メディアリストは、プレスリリースの送付時や、メディアと連絡を取る際に使用する、広報部にとって重要なアイテムです。まだメディアリストを所持していないという広報部は、ぜひ作成しておきましょう。
本記事ではメディアリストの作成方法と、作成後の重要ポイントについて詳しく解説します。
目次
「メディアリスト」とは
メディアリストとは、プレスリリースの送り先を記した一覧表です。
新聞やテレビ、雑誌、ラジオ、Webメディアなどの、プレスリリースを送付したい媒体の配信連絡先を、このリストで管理します。
リストの内容は、媒体名や住所、電話・FAX番号、メールアドレス、担当者の部署名、役職名、氏名などを整理し記したものが一般的です。
メディアリストを作成する理由とメリット
メディアリストは、PR担当ならぜひ作成・所持しておきたいリストです。
プレスリリースの送付時はもちろん、送付前の「どこの媒体に送るのか」といった媒体選定をする際にも使用します。送付後に、メディアに直接連絡を取る際にも利用します。送付履歴や記事掲載の有無などを管理しておけば、次の媒体選定時の参考になります。
また、過不足なく整備されたメディアリストがあれば、人事異動等で仕事を引き継ぐ際にも役立ちます。
メディアリストは「プレスリリースを送付する」という広報担当者の責務をスムーズに行うための、必須アイテムの一つです。
プレスリリースとは何か？について詳しく知りたいという方は、下記の記事が参考になります。ご参照ください。
「プレスリリースとは？配信の効果、メディア掲載のポイントを解説」を見る
プレスリリースの書き方について詳しく知りたいという方は、下記の記事が参考になります。ご参照ください。
「プレスリリースの書き方11のポイント！基本の5構成と記者に取り上げられるコツ」の記事を読む
プレスリリースで認知を得られないとお悩みなら
プレスリリースを配信しても認知が上がらない、プレスリリースの効果を感じないというお悩みを感じていないでしょうか？
それは記事化されていないことが一つの原因です。
記事化とは、プレスリリースを元に新聞やテレビ、ニュースサイトなどのメディアが記事として取り上げること。
第三者に取り上げられることで企業や団体の信頼性や評価が高まり、ブランド価値の向上に繋がるのはもちろん、メディアリレーションにもなります。
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メディアリスト作成・利用時のポイントと注意点
メディアリストを作成し利用する際には、気を付けておきたいポイントがいくつかあります。
メディアリスト作成時と作成後の注意点を、以下の視点から解説します。
メディアリストはメンテナンスが重要
メディアリストで気を付けておきたいポイントは、リストのメンテナンスです。
多くのメディアでは半期ごとに定期的な人事異動が行われています。雑誌では休刊や廃刊が頻繁にあり、Webメディアはさらに多くの頻度で担当者の異動やサイトの新設・閉鎖があります。
このような理由から、プレスリリースを確実に届けるためには、各媒体の最新の部署名や担当者名を適宜チェックし、メンテナンスをしておくことが大切です。
メンテナンスの頻度にルールはありませんが、多くの企業が採用している決算期の後、4月と9月の人事異動時期が落ち着いた頃に行うのが理想的です。共同通信PRワイヤーでは、年に数回、全リストを一斉にメンテナンスするとともに、必要に応じて随時更新しています。
メディアリストの管理・メンテナンスについては、下記の記事に詳しくまとめてあります。あわせてご確認ください。
「そのメディアリスト、メンテナンスされていますか？」の記事を見る
個人情報の取り扱いに注意
メディアリストには、個人の名前、メールアドレス、電話番号など、多くの機密情報が含まれています。
個人情報が流出しないよう、印刷されたリストの管理はもちろんのこと、電子的なリストデータには厳重にロックをする、パスワードをかけるなど、管理ルールを徹底しておきましょう。
最も重要なのは「媒体選定」
プレスリリースを送付する際、送付先メディアの選定は極めて重要です。
例えば新聞は、経済部と文化部で欲している情報は異なります。テレビ局も部署ごと、番組ごとに求める情報は違います。雑誌やWebメディアは、元々ターゲットが細分化されている媒体です。
プレスリリースは「メディアに取り上げてもらうこと」を目的として配信します。情報を記事にしてもらうためには、プレスリリースの内容ごとにアプローチ先を確認し、最適なメディア・部署に送ることが絶対条件になります。
プレスリリースの送付や媒体の選定について、下記の記事も参考になります。ご参照ください。
メディアリストの作り方
メディアリストの作り方は、下記の4ステップです。
それぞれ説明していきます。
1、メディアリストの必要項目を確認
メディアリストを作成するにあたり、まずは記載内容を確認しておきましょう。メディアリストに最低限必要な項目は下記の通りです。
■メディアリストの項目
- メディアの正式名称
- 住所
- 媒体ジャンル
- 部署名、役職、担当者名
- メールアドレス
- 電話番号
- FAX番号
Microsoft Excelやスプレッドシートで作成しリスト化しておくと、ソートや抽出ができるため便利です。
上記の項目以外の情報を追加して、オリジナルなリストを作成しても良いでしょう。
2、メディアの洗い出し
リストに記載するメディアを全てピックアップします。
新聞、テレビ、雑誌、ラジオ、Webメディアなどさまざまなメディアがありますが、自社に関りを持ちそうな、アプローチするであろうメディアを想定しながら全て洗い出します。
プレスリリースの内容にあわせて配信先が変わることもあるため、メディア名だけでなく部署名もリストアップしましょう。
選定メディアや部署がわからない場合は、日本パブリックリレーションズ協会が発行している 広報・マスコミハンドブック「PR手帳」や、宣伝会議が毎年発行する「マスコミ電話帳」などを利用すると良いでしょう。
全国のマスメディアやPRに関する情報がまとめられており、連絡先を探すことができます。またNTTが提供している電話番号が調べられるWebサイト「iタウンページ」も地方メディアを検索する際に便利です。
3、担当者の確認・許可を得る
メディアのリストアップが終わったら、各メディアに連絡して確認を取ります。
確認内容は、「プレスリリースの配信連絡先」「担当者名」、そして重要なのは「プレスリリースを送付しても良いか」という受信許諾です。
許諾が必要な理由としては、許可を得ずに突然プレスリリースを送ると、逆効果になってしまう場合が多いからです。「プレスリリースは記事にしてもらうことが目的」です。送付先の記者に良い印象を持ってもらうためにも、プレスリリース送付の許諾を得ておきましょう。
連絡方法は今後関係を深めるためにも、電話連絡をおすすめします。この機会に担当者と良好なコミュニケーションを築いておきましょう。
人事異動などで先方の担当者が変わった場合は、新しい担当者にも許可を得るようにしましょう。
4、送信・掲載・取材履歴などを管理
メディアリストは、送付先リストとして利用するだけでなく、配信履歴、記事掲載の有無、取材履歴なども記録しておきましょう。そうすることで、今後の送付先選定に役立てることができます。
特に取材履歴を残しておくと、メディアの求めている情報、つまり取り上げてもらえそうなネタが広報部としても明確になります。さらに、メディアとの良好な関係を作る上でも、取材した記者のプロフィールや質疑応答などを記録しておくことはおすすめです。
互いのニーズが合致することで、今後同じ内容の情報を取り上げてもらえる確率がぐんと上がります。取材に向けてのやりとりもスムーズになるでしょう。
また記者発表会やイベントなどで入手した名刺、過去にコンタクトのある記者などがあれば、その情報も付け加えておきましょう。
作成が難しい場合はプレスリリース配信会社の利用を
メディアリストを作成している時間がない、リストが更新できていない、といった広報部の方には、プレスリリース配信会社が行っている「一括配信サービス」の利用が便利です。
「一括配信サービス」は、主要メディアにプレスリリースを一斉送信できるサービスです。
各配信サービス会社が持つ最新のメディアリストを利用できるため、自社にメディアリストがない場合でも、希望のメディアにプレスリリースを送信することができます。
また「提携ニュースサイトにプレスリリースを掲載」「SNS上で配信できる」などの各種サービスもあり、生活者に直接リーチすることも可能です。
メディア一件ごとの連絡先の確認や、送付方法を確認する、といった手間や時間を省くことができるため、効率の良い配信業務が可能になります。
共同通信PRワイヤー「オリジナルリスト配信機能」がおすすめ
共同通信PRワイヤーの「国内プレスリリース配信サービス」では、配信先と配信日時を指定するだけで、プレスリリースのメール配信・FAX送信を行うことができます。
ご用意いただいたプレスリリースは、登録メディア約2,600媒体・約4,050カ所の中から、1回につき平均1500件のメディアに配信。ご希望のメディアが選択可能で、全国紙や地⽅紙、業界紙の他、雑誌、テレビ、ラジオ、さらにWebメディア、番組製作会社、編集プロダクション、証券会社のアナリスト、フリージャーナリストまで、全て最新のメディアリストにて配信が可能です。
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メディアリストを作成し良好なメディアリレーションズに繋げよう
メディアリストは広報活動を円滑に進めるための必須アイテムです。
ゼロから作る場合は大変ですが、後々広報部の財産となります。ぜひ作成しておきましょう。
ポイントは、「メディアに記事として取り上げてもらえるよう、プレスリリースの内容にあわせて媒体選定をすること」、そして「リスト作成後は情報を最新の状態に保つようにメンテナンスすること」です。
どちらも丁寧に行うことで、良好なメディアリレーションズにつながります。
作業に時間がとれない際は、プレスリリース配信サービス会社の利用もおすすめです。自社のオリジナルリストも活用できる「国内プレスリリース配信サービス」をぜひご検討ください。
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