メディアリストは、プレスリリースの送付時や、メディアと連絡を取る際に使用する、広報・PR担当者にとって重要なアイテムです。本記事ではメディアリストの作成方法と、作成後の重要ポイントについて詳しく解説します。また記事後半では、那須どうぶつ王国の事例も紹介します。
目次
メディアリストとは？
メディアリストとは、プレスリリースの送り先を記した一覧表です。テレビや雑誌、Webメディア、新聞、ラジオなど、プレスリリースを送付したい媒体の配信連絡先をリストで管理します。リストの内容は、媒体名や住所、電話・FAX番号、メールアドレス、担当者の部署名、役職名、氏名などを記したものが一般的です。
メディアリストの必要性とメリット
近年は、各メディアのお問い合わせフォーム経由でプレスリリースを配信するスタイルも増えています。しかし、お問い合わせフォーム経由では記事担当者のもとに届いているのか、開封されているのかもわかりません。プレスリリースを確実に担当者に届け、継続的な関係性を築くためにも、担当者情報を整理したメディアリストの存在が重要になります。
メディアリストは、プレスリリースの送付時だけでなく、「どこの媒体に送るのか」といった媒体選定をする際にも役立ちます。送付履歴や記事掲載の有無などを管理しておけば、次の媒体選定時の参考にもなります。メディアリストは、プレスリリースを送付して継続的に管理するという広報・PR担当者の責務をスムーズに行うための必須アイテムの一つなのです。
メディアリストの作り方
① メディアリストの必要項目を確認
メディアリストを作成するにあたり、まずは記載内容を確認しておきましょう。メディアリストに最低限必要な項目は下記の通りです。
- メディアの正式名称
- 媒体ジャンル
- 部署名、役職、担当者名
- 住所
- メールアドレス
- 電話番号、FAX番号
② 必要なメディアの洗い出し
リストに記載するメディアを全てピックアップします。
テレビ、雑誌、Webメディア、新聞、ラジオなどさまざまなメディアがありますが、自社に関わりを持ちそうな、アプローチする可能性のあるメディアを全て洗い出します。プレスリリースの内容にあわせて配信先が変わることもあるため、メディア名だけでなく部署名もリストアップしましょう。
③ 担当者の確認・許可を得る
メディアのリストアップが終わったら、各メディアに連絡して確認を取ります。
確認内容は、「プレスリリースの配信連絡先」「担当者名」、そして重要なのは「プレスリリースを送付しても良いか」という受信許諾です。許諾が必要な理由としては、許可を得ずに突然プレスリリースを送ると、逆効果になってしまう場合が多いからです。「プレスリリースは記事にしてもらうことが目的」です。送付先の記者に良い印象を持ってもらうためにも、プレスリリース送付の許諾を得ておきましょう。
お問い合わせフォームから確認をとる方法もありますが、取り扱いジャンルや担当者の把握ができないので、電話確認がおすすめです。
④ 送信・掲載・取材履歴などを管理
メディアリストは、送付先リストとして利用するだけでなく、配信履歴、記事掲載の有無、取材履歴なども記録しておきましょう。そうすることで、今後の送付先選定に役立てることができます。特に取材履歴を残しておくと、メディアの求めている情報、つまり取り上げてもらえそうなネタが明確になります。さらに、メディアとの良好な関係を作る上でも、取材した記者のプロフィールや質疑応答などを記録しておくこともおすすめです。
互いのニーズが合致することで、今後同じ内容の情報を取り上げてもらえる確率がぐんと上がります。取材に向けてのやりとりもスムーズになるでしょう。
また記者発表会やイベントなどで入手した名刺、過去にコンタクトのある記者などがあれば、その情報も付け加えておきましょう。
メディアリストを利用する際の注意点
メディアリストは一度完成させたら終了ではありません。配信メディアの選び方や定期的なメンテナンス、取り扱い方法など注意する点があります。
●個人情報の取り扱いに注意
メディアリストには、個人の名前、メールアドレス、電話番号など、多くの機密情報が含まれています。個人情報が流出しないよう、印刷されたリストの管理はもちろんのこと、電子的なリストデータには厳重にロックをする、パスワードをかけるなど、管理ルールを徹底しておきましょう。
●効果的な配信メディアの選定を意識する
プレスリリースは「メディアに取り上げてもらうこと」を目的として配信するため、送付先メディアの選定は極めて重要です。テレビ局や新聞では、番組・紙面、部署ごとに求める情報は違い、雑誌やWebメディアは、元々ターゲットが細分化されている媒体です。
情報を記事にしてもらうためには、プレスリリースの内容ごとにアプローチ先を確認し、最適なメディア・部署に送ることが絶対条件になります。
プレスリリースの送付や媒体の選定について、下記の記事も参考になります。ご参照ください。
●メディアリストのメンテナンスが大切
メディアリストで気を付けておきたいのは、リストのメンテナンスです。
多くのメディアでは定期的に人事異動が行われています。雑誌では休刊や廃刊が頻繁にあり、Webメディアはさらに多くの頻度で担当者の異動やサイトの新設・閉鎖があります。このような理由から、プレスリリースを確実に届けるためには、各媒体の最新の部署名や担当者名を適宜チェックし、メンテナンスをしておくことが大切です。
メディアリストの作成が難しいなら・・・「一括配信サービス」で解決
「担当者に確認しながらメディアリストを作成する時間がない」「定期的にリストが更新できていない」「効果的なメディア選定が難しい」といった広報・PR担当者の方には、プレスリリース配信会社が行っている「一括配信サービス」の利用が便利です。
プレスリリース配信サービス会社が持つ最新のメディアリストを利用できるため、自社にメディアリストがない場合でも、希望のメディアにプレスリリースを送信することができます。
●確実に受け取ってもらえる共同通信PRワイヤーの活きたメディアリスト
共同通信PRワイヤーのメディアリストは、受信の申し込みがあったメディアのみを登録。報道機関としてきちんと運営しているメディアであるか、フリーライターやジャーナリストなら寄稿している媒体はどこか、などをしっかりと確認・審査した上で登録しています。
また、年に1回配信メディアの連絡先などの情報更新を行い、プレスリリースを確実に受け取ってもらえるメディアとの関係性、配信ネットワークを構築した活きたメディアリストになっています。
●取り上げられる上で必要な平均1,500のメディアに配信
登録メディア約2,350媒体・約3,800カ所の中から、1回につき平均1500件のメディアに配信。全国紙や地⽅紙、業界紙の他、雑誌、テレビ、ラジオ、さらにWebメディア、番組製作会社、編集プロダクション、証券会社のアナリスト、フリージャーナリストまで、プレスリリースの内容にあうカテゴリを選択するだけで、簡単に最適なメディアに配信できます。
配信先メディアの詳細は下記のページをご覧ください。
●【事例】セグメントされたメディアリストが地方からの情報浸透に効果を発揮
那須どうぶつ王国 様
PRワイヤーでは「エリアカテゴリ」という分類のメディアリストがあるので、人口の多いエリアだけでなく地方メディアに絞って情報発信できるのはすごくいいと思いました。広範囲に、地方からじわじわと浸透していくような感じが絶対に必要なのですが、今のメディアの使い方だと難しい。ですから、都道府県を設定して情報発信できる「エリアカテゴリ」があるのはPRワイヤーの強みだと思います。また、アニメ『けものフレンズ』とのコラボを継続的に行いましたが、アニメ好きなコアな層に合わせて配信カテゴリーを選択して発信したのは効果的だったと思います。
メディアリストは広報活動を円滑するための必須アイテム
広報・PR担当者にとって貴重な財産になるメディアリストの作成方法から、メディアリストの維持管理方法までをご紹介しました。メディアリストは、「記事として取り上げてもらえるよう媒体選定をすること」、「リストの情報を最新の状態に保つこと」が大切です。
共同通信PRワイヤーのメディアリストを活用すれば、いつでも最適なメディアにプレスリリースを配信できるので、一度サービス内容を検討してみましょう。
