広報は「社会と良い関係を構築し、継続していくこと」が求められる仕事ですが、具体的にはどのような業務でしょうか。本記事では企業における広報の役割や目的、広報とPRの違い、仕事内容などを解説していきます。

広報とは？

広報の定義はさまざまにありますが、日本広報学会によると次のように定義されています。

「組織や個人が、目的達成や課題解決のために、多様なステークホルダーとの双方向コミュニケーションによって、社会的に望ましい関係を構築・維持する経営機能である」

2023年6月　日本広報学会

企業広報の場合は、「自社とステークホルダーとの双方向のコミュニケーションを通して、両者の良好な関係性を構築し、維持していくマネジメント」であると定義されます。
ステークホルダーとは、生活者・消費者、株主・投資家、メディア、従業員、取引先、地域住民、行政、各種団体などを指します。広報の仕事は、様々なステークホルダーとの双方向のコミュニケーションを行うことですが、主要な業務は、自社情報をメディアなどを通して社外に向けて発信することになります。

「広報」と「PR」との違い

広報は英語で「Public Relations（パブリックリレーションズ）」、略して「PR」です。一般的な理解としては「広報=Public Relations=PR」の認識で問題ありません。

「PR（パブリックリレーションズ）」と「広報」は、どちらも企業・組織がステークホルダーとの良好な関係を構築・維持することを目的としています。そのため同じ意味で使用されることが大半です。

ただし「PR」という言葉は、「広告・宣伝」の意味で使われることがあります。例えば雑誌などで記事体広告のページに「PR」と表示されるケースがこれに該当します。また「自己PR」という場合には「アピール」という意味で使われています。場面によって使い分けることができるとより良いでしょう。

広報の主な仕事内容

広報の具体的な仕事内容を知り、広報業務のイメージをつかみましょう。広報の主な仕事内容として、以下の4つがあります。

①自社メディアや自社SNSの配信・管理

自社ホームページやX（Twitter）、Instagram、Facebookなど、自社メディアからの情報発信も広報の大切な仕事です。自社から社会への情報発信を、適切なツールを用いて行います。

例えばプレスリリースを自社メディアに掲載したり、自社ニュースや動画を生活者やステークホルダーに向け発信するなどSNSでの情報発信は一般的になりました。ただしSNS配信の際は、炎上リスクなど懸念事項もあります。ルールを守りながら上手に利用していきましょう。

②社内広報

広報は社外だけでなく社内での活動も重要です。社内広報の主要な業務として、社内報の作成・配信業務が挙げられます。社内報は企業理念や倫理観、企業ビジョン・ミッションなどの社内浸透のために発行されます。また社内報により各部署の取り組みや事業計画などを知ることにより、社内コミュニケーションの活性化が期待されます。社会トレンドや同業他社動向などの情報を社内で共有することもあります。日頃から幅広い情報収集を行いましょう。

③プレスリリースの作成や配信

広報担当の業務で、重要なミッションとなるのが「プレスリリースの作成・配信」です。プレスリリースは、自社情報をメディアに記事化してもらうことを目的としています。メディアに記事として取り上げてもらうことで、自社の認知度を上げ、商品やサービスの売上向上につなげていきます。　

④メディア対応

プレスリリースの作成と同等に重要な業務が、メディア対応です。プレスリリースを見て取材申し込みの依頼があったメディアに対し、必要な資料を揃えて送付したり、広報担当が直接取材を受ける他、記者会見などの対応をします。加えて、日頃からメディアとの良好な関係を構築する「メディアリレーションズ」を行うよう心掛けることも大切です。

自社情報を記事化してもらえるよう、メディアの記者や関係者とコミュニケーションを築き、メディア側が求めている情報やタイミングに合わせた情報提供を行えるよう、働きかけていきましょう。

効果的にメディアリレーションズをするためにも、プレスリリースの配信は重要です。
共同通信PRワイヤーは、1回のプレスリリースで1500件ほどの最適なメディアに配信を行うプレスリリース配信サービス。配信メディアの数はもちろん、メディアで「取り上げられる」上で必要な配信先を選定・網羅することで記事化率70％を誇っています。

広報担当者に必要なスキルとは？

コミュニケーション能力

広報担当者は、メディア、ステークホルダー、自社の経営者、各部署の社員というように、社内外問わず多くの人と関わりを持ちます。そのため高いコミュニケーションスキルが必要とされる職種になります。

特にメディア関係者とのコミュニケーションである「メディアリレーションズ」は大切にしなければなりません。自社のプレスリリースを記事にしてもらえるよう日々コミュニケーションを築き、積極的に働きかけていきましょう。

客観的な視点

自社にトラブルが発生した際のメディア対応の窓口は、広報が務めることが大半です。トラブルに対し、客観的視点や冷静な対応が求められます。

企業の事故や不祥事、SNSでの炎上など、企業にはさまざまなトラブルの可能性が潜んでいます。日頃から情報収集に努め、リスクに対処できるよう備えておくと安心でしょう。

情報収集し整理・表現する力

広報担当の主力業務の１つは「プレスリリースの作成」です。情報収集し整理するスキルや、情報を文章に表現するスキルが必要不可欠になります。また、社内報の作成やSNSなど自社メディアからの情報発信の際にも、文章表現力が必要になります。情報を収集・整理し、適切に表現して情報発信を行う必要があります。スピーディーな情報処理能力を磨いていきましょう。

情報参謀としてのスキル

広報は、企業トップに対する直接的な社内外情報の収集・分析サポートを行う部署でもあります。ステークホルダーからの意見やメディアの報道状況など、経営に直結する情報や課題を直に経営者へ伝えることも多々あります。そのため経営者の視点で判断する情報参謀としてのスキルも必要になります。

「広報担当役員（CCO）」を設置あるいは兼務、もしくは担務として、経営レベルでコミュニケーション戦略を立案・運営する企業が増えている事実もあります。トップや経営者と密にコミュニケーションを築き、自社の成長につながる助言を行いましょう。

広報のポイントは「コミュニケーション」と「プレスリリース作成」

広報の業務は、ステークホルダーや各種メディアとの関係を構築することです。また自社の経営者や社長とのコミュニケーションや、自社内での情報収集も必須業務です。

コミュニケーション力を活かし、それぞれ連携を取り業務を遂行しましょう。

また広報の重要ミッションであるプレスリリースの作成も大切な業務。メディアに取り上げてもらえるプレスリリースを作成し、自社の認知度向上や信頼度向上に務めましょう。

共同通信PRワイヤーでは、広報初心者の方向けにプレスリリース作成の基本とポイントについて解説しています。「効果的なプレスリリースの書き方を知りたい」「共同通信PRワイヤーの強みを知りたい」という方は、ぜひ参考にしてください。