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プレスリリースとは?配信の効果、メディア掲載のポイントを解説

プレスリリースと書かれたメモ

プレスリリースとは、企業の伝えたい最新情報やニュースを世の中に広く知らしめるための広報手段です。
本記事ではプレスリリースについて詳しく知りたい方に向けて、プレスリリースの意味や配信方法、作成時のポイントを紹介します。

プレスリリースの意味とは?

ノートパソコンの操作

プレスリリースとは、新商品の発売や新サービス、新規事業の開始などの企業情報をニュース素材としてメディア(報道機関)が利用しやすいように文章でまとめたもの。つまり、メディアに対して企業が新しい情報を伝えるための公式文書です。

プレスリリースとは広報の情報発信活動における基本的な手段であり、企業がメディアを通して社会にメッセージを届けるためには欠かせないツールです。

一方、メディアにとってのプレスリリースとは、 ニュースを取材する判断材料になります。メディアの記者は企業の新商品やサービスなどの情報をプレスリリースから得ています。
プレスリリースの中から社会に有益な情報を探し、 世の中に伝える必要があると判断した情報を取材して、広く発信していきます。

プレスリリースの目的は?

2人のビジネスマンがデータを一緒に分析している

プレスリリースの目的は、企業の最新の活動について新聞、テレビ、雑誌、Webメディアなどにニュースとして取り上げてもらうことで、生活者に広く知らせていくことです。
社会的認知の拡大や商品・サービスなどの訴求、ブランドイメージの向上など、単なる情報開示に留まらない、大きな効果をもたらします。

第三者の客観的な視点を持つメディアから報道されることで、生活者からの信頼や共感を得られやすくなります。その結果、企業の商品やサービスの認知度を上げることにつながっていきます。

プレスリリースと広告の違い

広報活動であるプレスリリースと混同されることが多いのが「広告」です。

大きな違いは「読者からの信頼性」にあります。
プレスリリースは、メディアという第三者の立場からの情報になります。そのため広告と比べると、プレスリリース(広報)がもとになって報道されるほうが信頼性が高くなります。

しかし、第三者のメディア視点で発信されるため確実に掲載されるわけではなく、掲載内容のコントロールはできません。

また、コスト面では高額になりやすい広告と比べると、プレスリリース(広報)は基本的にコストはかからないため、掲載時には費用対効果が高くなります。
それぞれの特徴を理解するために、それぞれの違いを表にまとめました。

プレスリリース(広報)広告
読者からの信頼性高い(広報より)低い
コストかからないかかる
掲載内容のコントロールできない
(メディアが編集権を持つ)
できる
(広告主が内容を決定)
掲載の確実性不確実確実

上記の違いを理解した上で、自社の認知度拡大に向けて有効活用していきましょう。

プレスリリースの効果・メリットは?

ベネフィットと書かれたノート

プレスリリースの効果・メリットは、メディアに取り上げられることです。
プレスリリースによる情報発信を地道に継続することで、新聞、テレビ、雑誌、Webメディアなどに取り上げられる機会が増えます。
メディアに取り上げられる効果・メリットは3つに分けられます。

それぞれのメリットについて紹介していきます。

1. 情報伝達力が高い

プレスリリースを配信する最大のメリットとしては、「情報伝達力が高い」ことです。

プレスリリースの情報がメディアに掲載されることで企業の最新情報を世の中に広く伝えることができます。
また、情報がただ伝達されるだけでなく、メディアにより第三者の客観的な視点で発信されるため、広告以上に世間からの信頼を得ることにつながります

2. 販売促進効果がある

プレスリリースの配信により、販売促進効果が高まります。

プレスリリースは地道な活動ですが、続けていくことでブランドイメージを確立することにもつながっていきます。その結果、企業は社会的な信頼を得られ、商品やサービスを利用する生活者が増える可能性があります

3. 業務提携や投資を受けるチャンスが増える

プレスリリースは生活者だけでなく、企業も情報源として動向をキャッチしています。

プレスリリースを配信することで、有望な投資先を探している投資家や、ビジネスパートナーを見つけている企業からの関係を構築するきっかけにもなります
プレスリリースは様々な可能性を秘めており、新たなビジネスチャンスの可能性が生まれることにもつながります。

プレスリリースで配信できる情報は?

新聞、雑誌、ノートの情報

企業がプレスリリースを配信できる内容は多岐に渡り、具体的には以下のような情報が挙げられます。

■プレスリリースで配信できる情報

  1. 新商品や新サービスの発表(リニューアルを含む)
  2. 新しい CM やキャンペーンの発表
  3. 新店舗や新しいウェブサイトのオープン
  4. イベントの開催告知と開催後の報告
  5. 商品やサービスの売れ行きが好調というお知らせ
  6. 新たに開発した技術の発表
  7. 会社の経営計画や事業計画、業績、決算の発表
  8. 他社との業務提携、合併、新会社設立
  9. 人事の発表
  10. 社会貢献や地域活動、周年事業

上記のような情報は、プレスリリースの素材になります。
しかし、上記以外にも素材は眠っているはずです。広報担当者は日頃からアンテナを立て、業務の中でプレスリリースの素材がないか見つけていきましょう。

素材を見つけたら自社の経営方針や新情報を分かりやすく伝えられるよう意識しながら作成することで、メディアに取り上げてもらえるチャンスが増えていきます。

メディア掲載されやすいプレスリリースとは?作成時のポイント

ひらめき

プレスリリースの内容を理解した上で、作成するときはどんなことに重きを置いて作成すれば良いのでしょうか。
プレスリリースを作成する際のポイントを5つ紹介します。

それぞれのポイントを一つづつ確認していきましょう。

1. 「結、起・承・転」で書く

ペンで文字を書いている手

ポイントの1つ目は、「結、起・承・転で書く」ということです。

文章の基本と言われる「起・承・転・結」の文章構成は、プレスリリースには不向きです。なぜなら多忙な記者に、一目瞭然で知って欲しいことを真っ先に伝える必要があるからです。
記者が確認するプレスリリースの量は膨大です。多い日であれば1日に数百通届くこともあります。

多忙な記者に読んでもらうために、結論である「伝えたいこと」「取り上げてほしいこと」を最初に書きましょう。
例えば、

  • 「〇〇」というサービスを開始します
  • 新商品「〇〇」を発売します

という結論から書きます。
重要な要素を先に書くということを覚えておきましょう。

「結、起・承・転」に当てはめると、以下のような内容になります。

(例)
結…「〇〇という新商品を発売します」
起… 「旧モデルの問題は〇〇でした」
承…「この問題を解決するべく新たに○○を開発しました」
転…「今回はイメージキャラクターとして女優の〇〇さんを起用しました」

このように、書き方を工夫することで情報が効果的に記者に伝わりやすくなります。

しかし、慣れないうちはプレスリリースをいきなり書くことは難しいかもしれません。
まずは自社の過去のプレスリリースを探してみたり、様々な企業のプレスリリースを読んで感覚をつかんでみたりするのもおすすめです

以下のサイトでは、様々な企業・団体の最新のプレスリリースを掲載しています。ぜひ参考にしてみてください。

プレスリリース配信サービス | 共同通信PRワイヤー

2. リード文は5W1Hを意識する

5w1hのビジネスプランを考える

ポイントの2つ目は、情報をメディアに分かりやすく伝えるため「リード文は5W1Hを意識する」ことです。

リード文とは、タイトル後の第一段落の文章を指します。
5W1Hの要素は、以下の通りです。

■5W1Hとは

Who…誰が(企業、人物)
What…何を(対象物、対象内容)
When…いつ(時期、期間)
Where…どこで(実施場所)
Why…なぜ(理由、目的)
How…どのように(方法、手段)

新聞記事も5W1Hで記事を制作するため、記事で必要な要素をしっかり伝えることが必要です。

5W1Hの中でも大切なのは「When(いつ)」です。
メディアは新しい情報やニュースを求めているため、「いつなのか」という情報がないとメディアが報道・記事化する判断がしにくくなります。漏れがないよう必ず明記しましょう。

また、「How(どのように)」は少し分かりにくいかもしれませんが、商品が入手できる方法や流通経路などを書きましょう。どのように行うかを伝えることで、具体性が増します。

これを当てはめて例を挙げると、

  • Who…株式会社〇〇が
  • What…〇〇という新サービスを
  • When…6月15日から
  • Where…教育分野に向けて
  • Why…教育分野からの要望を受けて
  • How…Web上で

となります。
リード文では抜けや漏れがない情報をしっかり伝えることが重要です。5W1Hを意識し、必要な情報を先に書いていきましょう。

3. タイトルは端的にまとめる

クリップで留められた書類の山

ポイントの3つ目は、「タイトルは端的にまとめる」ということです。

記者がプレスリリースを手に取った時に真っ先に飛び込んでくるのがタイトルです。 記者が興味を持つかどうかは、この一文で決まると言っても過言ではありません。

タイトルを端的にまとめるためには商品のポイントを素直にストレートに書きましょう。 広告コピーのような奇抜さは必要ありません。

内容としてはリード文の要約を書くという感じが良いでしょう。

4. 写真など画像データを充実させる

ポイントの4つ目は、「写真などの画像データを充実させる」ことです。

プレスリリースには下記のような写真や図表などビジュアル素材はもはや必須です。文字だけの文章より、視覚的に紹介することで読み手が素早く理解できます。

プレスリリースに掲載する写真のサンプル
クリックして拡大

写真や図表などのデータを挿入することは、メディアからも求められています。

当社が過去に実施した新聞、テレビ、雑誌、Webメディアなどに対するアンケートによると、プレスリリースの改善点要望の第一位は「写真などの画像データの充実」という結果となりました。

例えば、新商品を伝えるプレスリリースであれば商品の使用シーンがわかるような画像や、アンケート調査を伝えるプレスリリースであれば表やグラフも添えましょう。
ビジュアルで見せる内容にしていくことが大切です。

5. メディア視点で作成する

文章を確認しているビジネスマン

ポイントの5つ目は、「メディア視点で作成する」ことです。

メディア視点とは、具体的に以下のことが挙げられます。

■メディア視点とは

  • どこが新しくて、どこが他と違うのか?
  • 社会や生活者との関わりがあるか、どんなメリットや影響をもたらすか?
  • タイムリーなネタなのか、なぜ今なのか?

中でも最も重要なのは「どこが新しくて、どこが他と違うのか」を伝えることです。

例えば、独創性や独自性、希少性や意外性など、他に同じようなニュースがあると、残念ながらニュースとして魅力的に伝えることができません。情報をどう伝えるかということが非常に大切です。

その他にも、テレビや雑誌には「絵になるか」や「深掘りできるか」、つまりビジュアル性やストーリー性が挙げられます。近年では、Youtube動画をプレスリリースに活用する企業も増えています。

プレスリリースは単なるお知らせではありません。メディアにとって分かりやすく、正しく理解してもらえるような「メディア視点」に立った書き方をしていきましょう。

プレスリリースの配信方法とは?メディアが読みやすい配信方法

プレスリリースの作成をしたら、どのように配信したら良いのでしょうか。
代表的なプレスリリースの配信方法は以下のものになります。

それぞれの特徴を確認していきましょう。

メール

メールをするビジネスマン

当社が行ったメディアに対するアンケートによると、プレスリリースの受信方法は「メールを希望する」が最も多い結果となりました。

その理由として、メールはペーパーレスのためメディアに負担がかかりにくく、Webメディアでは転載しやすいことが挙げられます。また、画像やネット上のリンクを添付できるという特徴もあります。

ただし、メールの場合は送り先の適切な部署や個人のメールアドレスを入手し送る必要があります。

FAX

FAXするビジネスマン

FAX はすぐ届き、費用と手間が比較的かかりにくいのが特徴です。

FAX で送ると手元に資料が残るため、パッと見たときに印象に残れば確認してもらえるケースもあります。また、FAXは回覧性が高いので、担当記者に見てもらえる可能性があります。

ただし、送付枚数が多くなると順番が分からなくなる可能性や、画像や写真が白黒になってしまうため見づらくなるということもあるので注意が必要です。

郵送

手紙を開けるビジネスマン

郵送で送る場合、送り先の記者の個人名が分かっていると効果的です。メディアには毎日膨大な量のプレスリリースが届くため、個人宛でなく部署宛に送った場合読まれない可能性が高まるからです。

また、郵送ならカラーで画像や写真が添付できるので注目されやすくなります。 ただし、郵送は時間がかかってしまうので情報を早く届けたいときには注意しましょう。

上記の配信方法はすべて一件一件に送付する必要があり、時間と手間がかかってしまいます。
プレスリリースを配信する度に作業する必要があるため、作業効率を上げるなら「プレスリリース配信サービス」がおすすめです。
プレスリリース配信サービスとは、 プレスリリースの配信を希望するメディアに一斉送信できるサービスです。非常に簡単で効率良く配信することができます。

企業やブランドの認知度向上には、プレスリリースを継続的に発表することが大切です。「プレスリリースを時間をかけず、効果的に送りたい」という場合は検討してみましょう。

プレスリリースとはメディアに情報を伝えるための公式文書

プレスリリースとは、メディアに対して企業・団体が新しい情報を伝える公式文書です。

プレスリリースを継続的に行うことで自社の社会的認知度を高め、ブランドを構築していくことにつながります。「プレスリリースの読み手はメディア」ということを念頭に置き、メディア視点で作成することがとても重要です。

広報業務に就いたばかりの方も、自社を俯瞰的に見つめ、今回紹介した内容を元にまずはプレスリリースを作成してみてください。

共同通信PRワイヤーでは、広報初心者の方向けにプレスリリース作成のサポートをしています。基本的な書き方やネタ作りのコツ、PRワイヤーを利用した効果的な配信方法などをセミナーや資料で公開しています。広報活動にぜひお役立てください。

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