自治体の広報・PR担当者は、情報発信の取り組みを戦略的に行えているでしょうか。
本記事では自治体向けのイベント開催プレスリリースを作成する方法を例に、事例を交えて解説していきます。また以下に自治体イベント情報のプレスリリース、テンプレートをご用意しました。ぜひダウンロードしてご活用ください。
目次
自治体イベント情報のプレスリリースの構成
プレスリリースは、イベント開催など、自治体の伝えたい最新情報やニュースをステークホルダー（利害関係者）および社会に広く知らせる広報手段です。メディアに記事として取り上げてもらうことを目的に配信します。
プレリリースには基本的なルールがあります。自治体のイベント情報のプレスリリースの基本構成は、以下の通りです。
- 発信日・発信者（正式名称）
- タイトル
- リード文
- 本文、イベントの概要
- 問い合わせ先
上記の内容を含め作成することにより、誰もが読みやすいプレスリリースが完成します。プレスリリースを作成する際は、この構成を守って作成しましょう。
プレスリリースの構成について、以下の記事に詳しくまとめてあります。ぜひご一読ください。
「プレスリリースの構成とは？基本構成と注意するポイントも合わせて解説！」の記事を見る
自治体イベント情報のプレスリリース 作成ポイント
自治体イベント情報のプレスリリースは、書き方にポイントがあります。それぞれ説明していきます。
タイトル・サブタイトルにイベント名と開催日時を記載
タイトルは、プレスリリースを読み進めるかどうかを判断する大切な項目です。タイトルとサブタイトルを使い分け、それぞれ30字から50字以内で簡潔に作成しましょう。
自治体イベント情報のプレスリリースでは「イベント名」「開催日」「開催場所」は必須で記載します。余裕があれば「目的/特徴」「開催の背景」などの補足情報も掲載しましょう。例えば次のような文章になります。
〇月〇日から〇〇県「棚田スタンプラリー20XX」開催
棚田を巡って棚田米を食べて、昔ながらの田植え・稲刈りイベントを体験しよう！
タイトルのつけ方について以下の記事にて詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
「記事になりやすいプレスリリースのタイトルとは？大切なポイントを紹介」の記事を見る
リード文は簡潔に「5W1H」で記載
タイトル下にあるリード文では、タイトルの補足事項を記載します。
自治体イベント情報のプレスリリースではタイトル同様「イベント名」「開催日」「開催場所」のほか「目的/特徴」「開催の背景」などの詳細情報も記入しましょう。
自治体イベントの情報・魅力を伝えるための重要な箇所になるため、必要な情報は漏れなく記載することが重要です。タイトル・サブタイトルの内容を改めて5W1Hで整理し、200～300字程度でまとめると、内容がより伝わるリード文となります。例えば次のような文章になります。
米どころとして知られる〇〇県では、棚田の魅力発信と交流人口の拡大を目的に、〇月〇日〜〇月〇日「棚田スタンプラリーと田植え体験20XX」を開催します。スマートフォンを使って特設Webサイトから登録し、県内の棚田を巡ってスタンプを集めると、さまざまな特典に応募できます。
リード文について、以下の記事内で詳しく解説しています。ご参照ください。
「プレスリリースはリード文が勝負！記事化につながる書き方」の記事を見る
本文はイベント開催の背景や特徴を説明
本文では「イベントの意義や背景」「内容」「特徴」を記載しましょう。さらに「参加者数の推移」や「参加者コメント、感想」などがあると、伝わりやすい本文となります。
書き方は「結論」を記載後「起（背景）→承（本題）→転（展開）」となります。例えば次のような文章になります。
本イベントは、県内・県外を問わず多くの方に、〇〇県の棚田の魅力を感じていただくために、体験を通して楽しく学べる企画として実施しています。昨年の参加者は〇〇〇人（エントリー数）。毎年前年比約XX%の伸びを示し、好評をいただいています。
〇年目となる今年は、〇〇地区にて昔から伝わる伝統的な田植え体験イベント、および〇〇地区にて手作業での稲刈り体験イベントに参加することができます。さらに、〇〇市内の飲食店〇店舗にて、棚田米を使用した期間限定のメニューが提供されます。
本文の書き方について、以下の記事に詳しくまとめています。本文執筆前にぜひご一読ください。
【初心者必見】記事になりやすいプレスリリース本文の書き方」の記事を見る
問い合わせ先は2名体制がおすすめ
「問い合わせ先」は、プレスリリースの末尾に必ず明記します。記載があることにより、プレスリリースの信頼性が向上します。
また問い合わせ先では、担当者を2名体制にすることをおすすめします。担当者が2名であれば、どちらかが不在の場合でも、記者からの連絡を逃すことなく対応することができます。
電話番号とメールアドレスを明記した上で、担当者を2名体制にしておきましょう。
プレスリリースの問い合わせ先の書き方について、以下の記事が参考になります。ぜひご覧ください。
「実は記事化を左右する！プレスリリースに問い合わせ先を必ず書こう」の記事を見る
自治体イベントのプレスリリース 書き方の注意点
自治体イベントのプレスリリースでは、以下の点に注意することも重要です。それぞれ説明していきます。
画像は必須で挿入する
プレスリリースには画像の挿入は必須です。イベント開催リリースの場合、ポスターやチラシ、Webサイト等で使われているメイン画像を使用しましょう。前回開催イベントの写真などもあるとより伝わりやすいです。
掲載する画像はできるだけ解像度の高いものが望ましく、印刷物に使用することを考慮すると350〜600dpi、サイズは5MB以内が推奨されます。
またサブ画像があると、より情報が伝わりやすくなります。SNSなどで拡散されるイメージも持ちながら、適宜画像や動画を挿入・添付しましょう。
プレスリリース内に挿入する画像について、以下の記事に詳しくまとめています。あわせてご参照ください。
「プレスリリースに画像は必須？記事化を目指すならしっかり画像を用意しよう」の記事を見る
イベント概要は分かりやすく記載
本文の下に、イベント概要を記載します。「開催期間」「参加方法」など、本文で記載した内容を改めて箇条書きや表で整理し、分かりやすく提示しましょう。
また「目標参加者数」などの数字は、開示可能であれば記載をおすすめします。記者が欲しがる情報のため、メディアに記事にしてもらえる可能性が高まります。例えば次のようになります。
■棚田スタンプラリーの概要
開催期間：20XX年〇月〇日〜〇月〇日
対象棚田：〇〇県内の棚田〇〇箇所
応募特典：詳しくは特設サイトを参照（https://xxxxxxx）
(1) 〇地区以上の棚田でスタンプを取得「〇〇賞」
(2) 〇地区以上の棚田でスタンプを取得「〇〇賞」
(3) 全ての棚田完全制覇「〇〇賞」
(4) 棚田写真コンテスト「〇〇賞」
参加方法：特設サイトもしくはチラシを参照
目標参加者数：〇〇〇人（エントリー数）
特設サイト：https://xxxxxxx
チラシ（PDF）：https://xxxxxxx
商標登録や特許等の表示
イベントに使用する商品やサービスの中には、商標登録や特許等の表示が必要な場合があります。商標登録や特許等の表示は必ず記載するようにしましょう。例えば次のような文章になります。
※○○○○○®は、△△△△△社の登録商標です。
自治体イベント情報のプレスリリースを配信するタイミング
自治体のイベント情報のプレスリリースを配信する最も適したタイミングは「イベント開催日の2週間以上前」の配信です。
ただし県内遠方地や県外からもイベント参加を募る場合など、応募期間に時間を要した方が良い場合は「イベント開催日の2～3ヶ月前」の配信が良いでしょう。発表会や祭りのようなイベントで、グループや団体での参加を募る場合も同様に、数ヶ月前の配信をおすすめします。
またイベント開催のプレスリリースは、下記のタイミングでも配信することが可能です。
- イベント開催の告知
- 新たなゲストの登場
- ライブ配信開始時
- 申込み開催・受付中
- イベント開催後のレポート
プレスリリースは切り口を変えて複数回配信することが可能です。配信回数の増加でメディアとの接触機会も増し、プレスリリースの記事化につながっていきます。ぜひ配信を行いましょう。
自治体イベントのプレスリリースを配信するメリット
自治体イベントのプレスリリースを配信するメリットは、次の3点が挙げられます。
- イベント参加者の集客拡大
- 地域の知名度向上による地域産品や地場産業への注目
- 地域経済・社会全体の活性化につながる
自治体イベントでのリリース配信の最大の目的は「イベント参加者の集客拡大」です。イベントをメディアに記事化してもらうことで、イベント参加者の多大な集客が望めます。
また「地域の知名度向上による地域産品や地場産業への注目」も考えられます。リリース配信により自治体の知名度向上はもちろん、地域の産業や地産品への視線も改めて注がれるでしょう。そしてこれらを通して「地域経済・社会自治体の活性化につながる」ことが期待できます。
イベントのPRだけではなく、地域全体のPRにもつながるプレスリリース配信を、ぜひ積極的に行いましょう。
自治体イベントのプレスリリース 事例紹介
実際に配信されている自治体のイベントプレスリリースをチェックしてみましょう。
共同通信PRワイヤー国内配信サービス「新着のプレスリリース」から、イベント関連のプレスリリースを配信している自治体をご紹介します。タイトルの付け方や本文の書き方など、ぜひご参考ください。
■信州のお酒と料理を造り手と楽しむイベント「銀座”NAGANO”を肴に、ゆるっと飲み会」開催
日本酒、ワイン、クラフトビールと信州の食材を活かした料理の数々を味わう一夜限りのイベントです
■夏休みは大人も子供も昭和を満喫！「昭和の町de夏休み2024」開催（大分県豊後高田市）
懐かしい昭和のテレビゲームや子どもも楽しめる竹水てっぽう大会などイベント盛りだくさんの2日間！
■恐竜発掘の聖地、北アメリカ「バッドランド」に迫る特別展、福井県立恐竜博物館で開催！
カナダのティラノサウルス実物頭骨や日本初公開の化石、標本を多数展示！
■首都圏で「あいちの歴史観光」をＰＲするイベント 「あいちの歴史観光展in江戸」を開催します！
2024年7月13日(土)及び7月14日(日)＜2日間＞ 午前11時から午後6時まで
■美しい自然、おいしい海の幸 山の幸に恵まれた 長崎県で新生活を！「ながさき暮らし相談会 in 東京」を開催
問い合わせの多い「長崎県移住支援金」相談コーナーを初設置 日時：令和6年7月27日（土）12:00～17:00
自治体からイベント情報を発信し地域の活性化につなげよう
自治体のイベント開催におけるプレスリリース配信は、イベント参加者の集客が望めるだけではなく、地域全体の活性化にもつながります。
また自治体の情報発信・広報PR活動には、プレスリリースでの情報発信が最適です。当社配信サービスも、43都道府県118市町村区がご利用いただいています。成功談も多く届いています。他自治体の成功事例も参考に、自治体からのリリース配信を意欲的に行っていきましょう。
以下のテンプレートを利用すれば、広報初心者の方でも簡単に自治体イベント情報のプレスリリースを作成することができます。テンプレートはダウンロードが可能です。ぜひご活用ください。
また有益な自治体プレスリリースの作り方について、以下の記事がお役立ていただけます。ご参照ください。
※「自治体広報に求められるプレスリリースとは？事例と合わせてご紹介」の記事を見る
イベントを開催する際のプレスリリースの書き方については、以下の記事がお役立ていただけます。ご参照ください。
※「【テンプレート付き】イベント開催プレスリリースの書き方を解説」の記事を見る
プレスリリースの配信は、プレスリリース配信サービスの利用が便利です。共同通信PRワイヤーでは、多くの自治体の皆様にお使いいただいています。
新規入会の方は、まずは1回3万円のお試しプランをご検討ください。1回あたり61％オフで、共同通信PRワイヤーのプレスリリース配信サービスの全てをお試しいただくことができます。
まずはぜひ一度お使いいただき、プレスリリース配信の効果を実感してください。
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また共同通信PRワイヤーでは、広報・PR活動に役立つさまざまなサービスを用意しております。自治体ならび公共機関のみなさまがご利用した事例をご紹介いたします。ぜひ一度ご一読ください。
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