イベントを開催する際は、プレスリリースでの開催告知の配信が効果的です。
本記事では、イベント開催のプレスリリースの作成方法やポイントを詳しく解説していきます。
また下記にイベント開催のプレスリリースのテンプレートを用意しました。ダウンロードしてご利用ください。
目次
イベント開催のプレスリリースの構成
プレスリリースとは、イベント開催など、企業の伝えたい最新情報やニュースを社会に広く知らせるための広報手段です。メディアがニュース素材として利用しやすいようまとめた、企業からの公式文書となります。
プレスリリースには書式にルールがあります。プレスリリースの構成は、以下のように分類されています。
- 発信日・発信者（正式名称）
- タイトル
- リード文
- 本文
- イベント概要
- 問い合わせ先
上記の内容を入れプレスリリースを作成すると、誰もが読みやすいプレスリリースが完成します。プレスリリースを作成する際は、この構成を守って作成しましょう。
プレスリリースの構成について、以下の記事に詳しくまとめてあります。ぜひご一読ください。
「プレスリリースの構成とは？基本構成と注意するポイントも合わせて解説！」の記事を見る
イベント開催のプレスリリースの作成ポイント５つ
イベント開催のプレスリリースを作成するにあたり、作成ポイントは以下の5つがあります。それぞれ詳しく説明していきます。
1、タイトル・サブタイトルにイベント名、開催日時は必須
タイトルはプレスリリースの内容を短くまとめ、端的に表現することが大切です。プレスリリースを受け取った記者が、本文まで読み進めるかどうか情報の価値をジャッジをするため、パッと見て理解できる簡潔なタイトルを目指しましょう。
イベントのプレスリリースにおいては「イベント名」「開催日時・場所」「開催の背景」などを含んで作成することがポイントです。さらに30字程度から50字以内に収め、タイトルとサブタイトルを使い分けて作成すると良いでしょう。例えば次のようなタイトルになります。
ストリートダンス・イベント「▲▲▲▲」で商店街活性化 〇月〇日（〇）〇時から△△町□□ホールで開催（入場無料）
△△町青年会とストリートダンサー□□□さんとのコラボレーション・ダンスイベント開催
タイトルのつけ方について以下の記事にて詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
「記事になりやすいプレスリリースのタイトルのつけ方は？」の記事を見る
2、リード文は簡潔に
リード文は、文書全体の概要を簡潔に説明した文章のことです。プレスリリースでは冒頭第一段落にあります。タイトルの次に読む場所となるため、タイトル同様本文まで読み進めるかどうかの判断をする重要な箇所になります。
リード文の作成は、「5W1Hに整理して書く」「ニュース性を明確に表現する」「本文を簡潔に要約する」ことが重要です。書き進めることが難しい場合は、本文を書き上げてから要約作業を行うのも良いでしょう。例えば次のような文章になります。
一般社団法人ABC協会（所在地：□□県□□市/理事長：□□□□）は、エンタテイメント施設などソフト面での魅力に欠けるとの理由で近年来街者の減少が顕著な△△町商店街の活性化の一環として、ストリートダンスの第一人者である□□□さんをゲストに招き、地元△△町青年会のメンバーとのコラボレーション・ダンスイベント「▲▲▲▲」を、〇月〇日（〇）〇時から、△△町の□□ホールで開催します。
またリード文について、以下の記事がお役立ていただけます。ご参照ください。
「プレスリリースはリード文が勝負！記事化につながる書き方」の記事を見る
3、本文にイベント開催の背景を
本文では、タイトル・リード文の補足をします。書き方の基本は結論から記載し、その後、起（背景）→承（本題）→転（展開）となります。
イベント開催のプレスリリースの本文においては、「なぜ今このイベントなのか」という「意義」まで記載すると、誰もが読みやすい本文に仕上がります。例えば次のような文章になります。
本イベントは、△△町の認知向上と魅力度アップを図るため、来街者の増加と商店街の活性化を目指す△△町青年会の協力を得て実施するものです。△△町青年会のダンス愛好者の要望により、今人気ランキング○位のストリートダンスに注目。ストリートダンスの第一人者である□□□さんをゲストとして招聘。両者のダンスコラボレーションが実現しました。
本文ではさらに「社内用語や業界用語、横文字等は極力使用しない」「一文の文字数は極力少なくする」「商品の詳細などは箇条書きにする」等に気を付けて作成することもポイントです。
本文作成後はこれらを当てはめて読み直し、誰もが読みやすい文章になっているかどうかを再度確認すると、さらに伝わりやすいプレスリリースが出来上がります。
本文の書き方について、以下の記事に詳しくまとめています。本文執筆前にぜひご一読ください。
【初心者必見】記事になりやすいプレスリリース本文の書き方」の記事を見る
4、イベント概要を記載
イベント概要では、記載した内容を改めて箇条書きや表で整理し読みやすくまとめます。
また「入場目標者集」が開示可能であれば記載しましょう。数字は記者の欲しがる情報です。数値は情報の根拠にもなるため、説得力のある文章に仕上がります。開示が問題でなければできる限り明記するようにしましょう。例えば次のような文章になります。
イベント概要
名称：ストリートダンス・イベント「▲▲▲▲」
主催：一般社団法人ABC協会
協力：□□町青年会
実施日/時間：
開催場所：
出演者 ：□□□氏
《略歴》 ・・・△△町青年会のダンス愛好家（〇名）
入場料 ：誰でも参加可能で入場料は無料
（定員〇〇名/先着順に受け付けし定員になり次第締め切り）
入場者目標数：XXXXXX人
5、問い合わせ先と会社概要はしっかりと
「会社概要」や「問い合わせ先」は、プレスリリースに必ず掲載しなければならない項目です。
会社概要は、情報発信元を明記することで、リリースの信頼性が向上します。関連する企業の情報があればあわせて記載しておきましょう。
問い合わせ先は、電話番号とメールは必ず記載の上、担当者をできれば2名体制にしましょう。2名体制にしておくと、どちらかが不在の場合でも記者からの連絡を逃さず安心です。例えば次のような文章になります。
法人概要
名称：一般社団法人ABC協会
目的：・・・・・・・・・・
設立：○○○○年○○月
理事長：
所在地：
電話番号／FAX番号：
公式サイトURL：http://XXXXXXX
事業内容：・・・・・・・・・
お問い合わせ先
一般社団法人ABC協会
〔担当者〕 □□部 □□
〔TEL〕
〔FAX〕
〔E-mail〕
プレスリリースの問い合わせ先の書き方について、以下の記事が参考になります。ぜひご覧ください。
「実は記事化を左右する！プレスリリースに問い合わせ先を必ず書こう」の記事を見る
イベント開催のプレスリリース 書き方・作成時の注意点
イベント開催のプレスリリースを作成する際に注意しておいた方が良い項目に、以下のものがあります。それぞれ説明していきます。
確定事項を正確に伝える
特にイベントの日時は、正確かつ明確にしておかなければならない重要項目です。
確定した情報は、本文だけではなくタイトルやリード文にも入れ、いつどんなイベントが行われるのかを簡潔に記載しましょう。
もしリリースの配信までに情報が確定しなかった場合は「〇〇予定※最新の情報はWebサイトにてお知らせします」のように、確定情報ではないこと、および正しい情報の入手手段を明記すると良いでしょう。
イベントの補足や展望があれば盛り込む
イベントの補足や今後の展望、リード文の補足事項があれば、本文内に続けて記載します。「5W1H」を意識し、読みやすいよう整理して書くと良いでしょう。例えば次のような文章になります。
イベントでは、□□□さんと青年会のダンス愛好家〇名による・・・・・・・・・・の他、□□□さんのトークショーも行います。定員は〇〇名で先着順に受け付けます。入場料は無料です。
当協会では今後も△△町商店街の活性化に向けて様々な取り組みを進めていく予定です。
イメージを膨らませるビジュアルの掲載
プレスリリース内に、イベントのイメージを膨らませる画像を挿入しましょう。画像で情報を補完すると内容が伝わりやすくなります。
掲載する画像はできるだけ解像度の高いものが望ましく、印刷物に使用することを考慮して350〜600dpi、サイズは5MB以内が推奨されます。
メイン画像のほか、サブ画像も用意し本文内に適宜挿入すると、よりイベントの内容が伝わりやすくなります。イベントに著名人や有名人が来場する場合は、プロフィール画像を掲載すると、SNSなどでさらに拡散される期待が高まります。プロフィール画像は所属事務所や本人に許諾を得た上で使用するようにしましょう。
プレスリリース内に挿入する画像について、以下の記事に詳しくまとめています。あわせてご参照ください。
「プレスリリースに画像は必須？記事化を目指すならしっかり画像を用意しよう」の記事を見る
イベント開催後のレポートをリリース配信する
無事イベントが終了した後は、イベント開催後のレポートをプレスリリースで配信しましょう。
イベント参加者のほか、当日イベントに参加できなかった人に後追いで情報を見てもらえる期待が高まります。
プレスリリースは何度も配信することが可能です。次回イベントの参加者獲得、またさらなるファン獲得に向け、イベントがどのように盛り上がったのか、ぜひイベント開催後のレポートを配信しましょう。
イベント開催のプレスリリースを配信するタイミング
イベント開催のプレスリリースを配信するベストタイミングは、「2週間以上前」の配信です。参加者の募集をかける考慮があるため、これより遅すぎるとイベント参加者が集まらない懸念があります。
またイベント開催のプレスリリースは、下記のタイミングでも配信することが可能です。
- イベント開催の告知
- 新たなゲストの登場
- ライブ配信開始時
- 申込み開催・受付中
- イベント開催後のレポート
プレスリリースの配信は1回だけではなく、切り口を変えて数回配信することができます。配信回数を増やすことでメディアとの接触機会が増し、プレスリリースの記事化につながっていきます。機会を逃さないよう配信を行いましょう。
プレスリリースの配信タイミングについて、以下の記事にまとめています。ご参照ください。
「1回だけではもったいない！ 同じネタでもっと出せるプレスリリースのタイミング」の記事を見る
イベント開催のプレスリリースを配信するメリット
イベント開催のプレスリリースを配信するメリットは、以下の3点があります。
- イベント参加者の集客拡大
- メディア取材の誘致
- 商品やブランドのさらなる訴求拡大
まずはメディアに記事化してもらえることでイベント参加者の集客拡大が可能になります。最近ではSNSなども使用し、イベント告知に力を入れている企業や団体も多くあります。
メディア取材も望めるでしょう。イベント開催のプレスリリースを配信し、メディアにイベント告知をすることで、取材してもらえる可能性が高まります。記事にしてもらったメディアに、こちらから取材の声掛けをしても良いかもしれません。
また商品イベントの場合には、イベント開催のプレスリリース配信により商品やブランドのさらなる訴求拡大が期待できます。リリース内に適宜画像挿入や概要を記載し、商品・ブランドの世界観が伝わる内容に仕上げましょう。
イベント開催のプレスリリースの送り方
プレスリリースの送付方法は、次の2点が挙げられます。
- メディアに直接送る
- プレスリリース一括配信サービスを活用する
メディアへの直接送付は、自社の「メディアリスト」を元に、プレスリリースを直接送信します。送信方法はメールでの送信が主流です。
プレスリリースの送付先メディアについて、以下の記事が参考になります。あわせてご参照ください。
「プレスリリースはどこに送る？送付先の探し方」の記事を見る
プレスリリースの具体的な配信方法については、以下の記事が参考になります。連絡先が分からない場合の対処法も紹介していますので、あわせてご参照ください。
「プレスリリースの配信方法とは？連絡先が分からなくても送れる方法も紹介」の記事を見る
「プレスリリース一括配信サービス」は、希望するメディアにプレスリリースを配信できるサービスです。専門の配信会社によって運営されています。
配信会社は新聞やテレビ局、雑誌社、Webメディアなど多くの媒体とつながりがあり、メディアリストも常に最新のものを常備。自社で行うよりも幅広い配信が可能になります。
当社「国内配信サービス」では、作成済みのプレスリリースを登録・配信設定するだけで、プレスリリースのメール配信・FAX送信が可能です。
登録メディア約2,600媒体・約4,050カ所の中から最適なメディアを選択し、平均配信先数1500件／回のメディアに配信することができます。
共同通信PRワイヤーの「国内プレスリリース配信サービス」の詳細は下記のページをご覧ください。
共同通信PRワイヤー「国内プレスリリース配信サービスのご案内」を見る
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イベント開催のプレスリリース 事例紹介
実際のイベント開催のプレスリリース、配信事例を見てみましょう。
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イベント開催のプレスリリースを配信してメディアに取り上げてもらおう
イベント開催のプレスリリースを配信し、メディアに記事にしてもらうことにより、イベント参加者の集客拡大が望めます。
最適なタイミングを見計らい、一度だけではなく数回プレスリリースを配信し、イベントの成功を収めましょう。
プレスリリースの作成が初めてという方でも、以下のテンプレートを使用すればイベント開催のプレスリリースを作成することができます。
ダウンロードしてご利用いただくことが可能です。ぜひご活用ください。
