メディアプロモートは、プレスリリースを送信したメディアに対し、記事として取り上げてもらえるようアプローチをすることです。
本記事ではメディアプロモートの具体的な方法や注意点などを詳しく解説していきます。

メディアプロモートとは

メディアプロモートとは、プレスリリース配信などを用いて発信した自社情報を、記事や番組として取り上げてもらえるように、メディアに対して働きかける活動のことです。
新聞やテレビ、雑誌、Webメディアといったさまざまなメディアに対して、メールや電話、または訪問などのアプローチを行います。
そのため「メディアへの営業活動」と言われることもあります。

「メディアプロモート」と「メディアリレーションズ」の違い

メディアプロモートと似た言葉に、「メディアリレーションズ」があります。
メディアリレーションズとは、新聞やテレビ、雑誌、Webメディアといったメディアと良好な関係を築くことを指します。
つまりメディアプロモートは、メディアリレーションズの一つと言えます。
どちらも自社や商品・サービスといった自社情報の認知を向上させ、理解を促進させるという共通の目的があり、PR担当者の責務となります。

メディアプロモートの具体的な活動内容・方法

メディアプロモートの具体的な活動内容は「プレスリリースをメディアに送付・配信した後、メディアに電話、メール、または訪問しアプローチをする」という手順が一般的です。
プレスリリース配信後、送付先のメディアに電話やメールをし、プレスリリースの所感を聞きつつ、掲載のアピールを行います。
さらにアポイントメントが取れた際は、直接訪問し、プレスリリースの情報について詳しく説明を行います。
このメディアを訪問する活動を「メディアキャラバン」と言うこともあります。覚えておきましょう。

メディアプロモートの流れ

メディアプロモートの方法をより詳細に説明していきます。
メディアプロモートには下記の4つのステップがあります。

1. 「メディアリスト」の作成
2. 案件ごとの媒体優先度を決める
3. プレスリリースを作成する
4. プレスリリースを送付しアプローチを行う

1、「メディアリスト」の作成

メディアプロモートを行うにあたり、まずはプレスリリースを配信する「メディアリスト」を作成します。
配信先メディアには、新聞やテレビ、雑誌、ラジオといった4大マスメディアだけではなく、Webメディアもあります。多種多様なメディアの中から最適な媒体に情報を提供するため、メディアリストは必ず作成しておきましょう。

メディアリストの作り方について詳しく知りたい方は、下記の記事が参考になります。ご確認ください。
「メディアリストの作り方とは？広報にとって大事なリストを使いこなそう」の記事を見る

2、案件ごとの媒体優先度を決める

メディアリストを見ながら、プレスリリースを配信する媒体の優先順位をつけていきます。
その際「新商品の発表リスト」「人事発表のリスト」のように、案件ごとにそれぞれリストシートを作成すると便利です。
プレスリリースの配信は、リリース内容と親和性が高いメディアを選ぶことで、記事化の確立が高まり、より効果的なメディアプロモートが可能となります。
「一斉にメール配信する案件」、「個別連絡する案件」なども整理しておくと、後々役立つでしょう。

3、プレスリリースを作成する

伝えたい新情報のプレスリリースを作成し、メディアに送付・配信します。
プレスリリースとは、新商品や新サービス、あるいは経営・人事などの企業情報を、メディアの担当者が利用しやすいように文書としてまとめたものです。
プレスリリースは、企業・団体がメディアを通して社会へメッセージを届けるための基本的なツールです。

メディアは配信されたプレスリリースの内容を見て、取材の有無や記事化すべきか否かの判断を行います。メディアに取り上げてもらえるかどうかは、プレスリリースによって決まると言っても過言ではありません。
プレスリリースの作成は慎重かつ丁寧に行いましょう。

メディアに取り上げてもらえるプレスリリースには、押さえておくべきポイントがあります。プレスリリースの作成について詳しく知りたい方、書き方を参考にしたい方は、ぜひ下記の記事をご覧ください。
「プレスリリースの書き方11のポイント！基本の5構成と記者に取り上げられるコツ」の記事を見る

4、プレスリリースを送付後、メディアプロモートを行う

作成したプレスリリースをメールやFAX、郵送等を使ってメディアに届けます。メディアリストに基づき、優先順位をつけてミスなく行いましょう。
メディアへのアプローチ方法は、電話やメール、または訪問などの方法で行います。
プレスリリース配信後のアプローチ次第で、非掲載案件が掲載案件になることもあります。掲載してもらえるかどうか、手ごたえを感じることもできるため、メディアプロモートを行うことはとても有効です。
自社を代表しているという自覚を持って、失礼のないようアプローチしましょう。

プレスリリースを送る際の注意事項を、下記の記事にまとめてあります。メール、FAX、郵送それぞれの送付方法やポイントを、確認しておきましょう。
「例文あり！プレスリリースをメールで送る方法」の記事を見る
「プレスリリースをFAXで配信する方法！注意点とメリット・デメリットを解説」の記事を見る
「プレスリリースを郵送するのはどんな時？郵送の方法やメリットとデメリットを解説」の記事を見る

媒体ごとのアプローチタイミングとポイント

プレスリリースをメディアに取り上げてもらうためには、アプローチするタイミングも重要です。
下記4媒体にプレスリリースを配信する最も最適なタイミングの目安とポイントを解説します。

• 新聞
• テレビ
• 雑誌
• Webメディア

新聞

新聞社へのプレスリリース配信は「一週間〜前日」がおすすめです。
ただし、毎日発行の日刊紙、週刊紙や月刊紙、3ヵ月に一度の季刊紙のように、新聞の発行タイミングにあわせる配慮は必要です。
また取り扱う枠によってもタイミングが異なるため、早めの配信を心掛けながら、できれば新聞記者にヒアリングして配信期日をチェックしておくと良いでしょう。
予備知識として、新聞社の閑散期は、「年末年始」「ゴールデンウィーク」「お盆休みの期間」です。
この時期は送られてくるプレスリリースの数も少なくなるため、あえてこの時期を狙ってプレスリリースを配信する、というのも一つの手かもしれません。

テレビ

テレビへの配信目安は「2ヶ月前〜当日」が良いでしょう。
期間に幅がありますが、これは取り上げてもらう部署や番組により必要とされるタイミングが違うからです。
企画番組では、企画のスケジュールが組まれる「約2ヶ月前」がおすすめです。
一方、速報性の高い生放送のニュース番組は「オンエアの6〜7時間前」でも間に合うこともあります。プレスリリースの内容によって、タイミングを見極めましょう。

雑誌

月刊誌や週刊誌の場合は「2ヶ月以上前」の配信を心掛けましょう。
雑誌媒体は、特集などを決める企画会議前に情報を間に合わせる必要があります。
専門誌の場合はさらに早く、「2ヵ月〜半年前」の配信がおすすめです。良いタイミングで記者の目に留まると、特集にあわせて取り上げてもらえたり、企画を組んでもらえる可能性もぐんと高まります。

Webメディア

Webメディアは「一週間前〜前日」の配信でも記事化してもらうことが可能です。
Webメディアはその特性から、記事として取り上げられるまでのタイムラグが最も短い媒体です。最短で「当日中」の配信でも、記事になるケースがあります。
さらにWebメディアは、リリースを送る時間帯や時期などを特に気にかけることも不要です。
強いて言えば、掲載を目指すメディアの稼働日や業務が落ち着いているであろう曜日を狙って配信すると、より編集者の目に留まりやすいタイミングとなるでしょう。

プレスリリースの配信時期・時間帯・曜日など、より詳しい情報を下記の記事にまとめてあります。ぜひご覧ください。
「プレスリリースの配信タイミングはいつ？最適な曜日と時間を決めて効果的に配信しよう」の記事を見る

内容別配信タイミングのポイント

プレスリリースはリリースの内容により、取り上げてもらいやすい配信タイミングがあります。
プレスリリースのテーマとして多い「新商品紹介」「セミナー・イベント紹介」の配信タイミングを例に挙げて説明します。

下記の記事では「キャンペーンの紹介」「業界の報告」などの配信タイミングもあわせてより詳しく解説しています。ぜひご参照ください。
「プレスリリースの配信タイミングはいつ？最適な曜日と時間を決めて効果的に配信しよう」の「内容別の配信タイミング」の記事を見る

メディアプロモートの注意点とアドバイス

メディアプロモートで気を付けておきたいポイントは2点あります。それぞれ確認していきましょう。

プレスリリースを最重要視する

一つ目は、メディアプロモートの入り口である「プレスリリースを大切にする」こと。
メディアプロモートは、まずはプレスリリースの配信から始まります。前提として、元となるプレスリリースが記者の目に留まり、読んでもらえる状態にないと何も始まりません。
読みやすい構成、タイトル、書き方などに注意し、メディアにとって「記事にしたい」と判断されるプレスリリースを配信しましょう。

プレスリリースの書き方について詳しく知りたい方は、ぜひ下記の記事をご参照ください。
「プレスリリースとは？配信の効果、メディア掲載のポイントを解説」の記事を見る

媒体研究を怠らない

二つ目は「媒体研究をする」こと。媒体研究とは、各メディアの特徴を理解することです。
例えば新聞や雑誌であれば、各社ごとに編集方針や想定ターゲットが異なります。記事の傾向を読み調べるなどして、「〇〇であればこの新聞社」「〇〇であればこの雑誌」のように、各社の得意分野や特集の組み方などを理解していきましょう。
テレビやラジオであれば、局としての方針の他、番組ごとの特徴やコンセプト、視聴者層を理解する必要があります。
媒体研究をすると、プレスリリースを取り上げてもらえそうなメディアの傾向が見えてきます。また媒体ごとの情報の切り口が見えてくることもあります。

メディア側から「この会社の広報担当者は、自分たちの媒体特性や読者ニーズをよく理解してくれている」と思われれば、企業からのプロモートにも耳を傾けようとしてくれます。
相手を理解することは、コミュニケーションの基本です。媒体研究は、メディアプロモートだけでなく、メディアリレーションズのためにも大切な活動です。
日頃から媒体研究を怠らないようにしましょう。

メディアプロモートは「メディアリレーションズ」の一つ

メディアプロモートは、良好なメディアリレーションズを行う上でも大切な活動の一つです。
まずは「メディアプロモートの入り口である、プレスリリースの作成を大切にすること」を念頭に、「メディアごとの特徴を理解し、媒体研究をすること」、さらに「この人からは貴重な情報を得られる」「即答できなくても折り返し連絡をくれる」など、お互いにギブアンドテイクの関係が構築できるよう心掛けましょう。

プレスリリースの配信タイミング等、テクニックもありますが、最終的には「この会社の広報担当者とこれからも良い関係を続けていきたい」と思ってもらえることが一番のポイントです。
これらの関係を目指し、メディアプロモートを行うようにしましょう。