メディアを訪問する活動「メディアキャラバン」は、広報担当者の重要な任務の一つです。
メディアキャラバンの方法や効果、注意点などを説明していきます。
目次
メディアキャラバンとは
メディア関係者に直接会って自社情報をプレゼンテーションする「メディアキャラバン」は、PR担当者の必須業務です。
メディアリレーションズやメディアプロモートなど、他用語の違いとあわせて説明していきます。
メディアキャラバンとは
メディアキャラバンとは、広報担当者が自社商品やサービスのPRを行うため、さまざまなメディアを直接訪問して巡る活動のことです。
メディアキャラバンは、自社商品・サービス情報を記事化してもらえるよう、メディアに働きかけることを目的に行います。
またメディアへのアプローチだけではなく、メディアとの関係づくりを行う「メディアリレーションズ」の目的も兼ねています。
メディアリレーションズとメディアプロモートとの違い
「メディアキャラバン」に似た言葉に「メディアリレーションズ」があります。
「メディアリレーションズ」とは、新聞やテレビ、雑誌、ラジオ、Webメディアなどの記者・担当者と、良好な関係を築くために行う活動全般のことです。
つまりメディアキャラバンは、メディアリレーションズの活動の一環になります。
また「メディアプロモート」という言葉がありますが、「メディアプロモート」は、自社情報を記事や番組として取り上げてもらえるよう、メディアに対して働きかける活動のことです。
言葉のイメージとしては、「メディアプロモートを行うためにメディア巡りをすることをメディアキャラバン」と覚えておくと良いでしょう。
メディアリレーションズ・メディアプロモートの詳しい解説は、下記の記事にてまとめてあります。あわせてご確認ください。
「メディアリレーションズで大切なこととは？メディアとの関係構築に必要なポイント7選」の記事を見る
メディアプロモートの基本的な進め方については、以下の記事で詳しく解説しています。初めて取り組む方もご参照ください。
「メディアプロモートとは？何から始めればいいかしっかり解説」の記事を見る
メディアキャラバンの効果・メリット
メディアキャラバンの効果は、以下の3つがあります。それぞれ説明していきます。
メディアリレーションズの促進
メディア担当者と直接会って挨拶ができるメディアキャラバンは、コミュニケーションの場でもあります。
名刺交換をし言葉を交わすことで顔と名前を憶えてもらい、双方の関係を強化することができます。
PR担当者としては積極的にメディアキャラバンを行うことにより、メディアと良好な関係を築くメディアリレーションズを実現することができます。
直接アピールで記事掲載の確率を上げる
メディアキャラバンを行うことで、記事として取り上げてもらえる確率を上げる期待が高まります。
メディアに足を運び、プレスリリースでは伝えきれなかった商品・サービスの魅力や誕生の背景、意図や制作者の思いなどを伝えることができるため、メディア側の理解も深くなります。
プレスリリースの情報よりもさらに濃い資料を用意し、さまざまな角度からアピールをするようにしましょう。
メディア側のニーズを聞き出すことができる
メディアキャラバンは自社情報を提供することが訪問目的ですが、他にも大切な狙いがあります。それが「メディア側のニーズを聞き出すこと」です。
メディアが今、どのようなテーマに関心があるのか、次回以降どんな情報を欲しているのかなど、今後取り上げる予定の企画をヒアリングしましょう。
メディアが求めている情報の中に、自社の商品やサービスに関連するものが含まれていれば、その情報を提供することで、次回以降記事化してもらえる可能性が高まります。
媒体の動向を探り、メディアの求める情報をいち早く提供することも良好なコミュニケーションを築く上で大切なポイントです。
メディアリレーションズについて、以下の記事にて詳しく説明しています。あわせてご覧ください。
「メディアリレーションズで大切なこととは？メディアとの関係構築に必要なポイント7選」の記事を見る
メディアキャラバンのやり方・流れ
メディアキャラバンの手順は以下の6ステップがあります。それぞれ説明していきます。
1、情報収集・企画作成
メディアキャラバンで最初に行うのは、情報収集と企画の作成です。
掲載されている記事内容や世の中のトレンド、競合他社の情報収集を行い、社内情報と掛け合わせて企画を考えます。
企画の切り口やアピール方法などもあわせて考えておくと、告知展開もスムーズに進むでしょう。
2、訪問メディアの選定
おおよその企画が固まったら、訪問するメディアを選定しましょう。
やみくもに訪問しても、メディアに取り上げてもらえずに終わることも考えられます。こちらからの企画提案とメディアの求める情報が合致するように、内容と親和性のある媒体を選ぶことが大切です。
日頃から媒体研究を行い、どのメディアが何の情報を求めているのか、メディアの得意ジャンルなどをリサーチしておくと役立つでしょう。
媒体研究については、以下の記事内にて解説しています。ご参照ください。
「メディアリストの作り方とは？広報にとって大事なリストを使いこなそう」の記事を見る
3、提案資料の作成・サンプルの準備
対面で行うメディアキャラバンだからこその資料を準備しましょう。
商品やサービスに関する専門的なデータをまとめた資料「ファクトブック」や、手に取って実物を直視できるサンプルなどがおすすめです。
直接顔を見てプレゼンテーションができる機会を存分に生かす資料を用意しましょう。
4、アポイント取り・日程調整
選定したメディアにアポイントメントを取りましょう。
メディアによっては面識のない人の直接の電話を不審に思う人もいます。
まずはメールでメディアキャラバンの内容を伝え、その後電話連絡する方法がスマートです。いつ・何のために訪問したいのかを明確かつ簡潔に伝えて依頼し、訪問の了承を得られたら、日程調整を行います。
商品やサービスの内容により、社内の技術担当者や開発者の同席もおすすめです。その際は事前に社内で日程調整をしてから、メディア側にスケジュールを投げかける方法がスムーズです。
5、メディアキャラバン
メディアキャラバン当日は万全の準備で望みましょう。資料やサンプルなどは多めに用意しておくと不測の事態に備えられます。
プレゼンテーションの際は相手の目線に立ち、自分の話ばかりではなく、相手の情報も聞き出す気持ちで望むと良いでしょう。
地方から出張して東京でメディアキャラバンを行う場合、1泊2日程度で予定を組み、1日に4〜5件ほど回ったり、場合によっては当日メディア側の都合が合えば飛び込みで訪問することもあります。
6、お礼などアフターフォロー
メディアキャラバンを終えた後も大切です。できればその日のうちに、お礼のメールや電話を行いましょう。
時間をいただいたお礼と共に、メディアキャラバンの所感も聞くことができると最適です。メディアとの関係は今後も続きます。今回は掲載に至らなくても次回は掲載のチャンスがあるかもしれません。長期的な姿勢で関係を構築していきましょう。
メディアキャラバンの注意点・コツ
メディアキャラバンで気を付けておきたい内容やコツなど、重要視したいポイントを確認しておきましょう。
プレスリリースの重要性を再確認
メディアキャラバンを行う前段階には、企画を含めた「プレスリリースの作成」があります。全ての資料の元となるプレスリリースがきちんと作成できていないと、何も始まりません。
メディア関係者には日々多くのプレスリリースが届きます。その中で「掲載の価値がある」、「記事にしたい」と思ってもらえるプレスリリースを発信できるよう、重要性を改めて見直し、作成のスキルを上げていきましょう。
プレスリリースについて、以下の記事に詳しくまとめてあります。あわせてご覧ください。
「プレスリリースの書き方11のポイント！基本の5構成と記者に取り上げられるコツ」の記事を見る
コミュニケーションを心掛ける
メディアキャラバンは、自社の情報をただPRするだけの場所ではありません。メディア側の情報を聞き取る場でもあります。
相手がどんな情報を求めているのか、自社情報は訪問メディアに合致しているのかなども考慮し、お互いにメリットのある時間になると「次回も情報提供してもらいたい、情報提供したい」という関係が生まれます。
相手を思いやり、良好なコミュニケーションを心掛けましょう。
結果をまとめておく
メディアキャラバン後は、次回につながるよう結果をまとめておきましょう。
「担当者の反応」「掲載の可否」「メディアの求めている情報」などを記載しておくと今後に役立ちます。
またアポイントメントの時間は適切だったのか、担当者の捕まりやすい時間帯はいつ頃かといったことも検証しておくと良いでしょう。
メディアキャラバンで良好なメディアリレーションズを築こう
メディアキャラバンは、プレスリリースだけでは伝えきれない情報を対面でアピールできる絶好の場です。しっかりと準備を行い、万全の状態で望みましょう。
一方でプレゼンするだけではなく、メディア側の意向を知ることも重要です。相手が何を求めているのか、生活者はどんな情報を欲しているかなど、メディア側の動向も確かめる場になると、互いに価値のある時間になります。
双方のコミュニケーションを意識し、良好な関係構築になるように心掛けましょう。
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