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プレスリリースの意味は?気になる語源や定義、配信する意義について解説

積み重なった本

プレスリリースにはどのような意味があるのでしょうか。プレスリリースの言葉の意味やニュースリリースとの違い、配信する意味などを解説します。また、配信する時の実際の流れについても説明します。

プレスリリースの言葉の意味

アルファベットに囲まれた虫眼鏡

プレスリリースの語源は、「プレス(press)…新聞・新聞社」と「リリース(release)…発表・公開」を組み合わせた造語です。

かつてメディアといえば「新聞」しかありませんでしたが、今では雑誌、テレビ、ラジオ、Webメディアなど多様化しています。なので「プレス」とは言うものの、広く「メディア」という意味になります。

プレスリリースは、企業や団体など情報の発信者が、自分達の最新情報を、メディアに対して発表・公開するための公式文書のことです。

企業・団体が情報を社会に発信していく活動は、大きく分けると「広告・宣伝」と「広報・PR」の2つになります。プレスリリースは「広報・PR」活動における最重要のツールに位置付けられます。

プレスリリースの内容がメディアに取り上げられることで、生活者や取引先、株主など企業を取り巻く関係者に広く、そして信頼性のある情報として伝えることができます。

メディアにとってのプレスリリースは、ニュースの素材になります。記者や編集者は、企業や団体の最新情報をプレスリリースから得て、ニュースとして取り上げる価値があるかどうかを判断します。

プレスリリースの内容が読者や視聴者に有益な情報である判断されれば、ニュースとして取り上げられ、伝えられていきます。

プレスリリースとニュースリリースの違い

ニュースと書かれたパソコン

プレスリリースとよく似た言葉に、「ニュースリリース」があります。この2つは何が違うのでしょうか。

結論から言うと、どちらもほぼ同じ意味で使われています。つまり、プレスリリースもニュースリリースも、企業や団体などの最新情報を発表・公開するための公式文書であることは同じなのです。

ただ、最近では、自社ホームページの普及やSNS、ポータルサイト、キュレーション・サイトなどの進展によって、従来のようなメディアを介さなくても直接情報を伝えることができるようになりました。そのため「プレス」の代わりに「ニュース」という言葉を使うケースが出てきました。

つまり、メディアに対して発信するものを「プレスリリース」と言い、メディアを介さないで直接発信するものを「ニュースリリース」と使い分けるのです。

とは言え、定義が確定しているわけではありません。どちらの意味で使っても間違いではありません。

ちなみに共同通信PRワイヤーでは、どちらの場合も「プレスリリース」を使っています。

言葉の違いはどうあれ、同じ情報であっても、メディア向けに配信する場合と、メディアを介さないで直接生活者などに配信する場合とで、内容を書き分ける必要があります。詳しくは以下をご覧ください。

「〈メディア向け・生活者向け〉プレスリリース書き分けのメリット」を見る

プレスリリースを配信する意味

タイピングする人

広報活動において、プレスリリースを配信する意味とは何でしょうか。

広報担当者の主要な仕事の一つは、プレスリリースを配信することで、自社の最新情報をメディアに取り上げてもらい、生活者や取引先、株主など企業を取り巻く関係者に広く知らせていくことです。

インターネット普及前は、メディアを介さないと不特定多数に情報発信することができませんでした。しかし、現在は自社サイトでWeb上に公開することにより、直接発信することができるようになりました。つまり、プレスリリースに、生活者等への直接配信という新しい意味が付け加わったことになります。

広報・PR活動の目的は、マスコミ、生活者、取引先、株主などを含めた「ステークホルダー」との良好な関係性を作っていくことです。プレスリリースは、そのための最も重要な情報発信ツールなのです。

プレスリリースを配信する流れ

紙飛行機

次に、プレスリリースをメディアに届ける流れを見ていきましょう。プレスリリースを配信するプロセスを紹介していきます。

それぞれのポイントを、詳しく解説していきます。

1. プレスリリースのテーマを決める

まずは、プレスリリースのテーマや方向性を決めましょう。テーマの例として、以下のものが挙げられます。

  • 新商品の発表
  • 展示会の開催告知
  • キャンペーンの開催
  • 新規事業の開始
  • 人事異動

上記のように、「何を伝えたいのか」のテーマを明確に決めていく必要があります。
記者の興味を引くには、ニュースバリューを持たせることが重要です。ニュースバリューとは、報道に値すると認められる、ニュースの重要性・価値のことです。具体的には以下の例があります。

  • 新規性
  • 意外性
  • 時事性
  • 社会性

当然のことながら、記者はニュースとなる素材を探しています。記者がプレスリリースを見たときに、新しい要素や珍しい要素がなければ、興味を持たれにくくなります。希少性やトレンド性など、情報を魅力的に伝えるための切り口を決めていきましょう。

2. プレスリリース原稿を作成する

テーマが決まったら、プレスリリースを作成する前に伝えたい情報を整理しましょう。
プレスリリースの基本構成をもとに、背景や特徴、添付資料など、記載する情報を箇条書きでまとめます。基本構成は以下の5つが挙げられます。

  • 発信日・発信者(正式名称)
  • タイトル・見出し
  • リード文
  • 本文
  • 問い合わせ先

上記の情報をまとめたら、プレスリリースを作成していきましょう。
プレスリリース全体の文字数は、500-1500文字程度がよいでしょう。A4サイズに換算すると、1〜2枚程度にまとめるのが理想です。また、視覚的に見やすくする工夫も重要です。文字だけのプレスリリースは読みにくく、敬遠されてしまいます。空白や表、画像などを適宜活用し、読みやすさも意識しましょう。

3. プレスリリースの送り先を選定する

プレスリリースの作成が終わったら、送り先を選びます。ここで重要なのは、親和性の高い送り先を選ぶこと。プレスリリースの内容に合致しないメディアに送付しても意味がないばかりか、企業イメージを損ねてしまう可能性もあります。配信内容を考慮し、新聞やテレビ、雑誌、Webメディアなど候補となるメディアを選定していきましょう。

送り先の調べ方は、電話で直接確認したり、サイトで情報を得ていきます。他にも、市販されている書籍でも調べることが可能です。自社のプレスリリースに合う送り先のリストを作成していきましょう。

4. プレスリリースを配信する

プレスリリースの送り先を選定したら、メディアに配信していきます。代表的な配信方法は以下が挙げられます。

  • メール
  • FAX
  • 郵送

配信方法は、送付先のメディアに確認してから送るのが理想です。しかし、自社で配信する場合は一件一件送付する必要があるため、多くの時間と手間がかかってしまいます。効率良く配信するなら、一斉送信できるプレスリリース配信サービスがおすすめです。広報担当者の代わりに、希望するメディアに一括で配信することができ、非常に効率的です。

最近ではメディアにプレスリリースを配信するだけにとどまらず、ニュースサイトにプレスリリースが掲載できたり、SNS上で配信できるサービスもあります。自社に合った配信方法を選んでいきましょう。

5. 記事の掲載状況をチェックする

配信後は、効果測定として記事の掲載状況を確認します。プレスリリースを送ったあと、記者から問い合わせの連絡が入ることもありますが、問い合わせがあったからといって必ず記事化される訳ではありません。問い合わせがあった媒体も、しっかりチェックしましょう。具体的には、以下のことを確認していきます。

  • 掲載日
  • メディア名
  • タイトル
  • 掲載内容
  • 問い合わせ
  • 取材の有無
  • どのプレスリリースが元になっているか

上記の内容を記録として残しておきましょう。次のプレスリリースに活かせるように、今回の配信の改善点などをフィードバックすることが大切です。

プレスリリースの意味を知って企業活動を正しく発信しよう

プレスリリースは、広報活動の基盤になる重要なツールです。効果的なプレスリリースを配信するには、「何のためにプレスリリースを配信するのか」、目的やテーマを考えることが重要です。また、メディア向け配信に加えて、生活者等への直接アプローチという新しい意味も出てきました。プレスリリース配信後は、効果がどのくらいあったのかなどフィードバックをしっかり行うことで、より良いプレスリリースづくりに繋がっていきます。

自分が記者だったら、自分が生活者だったら、どのような内容に興味を持つかを考え、最新の企業情報を正しく届けていきましょう。

プレスリリースが記事化される機会を増やすために、作成時のポイントを押さえておくことも重要です。ぜひ以下の記事も参考にし、プレスリリースづくりにお役立てください。
「プレスリリースとは?配信の効果、メディア掲載のポイントを解説」の記事を見る

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