プレスリリース配信後に誤字脱字や数字などの誤りがあった場合は、冷静かつスピーディーに対応する必要があります。本記事では、配信後にプレスリリースを修正・訂正する方法について詳しく解説します。
目次
プレスリリースに間違いを見つけた時の対応
対応はミスの種類によって変わります。それぞれのケースを解説していきます。
誤字脱字程度はWebで修正する
Webに掲載しているプレスリリースに間違いがあった場合、誤字脱字などの軽微なミスであれば、該当箇所を訂正します。ミスによる影響度が低ければ、修正のみの対応をします。
ちなみに、共同通信PRワイヤーのプレスリリース配信サービスでは、利用される会員が管理画面にて原稿を修正するだけで、ニュースサイトやポータルサイト等の提携メディアのページも随時自動的に変更されます。
重要事項が間違っていた場合はWeb修正と訂正配信をする
日付や名称、金額などの重要情報が間違っていた場合は、訂正配信を行う必要があります。
例えば、以下のような内容の場合です。
- 製品名などの名称
- 価格などの数値
- 発売日などの日付
- イベントなどの開催場所
上記に該当するような場合はミスによる影響が大きくなると予想されます。ミスに気付いたらできるだけ早く正しい内容に変更し、メディアにメールやFAXで送りましょう。再送する際は、件名に【訂正配信】と記載し、お詫び文と修正した本文を記載しましょう。
PRワイヤーの訂正配信機能は、配信済みのリリースの原稿や配信先メディアのデータが新たな配信原稿にコピーされるので、お詫びと訂正箇所を追記するだけですぐに配信できます。
一から入力したりメディア選定する必要がないので、緊急時にもすぐ対応が可能です。
情報公開前に配信してしまった場合は取下げをする
情報を開示してはいけないタイミングで公開してしまった場合は、以下の方法で修正します。
- Webの掲載を削除する
- 訂正配信をして情報解禁日を伝える
メールやFAXで配信していた場合は取り消せないため、訂正配信をします。訂正配信の具体的な書き方については、次章で詳しく解説します。
プレスリリースを訂正するときの書き方と例文
重要事項が間違っていた場合、訂正配信をする際は、どのようにすれば良いのでしょうか。
具体的には、下記の点を記載します。
- プレスリリースの配信日時
- プレスリリースのタイトル
- 間違った情報を配信してしまったことへのお詫び
- 訂正内容
上記の内容を明記し、誠意ある対応を心掛けましょう。
タイトルには、「訂正配信」もしくは「訂正とお詫び」などと記載します。
PRワイヤーの配信サービスには「訂正配信機能」があり、訂正箇所が明記されたプレスリリースを再度同じ配信先に対して配信できます。
【訂正配信リリースのサンプル 重要事項誤配信の場合】
プレスリリース内容の根幹となる名称を間違った場合の訂正配信リリースの例文を紹介します。
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＜訂正配信＞
2022年12月1日、汐留食品は「株式会社汐留フーズグループ」に名称変更をし、
新たなスタートをきります。
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※○○月○○日○時に配信した本件リリースに誤りがございましたので、以下のとおり訂正し、再送させていただきます。
申し訳ございませんがご対応のほどよろしくお願い申し上げます。
＜訂正箇所＞本文第一段落目
（誤）2022年12月1日より『株式会社汐留フーズ』へ名称変更することといたしましたのでお知らせいたします。
（正）2022年12月1日より『株式会社汐留フーズグループ』へ名称変更することといたしましたのでお知らせいたします。
※以下、差し替え文
株式会社汐留食品（本社：東京都港区 代表取締役社長：XXXXX）は、2022年12月1日より『株式会社汐留フーズグループ』へ名称変更することといたしましたのでお知らせいたします。
（以下省略）
【訂正配信リリースのサンプル (2) 情報公開前誤配信】
続いて、情報公開前に配信してしまった場合の訂正配信リリースの例文を紹介します。
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＜訂正配信＞
好きな野菜・果物を自由に追加できるグリーンスムージー
2022年12月1日より「甘くておいしい国産フルーツ」キャンペーンを開始
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○○月○○日○○時に配信した本リリースは、公開日前に誤って配信したものです。
本来であれば【○○月○○日○○時】に配信する予定でした。
つきましては、誠に勝手ながら、関係者の皆様には【○○月○○日○○時】の公開後にお取り扱いいただきたく、よろしくお願い申し上げます。
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│情報解禁日時：○○月○○日○○時
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訂正配信をするときの注意点
次に、訂正配信をするときの注意点について解説します。
■訂正配信をするときの注意点
それぞれ詳しく解説します。
訂正内容を分かりやすく記載する
お詫び文と訂正内容を記載したプレスリリースを作成する際は、訂正箇所が明確に分かるように記載し、内容に誤りがあったことを丁寧に説明します。
訂正プレスリリースを配信するとともに、コーポレートサイトにも配信しましょう。
個別に配信したメディアにも忘れずに対応する
プレスリリース配信サービスの一斉配信を利用せず、自社で個別に配信している場合は、配信したメディアごとに連絡します。電話の場合は聞き間違いが起こることもあるので、メールなど文章が残る方法で伝えるのがおすすめです。
内容に誤りがあったことを説明し、掲載済みの場合にはどのような対応をすべきかであるか相談しましょう。
プレスリリース配信後の訂正は迅速に対応しよう
プレスリリースは企業の公式文書として配信するため、誤字や脱字などがないよう配信前にチェックする必要があります。誤った情報を見た記者が誤解するだけでなく、社会的信頼に影響します。
ミスがあった場合は慌てず、適切かつ丁寧に対応しましょう。
修正や訂正を防ぐために、プレスリリースの書き方や配信時の注意点など、重要なポイントを以下の記事で解説しています。ミスを防いで効果的な配信をするために、ぜひご活用ください。
「誇大表現は注意！プレスリリースを書くときに気をつけたい注意点」の記事を見る
