プレスリリースの送付先は、どのようにして決めれば良いのでしょうか？重要なポイントは、発表する内容とメディアが求めている情報を合致させることです。本記事では、送付先の具体的な探し方や送付方法、注意点について解説します。

送付先は親和性の高いメディアを選ぶ

プレスリリースは単に大量のメディアに送れば良いというものではありません。テーマや素材によって、送付すべきメディアが異なるため、対象を絞って送るべきです。

また、新聞においては経済部と文化部でも欲している情報は異なります。プレスリリースの発表内容とアプローチしたいメディアや部署が取り扱うテーマを確認し、親和性の高いメディアに送りましょう。

送付先をリストアップする際、実際に媒体の記事や特集を見て判断していきましょう。メディアに記事として取り上げてもらうためには、自社の情報に興味を持ちそうなメディアを選ぶことが絶対条件です。記事掲載という成果につなげていくためにも、親和性の高いメディアを探していきましょう。

プレスリリースの送付方法、主流はメール

プレスリリースの配信方法として、メディアは95％がメールを希望しているというデータもあります。メールは、コピー＆ペーストしながら記事を作成したり、記載のURLをクリックするだけでリンク先の情報を確認できるなどのメリットがあります。また、ペーパーレスのため、FAXや郵送に比べて受け取った側の負担が少なくなります。Webメディアの場合はそのまま転載しやすいことも理由のひとつとして挙げられます。

メールを送信する際は必要な資料をファイル添付したり、レイアウトされたプレスリリース自体をPDFにして添付しましょう。送る時はメールの件名が非常に重要です。記者の興味を引くような件名になるよう工夫を凝らし、開封率を高めていきましょう。

また、末尾には「問い合わせ先」を記載する必要があります。担当者の連絡先がなければ、プレスリリースに興味を持ったとしても取材につながらず記事化の機会を逃してしまう可能性があるからです。忘れずに記載しましょう。

送付先メディアによって、送付方法や形式が異なる

一般的に、Webメディアではメールを希望するケースが多く、新聞・雑誌・テレビではFAXや郵送も使われます。メディアによって様々なので、それぞれのメディアに確認してから希望する送付方法に沿った形式で送るようにしましょう。

プレスリリースを送付するメディアの探し方

各メディアの「受付窓口」「お問い合わせ先」からコンタクトを取る

Webメディアの場合、「受付窓口」や「お問合せ先」が設置されている場合がほとんどです。連絡先のわからないメディアの場合は「受付窓口」や「プレスリリース受付」、「お問合せ先」からコンタクトをとり、送り先を確認しましょう。

送付先アドレスが見つからない場合は、電話で問合せをすると送付先を教えてもらえる場合もあります。送付先だけでなく送付方法も併せて確認を取り、メディアが希望する方法で送付できるとベストです。

一括配信サービスを利用する

一括配信サービスとは、希望するメディアにプレスリリースを一括で配信することができるサービスのことです。一括配信サービスには独自のメディアリストがあるため、自社にメディアリストがない場合でもすぐに配信が可能です。提携しているメディアにプレスリリースを送信できるため、一件一件連絡先や送付方法を確認する必要はありません。

また、最近ではメディアにプレスリリースを配信するだけにとどまらず、ニュースサイトにプレスリリースが掲載できたり、SNS上で配信できるサービスもあります。利用コストはかかるものの、時間をかけず効率よく配信することが可能です。

共同通信PRワイヤーでは、プレスリリースの内容に応じて「カテゴリ」を選ぶだけで、平均1,500件ほどの最適なメディアへ配信。配信先は大手新聞・雑誌・Webメディア・テレビ・ラジオはもちろん、番組制作会社や編集プロダクションなど「取り上げられる」上で必要な配信先を網羅しています。

プレスリリースを送付する際の注意点

メディアリストは見直しが必要

メディアリストは、新聞、テレビ、雑誌、Webメディアなどプレスリリースの送付先を一覧でまとめたものです。広報 PR 活動を円滑に進めるためにメディアの情報をストックしておきます。

メディアリストは一度作成したら終わりではありません。いつでも最新な状態になるよう見直しが必要です。記者は数年で部署異動があったり、担当者の異動や退職がある場合もあります。その都度更新しないと使えないリストになってしまうため、定期的にブラッシュアップしメンテナンスしましょう。

また、メディアリストの情報には個人情報が多く含まれます。流出しないようにロックするなど、管理する上でルールを決めて取り扱いには十分に注意しましょう。

媒体別にベストなタイミングで送付する

プレスリリースは目に留めてもらいやすい曜日や時間帯に送ることも非常に重要です。完成し次第送付するのではなく、タイミングを見てから送付しましょう。

過去に当社が行った調査を集計したところ、プレスリリースを送るならプレスリリースは平日のビジネスアワーに送信することが望ましいということが分かりました。時間帯としては、2つのピーク（10時台〜11時台、14時台〜15時台）が狙い目です。

多くのメディアが暦通りに稼働していることと、月曜日は祝日になる場合が多かったり休日明けでメディアが忙しかったりすることを考慮し、火曜日から金曜日のビジネスアワーに配信するのが良いでしょう。プレスリリースを見てもらうためには、相手が忙しいと予想される曜日や時間帯は避けて送ることが重要です。

プレスリリースを送るタイミングは、メディアの動きのほかに、送付先媒体の種類にも配慮する必要があります。媒体によって記事化までのスケジュールが異なるためです。

媒体別の目安は以下の通りです。

• 新聞…1週間
• Webメディア…1週間前
• テレビ…2ヶ月前
• 雑誌…2ヶ月以上前

上記の送付タイミングを参考に、掲載を目指すメディアの稼働日かつ業務が落ち着いた曜日を狙って送付していきましょう。

メールで一斉送信する場合は「BCC」で送る

メールの「BCC」機能で送ることで、他の受信者にアドレスが見えないように一斉送信することができます。プレスリリースをメールで一斉送信する場合は、必ず「BCC」で送りましょう。CCで送信してしまうと、他のメディアにもアドレスが表示されてしまい、個人情報が流出してしまいます。送信前に必ず確認しましょう。

「BCC」でメールを送信すると、受信者はメールの件名を見ればBCCで送られていることが分かります。そのため、メールに「一斉送信のためBCCで失礼します。」と記載するなど、BCCで送信している旨をマナーとして付け加えるよう配慮しましょう。

メディアリストを作ってメディアリレーションの第一歩を踏み出そう

送付先メディアリストは、親和性の高いメディアを選ぶことが非常に重要です。プレスリリースの配信内容と配信先メディアがマッチしなければ、記事化につながるなどの効果が期待できません。「届けるべき相手はどこなのか」を考え、送付先を選んでいきましょう。

広報部門にとってメディアリストは財産。作成したらそのままにせず、変更などがないかメディアに確認し、いつでも最新版のメディアリストにしておく必要があります。

しかし、送付先の連絡先を探したり見直すのも時間と手間がかかってしまいます。メディアリストを作成、管理するのが大変な場合は「プレスリリース一括配信サービス」を検討してみてください。

メンテナンスを欠かさないPRワイヤーのメディアリスト

共同通信PRワイヤーの登録メディアは 約2,600媒体・約4,050カ所。定期的にメディアリストの連絡先や担当者のメンテナンスしているため、プレスリリースを確実に受け取ってもらえるメディアとの関係性を構築。だからこそ、業界No.１の記事化率約70％を誇っています。