プレスリリースを作成する際に最も利用されている文書作成ソフトは、Microsoft(R) Wordです。本記事では、プレスリリースをWordで作成する際の注意点を解説します。ダウンロードしてそのまま使えるテンプレートもあるので、ぜひご活用ください。
目次
プレスリリース作成によく使われるWordとは
Microsoft(R) Wordは文章を作成するためのソフトで、ビジネス分野でも、議事録や契約書、プレスリリースなど幅広く使われています。文字のフォント変更や写真の挿入、段落の書式を変更するなど、文書作成・編集に必要な機能が網羅されています。スペルや文法、用語、句読点などをチェックする機能もあります。
プレスリリースをWordで作成する時の注意点
プレスリリースをWordで作成する際にはどのようなことに注意すれば良いのでしょうか。注意点は、以下の4つがあります。
■Wordでプレスリリースを作成する時の注意点
それぞれ詳しく解説していきます。
1. 見出しは分かりやすいよう大きく記載する
Wordで作成する際は、見出しのフォントを大きくすると読みやすくなります。
タイトルは、「メインタイトル」と「サブタイトル」に分けて大きさを変えます。メインタイトルは16pt以上で大きめに設定し、サブタイトルは少し小さめの14pt以下のフォントにすると良いでしょう。
2. ヘッダー、フッターにロゴや会社概要を記載する
プレスリリースのヘッダー、フッターにはそれぞれ以下のように記載します。
【ヘッダー】
- 「プレスリリース」または「報道各位」
- 発信する会社・団体名
- 日付
- ロゴ
【フッター】
- 会社名
- 担当者名
- 電話番号、FAX番号
- メールアドレス
複数枚になる場合はページ数を記載しましょう。プレスリリースを印刷したときに、順番が間違っていないかどうかを確認しやすくなります。
3. 装飾的な枠線は使わないようにする
本文には、メールマガジンのような装飾線は不要です。プレスリリースは広告やメールマガジンではないので、上記のような装飾は避けましょう。読みやすくしたいときは行間を空けるなどの工夫をすることが大切です。
4. プレスリリース配信サービスに入稿しやすい形に整える
プレスリリース配信サービスを利用する場合は、配信サービスに入稿しやすい形に整えます。
共同通信PRワイヤーの入稿画面では、Wordファイルをそのままアップロードするだけで、自動的にテキストと画像が入稿されるので、作業効率が向上します。
入稿する際の注意は2点あります。
1. 校閲機能を使っている場合、全て承認する
Wordの校閲機能を使って編集すると、変更履歴が残ります。そのままでアップロードすると、変更前の文字が入稿される場合がありますので、必ず校閲を終了（すべての変更を反映し、変更記録を停止）してからアップしてください。
2. 図形を使わないようにする
Wordで作成した図形は、アップロードすると透明になってしまうため、図形等は画像として載せるようにしてください。
注意点を確認し、正確に入稿できるように確認しましょう。
プレスリリースをWordで作成する際の基本構成
プレスリリースをWordで作成する際の基本構成は、以下になります。
① 発信日・発信者
② タイトル
③ リード文
④ 本文
⑤ 問い合わせ先
プレスリリース全体の文字数は500-1500文字程度がよいでしょう。A4サイズに換算すると、1枚にまとめるのが理想です。多くても2枚以内に収めた方がいいでしょう。それを超える場合は、添付資料等で補足します。
ちなみに、A4サイズ1枚に入る文字数は、標準的には1,440文字（40字×36行）です。空白を入れることを考えると、目安としてはA4サイズ1枚は800字程度と捉えておくと良いでしょう。
構成に関する詳しい内容は以下の記事にて詳しく解説していますので、ぜひご活用ください。
「プレスリリースの構成とは？基本構成と注意するポイントも合わせて解説！」の記事を見る
プレスリリースをWordで作成するときのポイント
プレスリリースをWordで作成するときのポイントは以下の4つです。
■プレスリリースをWordで作成するときのポイント
それぞれ解説していきます。
1. タイトルは端的にまとめる
記者がプレスリリースを手に取った時に真っ先に飛び込んでくるのがタイトルです。 記者が興味を持つかどうかは、この一文で決まると言っても過言ではありません。
タイトルを端的にまとめるためには商品のポイントを素直にストレートに書きましょう。 広告コピーのような奇抜さは必要ありませんが、パッと見ただけで理解できるものが理想です。
内容としてはリード文の要約を書くという感じが良いでしょう。
2. リード文はタイトルの内容を改めて5W1Hで整理する
リード文では、タイトルの内容を5W1Hで整理して記載しましょう。5W1Hの要素は、以下の通りです。
Who…誰が（企業、人物）
What…何を（対象物、対象内容）
When…いつ（時期、期間）
Where…どこで（実施場所）
Why…なぜ（理由、目的）
How…どのように（方法、手段）
新聞記事も5W1Hで記事を制作するため、記事で必要な要素をしっかり伝えることが必要です。
リード文のボリュームは5〜6行が目安です。 記者はリード文から目を通すことが多いので、伝えたいことを結論から書いていきましょう。
3. 本文ではタイトルとリード文を補足する
本文では、リード文の内容を受けて「Why（なぜ）」の要素を詳しく展開していきます。
例えば、商品の社会的な背景や、なぜこの商品を開発したのかという理由などを掘り下げて記載していきましょう。
記者によれば、「Why」がないと記事にならないこともあるくらい重要な部分です。記事になった場合、「Why」の要素が記事の主役になります。開発に至った理由や市場背景など、ストーリーを詳しく書いていきましょう。
4. 文末には連絡先を忘れずに記載する
記者がすぐ連絡を取れるように、連絡先の記載は必須です。問い合わせ先は、以下の例のように記載します。
＜本件に関するメディアからのお問い合わせ先＞
〇〇株式会社 〇〇事業部 担当者〇〇
電話番号：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇
連絡手段は記者の都合に合わせて選べるように、電話、FAX、メールなど複数用意しておきます。
また、問い合わせフォームを設けてURLを記載するのも良いでしょう。すぐに確認したい場合は電話、複数の事をまとめて確認したい場合や、取材記録を残しておきたい場合はメールなど、状況に合わせて使い分けできるように配慮することが大切です。
Wordで作成されたプレスリリーステンプレート
ダウンロードしてそのまま使えるプレスリリースの書式テンプレートをご用意しました。
ファイル形式はWordです。多数のプレスリリースを確認しているPRワイヤー社員が監修しています。
テンプレート書式なので文章、画像やロゴ、装飾などを施してご利用ください。
注意点に気を付けてWordでプレスリリースを作成しよう
プレスリリースをWordで作成する際は、ヘッダーとフッターにはロゴや会社概要など必要な情報を記載し、見出しは分かりやすくすることが重要です。
Wordのテンプレートを活用し、書き方の基本や注意点をおさえながら、効果的なプレスリリースにしていきましょう。
書き方のポイントが知りたい方は、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
