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プレスリリースを郵送するのはどんな時?郵送の方法やメリットとデメリットを解説

郵便ポストに封筒を入れる若い女性の手元

プレスリリースを郵送するのはどのような場合に適しているのでしょうか。郵送のメリットやデメリット、郵送方法について解説します。

どんな時にプレスリリースを郵送する?

メールイメージ

プレスリリースは以下のような場合に郵送するのが望ましいでしょう。

それぞれ解説していきます。

送り先のメディアが郵送を受け付けている場合

プレスリリースを郵送で受け付けているかどうか、確認しておきましょう。郵送を受け付けるかどうかはメディアによります。特に最近では、在宅勤務でオフィスに出勤する回数が減っているメディアもあるので、必ず事前に確認しておきましょう。

紙焼き写真を添付して送りたい場合

プレスリリースと一緒に紙焼き写真を送付できるのは、郵送ならではの特徴です。写真でインパクトを出したい時は特におすすめです。

プレスリリースを郵送するメリット

goodと書かれた木のキューブを置く

プレスリリースを郵送する場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。以下にメリットをまとめました。

■プレスリリースを郵送するメリット

それぞれ解説していきます。

紙焼き写真を同封できる

郵送の場合は、紙焼き写真も同封して送ることができます。同じく紙で配布するFAXと比べて、鮮明な写真を見てもらえるなど、ビジュアル重視の内容に適しています。手書きのメッセージを添えるなどオリジナリティある送り方も可能です。メールやFAXでは物理的に何かを届けることはできないので、郵送ならではのメリットを活かし印象に残るようなプレスリリースを送りましょう。

回覧されやすい

編集部内で回覧し、共有してもらいやすいこともメリットです。メールで送ると印刷する手間がかかってしまいますが、郵送の場合はそのまま回覧してもらえる可能性があります。

プレスリリースを郵送するデメリット

悲しい顔をした木のキューブを持つ手

続いて、郵送するデメリットについても解説していきます。主なデメリットは以下のものがあります。

それぞれ解説していきます。

メールやFAXと比べてコストがかかる

メールやFAXでは送付コストはほとんどかかりませんが、郵送だとA4サイズ1〜3枚程度のプレスリリースを送ると120円前後のコストになります。紙焼き写真などを同封すると、さらに郵送料がかかることもあります。発送数が増えれば増えるほど、ますますコストは増加していきます。

送付までの手間がかかる

メールやFAXに比べると、送付作業などの手間がかかるのもデメリットと言えます。メールやFAXの場合はプレスリリースが完成したら送ることができますが、郵送の場合は印刷に加えて、封筒や送付状、切手などの準備が必要になります。

速報性が低い

郵送する場合はメールやFAXに比べて速報性が低く、届くまで最低1〜2日はかかります。新聞社などニュース性を重視するメディアの場合、郵送は時間がかかることから敬遠されがちです。送ってから記者の手元に届くまで時間がかかってしまうので、送付するタイミングに注意しましょう。

プレスリリースを郵送する方法

書類を入れる手

続いて、プレスリリースを郵送する方法を確認していきましょう。

それぞれ詳しく解説していきます。

1. プレスリリースを書く

プレスリリースにはさまざまな種類がありますが、最も多いのは、新しい商品やサービス(リニューアルなども含む)の発表ではないでしょうか。新商品・新サービスのプレスリリースを書くときには「どこが新しくて、どこが他と違うのか」を分かりやすく伝えることが重要です。今までの商品やサービスとの違いを考えた上で、記者の興味を引きやすくなるような書き方を工夫しましょう。例えば、独創性や希少性、意外性など、ニュースとして魅力的に伝えていくことが求められます。

プレスリリースの具体的な書き方について、以下の記事にて詳しく解説しています。ぜひご活用ください。

「プレスリリースの書き方10のポイント!基本の5構成と記者に取り上げられるコツ」を見る

2. 送り先リストを用意する

プレスリリースが完成したら送付先をまとめ、リスト化しましょう。プレスリリースは単に大量のメディアに送れば良いというものではありません。テーマや素材によって、送付すべきメディアが異なるため、対象を絞って送るべきです。記事掲載という成果につなげていくためにも、親和性の高いメディアを一件一件探していきましょう。

送付先について、以下の記事にて詳しく解説しています。

「プレスリリースはどこに送る?送付先の探し方」を見る

3. 送付状を用意する

郵送する場合は送付状も忘れないように作成します。

送付状には挨拶と送付した理由を書きましょう。文末には問い合わせ先として、担当者の電話番号とメールアドレスも記載します。送付状はテンプレートを作っておくと、送付時に役立つのでおすすめです。

4. 封筒に宛名を記載する

個人名がわかる場合は必ず記載します。

記者が特定できない場合、宛名は「〇〇新聞社 〇〇部 〇〇ご担当者様」のように媒体名や部署名までしっかり記載しましょう。雨に濡れても宛名がわかるように印字できるとベストです。

5. 封入する

封入する際は1枚目に送付状が入っているか再度確認しましょう。

原稿が折れないように角2などの封筒で送ると安心です。また紙の封筒の場合はクリアファイルに入れるなど、郵送時の水濡れや汚れの防止策も講じておくと良いでしょう。

6. 送付する

送付方法は、郵便以外にも、宅配会社等のメール便サービスや、DM発送代行サービスなどを利用する方法もあります。

郵便を利用する際にポスト投函すると郵送料金不足で送れない可能性もあるため、郵便局から出すと安心です。

郵送の特徴を理解してプレスリリースを効果的に送ろう

プレスリリースは送付先メディアに適した方法で送る必要があります。メディアによって様々なので、確認してから希望する方法に沿った形式で送りましょう。

郵送は写真を一緒に送付できるなどのメリットがあります。手書きのメッセージを添えるなどオリジナリティある送り方も可能です。郵送する場合は送付状が必要です。相手に好印象を与えられるような送付状を作成し、印象に残るプレスリリースを送りましょう。

メディアの関心を引くにはプレスリリースの書き方が非常に重要です。「書き方を見直したい」「ポイントが知りたい」という方は、以下の記事で詳しく紹介しています。ぜひご活用ください。

「プレスリリースの書き方10のポイント!基本の5構成と記者に取り上げられるコツ」を見る

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