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プレスリリース作成代行を依頼するには?クオリティを落とさないポイントを紹介

資料を手渡すビジネスパーソン

プレスリリースの作成代行を依頼するにはどのような方法があるのでしょうか。作成代行の手順やクオリティを落とさないためのポイントも詳しく解説します。

プレスリリースの作成代行を依頼する方法

的のキューブを一番上に乗せる人

プレスリリースの作成代行を依頼するには3つの方法があります。

それぞれ詳しく解説します。

クラウドソーシング・サービス

クラウドソーシング・サービスとは、企業がインターネット上で業務を発注できる業務形態のことです。大手企業では、「クラウドワークス」「ランサーズ」「サグーワークス」などがあります。各サービスに発注者として登録し、ライターを選んでいきます。相性の良い人材を見つけるには、プロフィールと実績の確認をしましょう。 ライター歴や執筆実績、過去の執筆記事を参考に絞っていきます。サービスによっては評価機能があるので、評価の高さやコメントを参考に選ぶと良いでしょう。

オンライン・アシスタント

オンライン・アシスタントサービスとは、依頼者の業務サポートを在宅スタッフがインターネットを介して行うサービスのことです。オンライン・アシスタント会社の担当者がライターの募集をします。サービスによっては募集だけでなく担当者がライターを選ぶ場合もあります。オンライン・アシスタントサービスを使うことで、自社で募集や選定をする手間を省くことができます。

PR代理店、編集プロダクション、広告代理店などの業者

プレスリリース作成代行は、PR代理店、編集プロダクション、広告代理店などの業者にも依頼できます。どの業者を選ぶかは、どんな業務をどの範囲まで依頼するかによって異なります。例えば、プレスリリース原稿作成だけを依頼したいのか、広報業務全般についてもアドバイスをもらいたいのかなど。中には特定の業界知識が豊富で、その業界の専門紙誌などのメディアに強いパイプを持っている業者もあります。業者によって得意分野が異なるので、専門性や過去の実績などをよく把握した上で、適切な代行先を選びましょう。

プレスリリースの作成代行を依頼するときの3つの注意点

黒板と女性

次に、プレスリリースの作成代行を依頼するときの注意点を解説します。

■プレスリリースの作成代行を依頼するときの注意点

それぞれ詳しく解説していきます。

依頼内容を明確にする

まず、どこまで依頼できるのかを明確にしておく必要があります。リライト程度なのか、資料を渡して最初から書いてもらえるのか、取材や打ち合わせはできるか、配信代行までお願いできるのかなど。依頼先によって対応可能な範囲が異なります。実際にはケースバイケースで個別に依頼する際に決めることになりますが、基本的な範囲については最初に取り決めておく必要があります。

そして、どれくらいの本数で発注できるか、急な発表案件にも対応可能かなども確認しておきましょう。スポット依頼か定期契約かなども決めておくと安心です。ライターのスケジュールによってはリソースが足りず、迅速に対応できない場合もあるので、あらかじめ確認しておくと良いでしょう。

NDAを締結する

NDA(Non-Disclosure Agreement)は秘密保持契約と呼ばれています。秘密保持契約を締結することで、情報漏えい防止やリスク対策になります。クラウドソーシング・サービスやオンライン・アシスタントを介してライターに依頼する場合には、間に入ったサービス提供会社とライターの間でもNDAが取り交わされているので、手続的には簡単になります。

著作権を調整する

ライターが作成した記事は著作物のため、作成時にはライターに著作権があります。そのため、ライターとの契約時に企業側に著作権を移転するように調整する必要があります。別途著作権譲渡契約を結ぶか、委託契約書の中に著作権譲渡の項目を盛り込んで、著作権を依頼者側に帰属させておきましょう。

著作権について調整しなかった場合、後々になって問題が発生する可能性もあります。必ず契約書に盛り込むようにしましょう。

プレスリリース作成を依頼する手順

木のステップ

プレスリリースの作成依頼はどのような手順で行うのでしょうか。順番に解説していきます。

実際には、依頼先によって受託可能な範囲は異なりますので、一般的なケースとして解説します。

1. どこまで依頼するか、範囲を確定する

ドラフト原稿作成までなのか、完成原稿まで依頼するのか、あるいは関係部署への取材をどうするか、写真撮影はどうか、配信サービスへの入力作業まで含めるかどうかなど、プレスリリースごとに、依頼内容を決めましょう。

2. 素材となる情報を渡し、必要に応じて打ち合わせや取材をする

代行先にプレスリリースの素材となる情報を渡し、打ち合わせが必要であれば、取材の時間を設けます。
代行先に客観データの収集・整理など、素材の用意を依頼することも可能ですが、用意できないケースもあります。別途料金がかかるケースもあるので事前に確認しておきましょう。

3. 原稿が納品される

代行先よりPDF、Word、Google Docsなどで原稿が納品されます。

4. 納品後のチェックをする

原稿内容を確認し、修正したい箇所は校正を依頼します。校正の回数に制限があったり、校正回数に応じて料金が加算される場合があるのであらかじめ確認しておきましょう。

プレスリリース作成代行でクオリティを高めるための5つのポイント

チェックマークが書かれた木のブロック

作成代行でクオリティを高めるためには、以下のポイントがあります。

それぞれ詳しく解説していきます。

1. プレスリリース案件に関する情報を提供する

まずは、プレスリリースの配信目的をきちんと伝えます。そして、当該のプレスリリース作成に必要な情報を整理し、渡します。必要なら打ち合わせを行います。例えば、新製品であれば以下のような内容を伝えます。

  • 企画書
  • 製品パンフレット
  • 企画概要
  • 開発背景
  • 目的
  • 今後の展望など
  • 開発者からのコメント

情報を代行先に提供することで、執筆するライターにもどのように書いたら良いのか、方向性が見えてきます。他にも、画像や動画等を挿入する際は事前に共有しておきましょう。

2. 事業、会社、ブランドに関する情報を提供する

事業や会社、ブランドに関する理解が深まるような情報提供も重要です。自社の事業への理解度を深めてもらうために、オリエンテーションやミーティング等を行いましょう。企業に関する広範な情報は、プレスリリース作成時のバックグラウンドになります。

3. 文章のトンマナ、表現に関する情報を提供する

文章のトンマナやルールを事前に伝えましょう。参考として過去のプレスリリースを提供するのもおすすめです。プレスリリースの完成イメージをライターとすり合わせていくことが重要です。

4. チェック体制を整える

意図した内容になっているか確認できるチェック体制を整えておくのも重要です。万が一の場合は、自社でも書ける体制は持っておきましょう。
チェックする内容に関して以下の記事にて詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

「これを押さえればOK!プレスリリースを書く時の10のチェックポイント」の記事を見る

また、共同通信PRワイヤーではプレスリリースの書き方セミナーを定期的に行っていますので、ぜひご活用ください。

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5. ライターとの信頼関係を築く

クオリティの高いプレスリリースにするには、ライターとの信頼関係を築くことが重要です。例えば、密接なミーティングや定期的なフィードバックでコミュニケーションをとっていきます。依頼者側の意図を汲んでもらえるような関係を築き、案件に前向きに取り組んでもらえるよう配慮しましょう。

プレスリリース作成代行で効果的に配信しよう

プレスリリース作成代行を利用することで、広報業務を効率化できます。社員が様々な業務を抱えていて定期的なプレスリリース作成を続けるのが難しい場合は、作成代行を利用してみてはいかがでしょうか。

作成代行に原稿を作成してもらったとしても、意図した内容になっているかどうかを確認する必要があります。自社で原稿執筆も原稿チェックもできる体制は整えておきましょう。

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