記者の目に留まり、内容を正確に理解してもらえるようなプレスリリースにするには、書き方の基本を知ることが重要です。この記事では、プレスリリースの5つの基本構成や書き方のポイントを紹介します。

プレスリリースを書く目的を理解しよう

プレスリリースの主要な目的は、企業の最新の活動について新聞やWebメディア、雑誌、テレビなどにニュースとして取り上げてもらうことで、生活者や取引先、株主など企業を取り巻く関係者に広く知らせていくことです。

プレスリリースを配信することでメディアに取り上げられる機会が増え、企業の最新情報を世の中に広く伝えることができます。また、メディアという第三者の客観的な視点で記事として取り上げられることは、世間からの信頼を得ることにもつながります。

まずは、プレスリリースを書くうえでの基本構成を理解しましょう。

プレスリリースの５つの基本構成

①発信日・発信者

発信日は、西暦で年月日を書き、プレスリリースを配信した日を記載します。発信者は、企業や団体名を正式名称で書きましょう。

②タイトル

タイトルは、30文字前後にまとめます。一番伝えたいことに絞り込み、簡潔にまとめられたタイトルを目指しましょう。記者がタイトルを見ただけである程度内容が把握できるよう、端的に記載することが重要です。サブタイトルを添えてタイトルを補足してもよいでしょう。

③リード文

リード文は5〜6行にまとめるのが理想です。タイトルで興味を持った記者が最初に目を通すことが多いので、結論から先に書いていきましょう。伝えたい情報を整理し、過不足なく記載することが重要です。

④本文

プレスリリースの本文では、リード文に書いたことをさらに詳しく書きます。

具体的には、「結、起・承・転」の構成で結論から書きます。写真やグラフなども活用し、視覚的に読みやすい内容にしていくことが大切です。

⑤問い合わせ先

プレスリリースに興味を持った記者がいつでも問い合わせできるよう、文末には問い合わせ先を明記しましょう。具体的には、社名、部署名、担当者名、連絡先を記載します。記者からの突然の問い合わせに対応できるよう2名体制をとるのが理想です。

プレスリリースの書き方11のポイント

プレスリリースの基本構成を理解したところで、記者に取り上げられるための11のポイントについて紹介します。

ポイント1　タイトル・リード文は伝えたいことを明確に

記者が興味を持つかどうかは、タイトルとリード文で決まると言っても過言ではありません。記者が本文まで読み進めるか、大きな判断材料になる部分です。広告コピーのような奇抜さは必要ありませんが、何を伝えたいのか明確にし、記者の目を引く切り口にしていきましょう。

ポイント2　5W2Hを意識して情報を整理

プレスリリースは、記者が記事を書くための材料となる事実を、正確に伝えることが求められます。情報を漏れなく書くために「5W2H」を意識すると、情報が整理され書きやすくなります。さらに、「How much」「How many」などの数字を盛り込むと、情報をより具体的に伝えることができます。

• Who・・・誰が（主体）
• What・・・何を（内容）
• When・・・いつ（期間）
• Where・・・どこで（実施場所）
• Why・・・なぜ（背景）
• How・・・どのように（特徴）
• How much／How many・・・いくら（金額）／いくつ（数量）

ポイント３　本文は結論から先に書く

結論である「伝えたいこと」「取り上げてほしいこと」を最初に書きます。多忙な記者に読んでもらうために、知って欲しいことを真っ先に伝える必要があるからです。例えば、「新サービス〇〇を開始します」など、重要な要素を先に書いていきましょう。

ポイント４　専門用語は極力少なく

社内用語や業界用語等はできるだけ使用しないように注意しましょう。社内や業界ではよく使われている言葉でも、記者に通じるとは限りません。使わざるを得ない専門用語には注釈をつけるなど、工夫して記載しましょう。

ポイント５　広告的な表現は避ける

プレスリリースは広告とは異なるため、「優れた」「素晴らしい」などの形容詞は使わないようにします。画期的かどうか判断するのは記者であることをわきまえておきましょう。また、商品やサービスの購入を促すような広告的な表現も適切ではないので注意が必要です。

ポイント6　具体的な数字や根拠を盛り込む

販売数などの実績や来場者数、市場予測など数字を記載すると、記者にインパクトを与えやすくなります。記者は客観的な事実を伝えるという観点から、数量の情報を求める傾向にあります。本文だけでなく、タイトルやリード文にも数字や根拠を積極的に取り入れましょう。

ポイント７　一文は50字以内、3行止まりを目安に

一般的に、読みやすい文章の目安は一文あたり25～50文字といわれています。長くなったら文節を短くしましょう。一文を短くした方が、読み手が理解しやすくなります。例えば、「～で、」「～が、」などの接続助詞のところで文を2つに区切り、分けた文を「そして」「しかし」などの接続詞でつなぎます。忙しい記者でもすぐに内容が分かるように工夫して記載しましょう。

ポイント８　A4サイズ1〜2枚にまとめる

プレスリリースはA4サイズ1枚にまとめるのが理想です。多くても2枚以内に収めた方がよいでしょう。全体の文字数は500-1500文字程度がベスト。A4サイズ1枚に入る文字数は、標準的には1,440文字（40字×36行）です。空白を入れることを考えると、A4サイズ1枚は800字程度と捉えておくとよいでしょう。

ポイント９　資料は別で添付する

プレスリリースの文中で、資料を長々と説明するのは適切ではありません。資料は別に添付し、記者が必要に応じて参照・引用できるようにします。メディア視点で配慮するよう心掛けましょう。

ポイント10　読みやすいレイアウトに

文字が詰まっているプレスリリースは、記者にあまり良い印象を与えません。画像や図、空白などをうまく活用し、読みやすいレイアウトになるよう工夫しましょう。特に、内容を分かりやすくした図解やグラフは言葉で説明できないものを視覚的に紹介できるので、読み手の理解がぐっと深まります。また、記事化するときにそのまま使える図表は記者からも喜ばれるでしょう。

ポイント11　テーマによって配信先メディアを変える

プレスリリースのテーマや素材によって、配信すべきメディアは異なります。闇雲にプレスリリースを送るのではなく、伝えたい内容とメディアが求めている情報が合致するように送る必要があります。親和性のある配信先を選びましょう。

記事化されることに特化したプレスリリース配信サービス

「プレスリリースの効果的な配信方法とは？」「プレスリリースの配信先はどうしたらいい？」　という悩みを感じていないでしょうか？

共同通信PRワイヤーは、1回のプレスリリースで1500件ほどの最適なメディアに配信を行うプレスリリース配信サービスです。配信メディア数はもちろん、「取り上げられる」上で必要な配信先を選定・網羅することで記事化率70％を誇っています。

プレスリリースのテンプレートを活用しよう

ここまで、プレスリリースの書き方のポイントを紹介してきましたが、いざ書こうとすると悩むことも多いのではないでしょうか。

そこで今回、プレスリリースの基本形となる「新商品」・「イベント・セミナー」・「キャンペーン」に関するテンプレートをご用意しました。ここに書かれた流れに沿って貴社リリースの情報を埋めていけば、簡単かつ正確に、オリジナルのプレスリリースを作成することができるでしょう。

以下のテンプレートはダウンロードが可能です。どれも使用率の高いテーマなので、ぜひテンプレートを活用し、プレスリリースの作成にお役立てください。

プレスリリースの書き方のポイントを押さえて自社のニュースを伝えよう

プレスリリースの基本構成と、書き方のコツをご紹介しました。単なるお知らせではなく、訴求力の高いプレスリリースにするために、まずは基本構成を押さえて作成していくことが重要です。今回ご紹介した書き方のポイントやテンプレートを活用しながら、記者の目に留まるようなプレスリリースを配信し、自社の魅力を世の中に広めていきましょう。

共同通信PRワイヤーでは、広報初心者の方向けにプレスリリース作成の基本とポイントについて解説しています。「効果的なプレスリリースの書き方を知りたい」「共同通信PRワイヤーの強みを知りたい」という方は、ぜひ参考にしてください。