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プレスリリースをFAXで配信する方法!注意点とメリット・デメリットを解説

FAXを送ろうとしている人

FAXは印刷された紙として届くため、手に取った瞬間に見てもらいやすい送付方法です。本記事では、プレスリリースをFAXで送付する方法や注意点、送付先の探し方について解説していきます。

プレスリリースをFAXで送るには?

FAX機

プレスリリースをFAXで送るにはどのようにしたらよいのでしょうか。

FAXを送るには主に3つの方法があります。

一つずつ解説していきます。

印刷したプレスリリースを直接FAXする

FAX機を使用し、送り先の番号に直接送信する方法です。

原稿をセットする際は向きや裏表に間違いがないか確認し、FAX番号もミスがないよう注意しましょう。

クラウド型FAXサービスを利用する

インターネットを通じてFAXを送ることができる「クラウド型FAXサービス」という方法もあります。

この方法であればパソコンとインターネット環境があれば利用できるので、FAX機がなくても送付可能です。

受信先が電話回線によるFAX機を使用していても問題なく送ることができます。FAXサービスで送付すると受信先には紙に印刷された状態で届きます。在宅勤務やテレワークをしている時にも便利な方法です。

プレスリリース配信サービスを利用する

プレスリリース配信サービスは、サービス提供会社が所有するメディアリストに、プレスリリースを一斉送信できるサービスです。

配信サービスはメール送信が基本ですが、FAXを希望するメディアにも送ることもできます。サービス提供会社によって異なりますが、追加料金のかからないものもあります。この方法であれば、FAX機がなくても送付できます。

プレスリリースをFAXで送るメリット

笑顔が書かれた木のキューブを持つ人

メールが主流の時代ですが、マスメディアの中には、FAXもしくはメールとFAXの併用での受信を希望するケースも見られます。

プレスリリースをFAXで送るメリットは以下の4つが挙げられます。

■プレスリリースをFAXで送るメリット

それぞれ解説していきます。

一覧性がある

FAXは紙で出力されるため、手に取った瞬間に全体を見てもらいやすい「一覧性」というメリットがあります。

メールの場合はタイトル(件名)を見て、開いて、読み進めてもらわなければ全体像が分かりません。その点FAXは紙媒体なので文章全体を見てもらいやすく、パッと見て印象に残れば読み進めてもらえる可能性があります。

メディアの中には、FAXや印刷物などの紙媒体を使ってネタの選別を行っているケースもあります。プレスリリースをFAXで送信すれば、記事の候補として選ばれるチャンスが増えるかもしれません。

速報性がある

FAXは送ればすぐ相手側に受信されます。

メールも速報性はありますが、届いても気付かれず開封されないこともあります。FAXは届くと受信音が鳴るため、相手側も気付きやすい点がメリットと言えます。

緊急記者会見を開く場合などは、メールに加えてFAXで送るのが一般的です。芸能関係やイベントのプレスリリースはFAXでの受取を希望するメディアも多いようです。

活用されやすい

FAXは紙で出力されるので、わざわざ印刷しなくても、内容を確認したりメモを直接書き込むなどして、すぐに活用することができます。

取材時にそのまま持って出かけることができます。

回覧されすい

編集部内で回覧し、共有してもらいやすいこともメリットです。

メールで送ると印刷する手間がかかってしまいますが、FAXの場合はそのまま回覧してもらえる可能性があります。

プレスリリースをFAXで送るデメリット

不満そうな顔が描かれた紙を箱に入れる様子

プレスリリースをFAXで送るデメリットは以下のものが挙げられます。

それぞれ解説していきます。

画像、写真がモノクロになる

FAXで送信すると白黒で印刷されるため、画像でインパクトを出すのは難しくなります。

図や写真が潰れて見えにくくなることもあるので、送信後に認識できるかどうか社内に送信して確認するなど事前にチェックするとよいでしょう。

受信側の紙を消費する

FAXで送ると受信側は紙を消費するため、トナー代や紙代などのコストがかかります。

メディアに届くプレスリリースは膨大です。1日受信するだけでも多くの紙を消費してしまいます。最近ではペーパーレスに取り組んでいる企業もあるため敬遠される場合もあります。送る前にメディアに確認してから送付するようにしましょう。

素材として加工しにくい

紙で印刷された画像や写真などは、素材として加工しにくいという点もデメリットがあります。

別途、画像や写真が必要になることもあるため、文末に問い合わせ先を明記しましょう。

プレスリリースをFAXで送るときの注意点

打ち合わせをするビジネスマン

プレスリリースをFAXで送るときの注意点は以下のものが挙げられます。

それぞれ詳しく解説していきます。

プレスリリースをFAXで送るときに送付状は不要

FAXで送る場合、送付状は必要ありません。多忙なメディアの立場からすると、確認する前に送付状を捨てる手間も省くことができ、スムーズに確認できます。また、送付状がないことで印刷するコストも無駄にならずに済みます。

プレスリリース一枚目の上部には「プレスリリース」と記載し、部署や役職、氏名などの宛先を忘れずに記載しましょう。部署名や担当者名などを明記しないと指定部署に配布されないケースも考えられます。受取手が困惑しないよう、誰宛なのか明記しましょう。

複数枚送る場合は散逸しないようにヘッダーにリリースタイトルを入れたり、ページ番号を入れて順番がわかるようにしておきましょう。

できるだけA4用紙1枚にまとめる

FAXで送るときは枚数に気をつけましょう。

A4用紙1枚程度が理想です。1枚だけ見れば内容が一通り把握できるようにしましょう。沢山の情報を記載してしまうと送付枚数が多くなってしまい、受取手のメディアに負担がかかってしまうので注意が必要です。

プレスリリースの内容自体を見直し、整理していきましょう。

文字が潰れないような視認性の高いフォントを使う

文字が小さかったり、読みにくいフォントは使用しないようにしましょう。

受信するFAX機の種類によっては画質が悪くなることも多く、文字が潰れて見えにくくなることがあります。画質の粗い印刷になるケースもあるので、文字を大きくするようにしましょう。

文字サイズの目安は11~12ポイントです。FAX送信で使用するフォントは「ゴシック体」や「明朝体」が主流です。フォントによっては文字の太さが異なり、細いものはかすれる可能性があるので、送る前に一度印刷して確認しましょう。

余白をつける

FAXを受信すると用紙の上部などに日時が印字されます。この受信記録がプレスリリース本文の文字と重なってしまい、読みにくくなくなることもあるようです。

FAXで送る場合は、以下の画像のように用紙の上下にゆとりをもたせ、余白をもたせるようにするのがおすすめです。用紙の端まで文章を記載しないよう気をつけましょう。

プレスリリースをFAXで送る時の注意点のイメージ

ペーパーレス化に伴い、FAX受信を受け付けないメディアが増えている

最近では、オフィスの書類や伝票を電子化して管理する企業が増えています。

ペーパーレス化に伴い、FAXでのプレスリリース受信を終了しているメディアが増えているようです。事前に送付方法を確認してから送るようにしましょう。

プレスリリース配信サービスは一度でFAXもメールも送れる

パソコンを使用する男性

配信サービスの送付方法はメールが主流ですが、中にはFAXも送付できる配信会社もあります。一度でメールもFAXも送れるため非常に効率的です。

利用料金は配信会社によって異なるため、配信先メディアやサービス内容を確認し、予算に合うかどうか検討していきましょう。

PRワイヤーでは、追加料金なしでFAXも送信可能です。しかも、メディアの希望する受信方法を定期的に確認しているので、安心して利用できます。

プレスリリースをFAXで送るときの送付先の探し方

「送付先のFAX番号をどのように調べたら良いのかわからない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

メディアのFAX番号の探し方については、以下の方法があります。

それぞれ解説していきます。

各メディアの「受付窓口」「お問い合わせ先」からコンタクトを取る

連絡先がわからないメディアの場合はWebサイトの「受付窓口」や「プレスリリース受付」、「お問合せ先」から電話やメールで確認しましょう。連絡する際は、送付方法も合わせて確認すると良いでしょう。

「PR手帳」「マスコミ電話帳」を利用する

メディアの連絡先一覧を掲載した冊子にもFAX番号が記載されています。

日本パブリックリレーションズ協会が発行している 広報・マスコミハンドブック「PR手帳」や宣伝会議が毎年発行する「マスコミ電話帳」にはメディアの連絡先がまとめられています。年に一回発行されているので、最新版を利用していきましょう。

「iタウンページ」を利用する

iタウンページ」とは、NTTが提供している電話番号が調べられる無料のWebサイトです。

地方メディアなどは「PR手帳」や「マスコミ電話帳」に記載されていないケースもあるので、そのような場合は「iタウンページ」を活用しましょう。

FAX が適しているメディアにプレスリリースを効果的に送ろう

FAXは印刷された紙として届くため、パッと見たときに印象に残れば確認してもらえる可能性があります。

しかし、画像や写真が白黒になってしまったり、フォントによっては文字が潰れて読みにくくなることに注意が必要です。FAXで送る際は本記事で紹介した注意点を参考に送付していきましょう。

プレスリリース配信サービスでは、FAXを希望するメディアに一件一件送る必要がなく、一度に送付できるので手間がかかりません。「できるだけ効率良く配信したい」「忙しくて配信に時間をかけられない」という方は、利用を検討してみてはいかがでしょうか。

PRワイヤーのプレスリリースFAX送付サービスについてさらに詳しく知りたい方は、以下のページから資料のダウンロードが可能です。ぜひご活用ください。

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