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実は記事化を左右する!プレスリリースに問い合わせ先を必ず書こう

問い合わせと書かれたパソコン

プレスリリースに興味を持った記者がいつでも問い合わせできるよう、問い合わせ先を明記する必要があります。問い合わせ先の記載がないと、記事化を見送るケースも。今回は問い合わせ先の具体的な書き方について紹介します。

【アンケートで分かった】メディアからの問い合わせ先の要望

問い合わせをする男性

ベテランの広報担当者であれば「プレスリリースに ”問い合わせ先” を明記するのは当たり前」と思われるかもしれませんが、実際には、まだまだ記載していないリリースがあるようです。

当社が2021年12月に実施した「配信先メディアに対するアンケート」では、約2割のメディアが「問い合わせ先などコンタクト情報を明確にして欲しい」と回答していました。

​​プレスリリースの内容に興味を持った記者は、記事にする前に、ほぼ必ず発信先に連絡して内容を確認します。電話番号やメールアドレスなどの記載がないと連絡できないため、記事化を見送られる可能性が高くなってしまいます。問い合わせ先の記載がないだけで、大きな機会損失になってしまうのです。
このようなケースを防ぐためにも、問い合わせ先は忘れず明記しましょう。

プレスリリースの問い合わせ先の記載方法

電話、メールのアイコン

ここでは、プレスリリースの具体的な記載方法を紹介します。

記載漏れがないよう確認していきましょう。

問い合わせ先の内容

問い合わせ先には、以下の内容を記載します。

■問い合わせ先の内容

それぞれ説明していきます。

社名

会社名や団体名は正式名称で記載します。

業務提携に関するプレスリリースなど複数の社名で配信する場合は連名にします。表記順に決まりはないので、主導する会社から順番に記載するなどケースバイケースで決めていきましょう。

部署名・担当者名

担当者は2名体制が理想です。記者から問い合わせがあった際に、担当者が1人だけだと不在の場合に対応できないこともあります。記者は「担当者に連絡が繋がらないなら、他を取り上げよう」と取材を見送り、せっかくのチャンスを失ってしまう可能性もあります。

問い合わせに迅速に対応できるようにしておきましょう。

連絡先

連絡先には、電話番号・メールアドレスなど、窓口となる連絡先を誤りなく記載しましょう。連絡先は、できれば担当者に直接繋がる電話番号が理想です。担当者の会社用携帯がある場合は、携帯電話番号を記載するのも良いでしょう。

また、記者から問い合わせがあった際に、誰につなぐべきか分かるように社内にも共有しておくことが重要です。スムーズに対応できるように社内体制も整えておきましょう。

記載する問い合わせ先

問い合わせ先は、以下の例のように記載します。

<本件に関するメディアからのお問い合わせ先>

〇〇株式会社 〇〇事業部 担当者〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇〇

連絡手段は記者の都合に合わせて選べるように、電話、FAX、メールなど複数用意しておきます。

また、問い合わせフォームを設けてURLを記載するのも良いでしょう。すぐに確認したい場合は電話、複数の事をまとめて確認したい場合や、取材記録を残しておきたい場合はメールなど、状況に合わせて使い分けできるように配慮することが大切です。

問い合わせ先を記載する場所

メディアからの問い合わせ先はプレスリリースの文末に記載します。

「問い合わせ先はどこだろう?」と記者が迷わなくても済むように、枠線などを活用し分かりやすく記載しましょう。

プレスリリースには必ず問い合わせ先を明記しよう

「問い合わせ先の記載がない」「問い合わせても連絡が繋がらない」など、問い合わせができないことでせっかくのチャンスを逃してしまう可能性もあります。記事化の可能性を高めるためにも、問い合わせ先は忘れずに明記しましょう。

「今まで問い合わせ先はあまり気にしていなかった」という方も、本記事で紹介した内容を参考に、一度見直してみてください。

また、以下の「メディアとは?」では、メディアの特性を紹介しています。詳しく知りたい方は以下の記事をぜひ参考にしてみてください。

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