イベントを開催する際は、プレスリリースでの開催告知の配信が効果的です。
本記事では、イベント開催のプレスリリースの作成方法やポイントを詳しく解説。また、イベント開催のプレスリリースのテンプレートを用意しましたので、ぜひご利用ください。
目次
プレスリリースの基本構成
イベント開催に関するプレスリリースを作成する際は、以下の５つの基本構成を意識して作成すると、誰もが読みやすく理解しやすいプレスリリースが完成します。
- 発信日・発信者（正式名称）
- タイトル
- リード文
- 本文、イベント概要
- 問い合わせ先
プレスリリースの作成が初めてという方でも、テンプレートを使用すればイベント開催のプレスリリースを作成することができます。
イベント開催のプレスリリースの作成ポイント５つ
1 タイトル・サブタイトルにイベント名、開催日時は必須
タイトルはプレスリリースの内容を短くまとめ、端的に表現することが大切です。プレスリリースを受け取った記者が、本文まで読み進めるかどうか情報の価値をジャッジするため、パッと見て理解できる簡潔なタイトルを目指しましょう。
イベントのプレスリリースにおいては「イベント名」「開催日時・場所」「開催の背景」などを含んで作成することがポイントです。さらに30字程度から50字以内に収め、タイトルとサブタイトルを使い分けて作成すると良いでしょう。例えば次のようなタイトルになります。
ストリートダンス・イベント「▲▲▲▲」で商店街活性化 〇月〇日（〇）〇時から△△町□□ホールで開催（入場無料）
△△町青年会とストリートダンサー□□□さんとのコラボレーション・ダンスイベント開催
2 リード文は簡潔に
リード文は、文書全体の概要を簡潔に説明した文章のことです。プレスリリースでは冒頭第一段落にあります。タイトルの次に読む場所となるため、タイトル同様本文まで読み進めるかどうかの判断をする重要な箇所になります。
リード文の作成は、「5W1H（※）に整理して書く」「ニュース性を明確に表現する」「本文を簡潔に要約する」ことが重要です。書き進めることが難しい場合は、本文を書き上げてから要約作業を行うのも良いでしょう。例えば次のような文章になります。
一般社団法人ABC協会（所在地：□□県□□市/理事長：□□□□）は、エンタテイメント施設などソフト面での魅力に欠けるとの理由で近年来街者の減少が顕著な△△町商店街の活性化の一環として、ストリートダンスの第一人者である□□□さんをゲストに招き、地元△△町青年会のメンバーとのコラボレーション・ダンスイベント「▲▲▲▲」を、〇月〇日（〇）〇時から、△△町の□□ホールで開催します。
※ Who・・・誰が、What・・・何を、When・・・いつ、Where・・・どこで、Why・・・なぜ、How・・・どのように
3 本文にイベント開催の背景を
本文では、タイトル・リード文の補足をします。書き方の基本は結論から記載し、その後、起（背景）→承（本題）→転（展開）となります。
イベント開催のプレスリリースの本文においては、「なぜ今このイベントなのか」という「意義」まで記載すると、誰もが読みやすい本文に仕上がります。例えば次のような文章になります。
本イベントは、△△町の認知向上と魅力度アップを図るため、来街者の増加と商店街の活性化を目指す△△町青年会の協力を得て実施するものです。△△町青年会のダンス愛好者の要望により、今人気ランキング○位のストリートダンスに注目。ストリートダンスの第一人者である□□□さんをゲストとして招聘。両者のダンスコラボレーションが実現しました。
4 イベント概要を記載
イベント概要では、記載した内容を改めて箇条書きや表で整理し読みやすくまとめます。
また「入場目標者数」が開示可能であれば記載しましょう。数字は記者の欲しがる情報です。数値は情報の根拠にもなるため、説得力のある文章に仕上がります。例えば次のような文章になります。
イベント概要
名称：ストリートダンス・イベント「▲▲▲▲」
主催：一般社団法人ABC協会
協力：□□町青年会
実施日/時間：
開催場所：
出演者 ：□□□氏
《略歴》 ・・・△△町青年会のダンス愛好家（〇名）
入場料 ：誰でも参加可能で入場料は無料
（定員〇〇名/先着順に受け付けし定員になり次第締め切り）
入場者目標数：XXXXXX人
5 問い合わせ先と会社概要はしっかりと
「会社概要」や「問い合わせ先」は、プレスリリースに必ず掲載しなければならない項目です。
会社概要は、情報発信元を明記することで、リリースの信頼性が向上。関連する企業の情報があればあわせて記載しておきましょう。
問い合わせ先は、電話番号とメールは必ず記載の上、担当者をできれば2名体制にしましょう。2名体制にしておくと、どちらかが不在の場合でも記者からの連絡を逃さず安心です。例えば次のような文章になります。
法人概要
名称：一般社団法人ABC協会
目的：・・・・・・・・・・
設立：○○○○年○○月
理事長：
所在地：
電話番号／FAX番号：
公式サイトURL：http://XXXXXXX
事業内容：・・・・・・・・・
お問い合わせ先
一般社団法人ABC協会
〔担当者〕 □□部 □□
〔TEL〕
〔FAX〕
〔E-mail〕
イベント開催のプレスリリースを配信するタイミング
イベント開催のプレスリリースを配信するベストタイミングは、「2週間以上前」の配信です。参加者の募集をかける必要があるため、これより遅すぎるとイベント参加者が集まらない懸念があります。またイベント開催のプレスリリースは、下記のタイミングでも配信することが可能です。
- イベント開催の告知
- 新たなゲストの登場
- ライブ配信開始時
- 申込み開催・受付中
- イベント開催後のレポート
プレスリリースの配信は1回だけではなく、切り口を変えて数回配信することができます。配信回数を増やすことでメディアとの接触機会が増し、プレスリリースの記事化につながっていきます。機会を逃さないよう配信を行いましょう。
イベント開催のプレスリリースの配信方法
プレスリリースの送付方法は、メディアに直接送る、プレスリリース一括配信サービスを活用する、の２つの方法があります。
メディアへの直接送付は、自社の「メディアリスト」を元に、プレスリリースを直接送信します。送信方法はメールでの送信が主流です。
「プレスリリース一括配信サービス」は、希望するメディアにプレスリリースを配信できるサービスです。配信会社は新聞やテレビ局、雑誌社、Webメディアなど多くの媒体とつながりがあり、メディアリストも常に最新のものを常備。自社で行うよりも幅広い配信が可能になります。
共同通信PRワイヤーでは、作成済みのプレスリリースを登録・配信設定するだけで、プレスリリースのメール配信・FAX送信が可能です。
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イベント開催のプレスリリース 好事例紹介！
共同通信PRワイヤー国内配信サービス「新着のプレスリリース」から、イベント開催関連のプレスリリースを配信している4社をご紹介します。
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イベント開催のプレスリリースを配信してメディアに取り上げてもらおう
イベント開催のプレスリリースを配信し、メディアに記事にしてもらうことにより、イベント参加者の集客拡大が望めます。最適なタイミングを見計らい、一度だけではなく数回プレスリリースを配信し、イベントの成功を収めましょう。
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