に広めていきましょう。

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