プレスリリースは企業から発信する公式文書です。プレスリリースを間違いなく配信するために、配信の流れやポイントを事前に確認しておきましょう。
本記事では、プレスリリースの配信目的や配信の手順、配信タイミングや配信後の効果測定方法などを解説していきます。

プレスリリース配信とは？目的と重要性を理解しよう

プレスリリースの配信を検討している広報担当者は、プレスリリースを配信する目的を理解しておく必要があります。まずはプレスリリースの本来の意味から確認しておきましょう。
プレスリリースとは、新商品の発売や新サービス、新規事業の開始などの企業情報を、ニュース素材としてメディア（報道機関）が利用しやすいように文章でまとめた公式文書です。
プレスリリースを配信する主目的は、企業の最新の活動について新聞、テレビ、雑誌、Webメディアなどにニュースとして取り上げてもらうことです。メディアの第三者の客観的な視点から報道されることで、社会的認知の拡大や商品・サービスなどの訴求、ブランドイメージの向上など、単なる情報開示に留まらない、大きな効果をもたらします。プレスリリースは広報活動の基本ツールであり、広報担当者の最重要のミッションです。

プレスリリースのより詳しい説明は、以下の記事内にて解説しています。ご参照ください。
「プレスリリースとは？配信の効果、メディア掲載のポイントを解説」の記事を見る

プレスリリースをメディアに配信し、メディアの持つ影響力を通して情報発信できれば、自社や自社商品・サービス、ブランドなどの知名度を上げ、イメージアップを図ることができます。
そのためには、広報担当者はプレスリリースの配信だけではなく、日々メディアとの良好な関係を構築する活動（メディアリレーションズ）が大切になってきます。メディアとの関係性を常に意識し自社のPR活動を行うよう心掛けましょう。

メディアと良好な関係構築をする具体的な方法やポイントなど、以下の記事が参考になります。ぜひご参照ください。
「 メディアリレーションズで大切なこととは？メディアとの関係構築に必要なポイント7選」の記事を見る

プレスリリース配信の大まかな流れ

プレスリリースを配信する際の大まかな流れとして、以下の3ステップがあります。それぞれ説明していきます。

1. 準備（情報収集、目的・テーマ・配信先メディアの設定、プレスリリース作成）
2. 配信（プレスリリース配信サービスへの入稿、リスト確認・作成）
3. 結果分析（クリッピングと分析）

まずはプレスリリース配信の準備を行います。広報部門には、日々社内・社外から様々な情報が集まってきます。それらの情報を取捨選択しつつ、自社の広報戦略と照らし合わせながら、プレスリリース配信の目的とテーマ（ネタ）を設定します。さらに配信するリリースの情報を求めているメディア、情報を届けたいメディアを選定し、リストアップします。そして最後に、プレスリリースを作成します。

プレスリリースは配信予定日に合わせて準備します。予定日から逆算し間に合うように準備しましょう。
準備期間はプレスリリースの内容によって異なります。例えば新商品や新サービスの場合は発売日の1ヶ月くらい前から準備に入ります。記者発表会や記者会見などメディア誘致を伴う場合は1〜2ヶ月前から、イベントなど集客を伴う場合は1ヶ月〜半年の準備期間を設けるとよいでしょう。

次にプレスリリースの配信を行います。自社で配信することもできますが、最近ではプレスリリース配信サービスを利用するケースが一般的になってきました。配信会社のシステムに入稿し、自社のリリースを配信します。配信の際は、配信会社の所有するメディア・リストを入念に確認し、配信先を選択するようにしましょう。

最後に配信後の結果分析を行います。一回のプレスリリース配信で、どのくらいの効果が挙げられたのか、クリッピングや広告換算値を算出して分析を行います。
配信の流れについて、詳しくは下章「効果的なプレスリリース配信の手順とポイント」で説明していきます。

プレスリリース配信サービスの機能やサービス内容について、以下の記事に詳しく説明しています。ご確認ください。
「プレスリリース配信サービスとは？比較方法と選び方を解説」の記事を見る

効果的なプレスリリース配信の手順とポイント

より効果的なプレスリリースの配信を行うため、手順に沿いポイントを踏まえて解説していきます。プレスリリース配信のステップは以下のようになっています。

1. プレスリリースの目的、内容を決める
2. プレスリリースの作成
3. メディアリストの整備
4. プレスリリースの配信
5. クリッピングなどの効果測定を行う
6. 分析を行い、課題の改善を行う

1、プレスリリースの目的、内容を決める

まず第一にやるべきことは、プレスリリースの配信目的を確認することです。誰に向けて（読者や視聴者のターゲット像など）、何のために、誰を通して（メディア）、どのようなテーマ（ネタ）と内容のリリースを配信をするのかという狙いを明確にします。それによって、プレスリリースの詳細な内容が決まってきます。
目的ごとに期待する効果や各数値目標も検討しておくと良いでしょう。

プレスリリースの本来の配信目的や効果的な書き方については、以下の記事内に詳しくまとめてあります。あわせてご覧ください。
「プレスリリースの目的は？役割やメディアに取り上げられやすい書き方も解説」の記事を見る

2、プレスリリースの作成

上記で決まった配信目的や内容に基づいて、プレスリリースを作成します。プレスリリースの書き方のルールを守り、誰もが読みやすい原稿を作成するようにしましょう。

プレスリリースの作成方法や書き方について、以下の記事にそれぞれ詳しくまとめてあります。ご参照ください。
「プレスリリースの書き方11のポイント！基本の5構成と記者に取り上げられるコツ」の記事を見る

3、メディアリストの整備

配信先のメディアを選定し、メディアリストを作成・整備します。
配信先メディアは、プレスリリースのテーマや素材によって変わります。メディアに記事として取り上げてもらうために、プレスリリースの内容に興味を持ってもらえるメディアを選び配信を行いましょう。プレスリリース配信会社を利用する場合には、配信会社の所有リストの中から最適なメディアを選択します。

メディアリストについて、以下の記事内にて詳しく解説しています。ご参照ください。
「メディアリストの作り方とは？広報にとって大事なリストを使いこなそう」の記事を見る

4、プレスリリースの配信

作成した原稿を配信します。プレスリリースの配信方法は、メール配信が主流です。ただし配信先のメディアによって受信方法や形式が異なるため、メディアの要望に合わせて送ることが重要です。プレスリリース受付専用の窓口を設けている場合もあるので、配信前に一度確認してから送るようにしましょう。

プレスリリースの送付先については、以下の記事をご参照ください。
「プレスリリースはどこに送る？送付先の探し方」を見る

なおプレスリリースの配信は「プレスリリース配信サービス」を利用すると効率的な配信が可能です。
自社にはないメディアリストを活用し、プレスリリース配信を確実に行うことができます。配信会社の提携先メディアへの自動転載機能など独自のサービスもあり、拡散力の高いメディアに掲載されることも期待できます。予めメディア側の受信体制を確認してあるので、間違いなく届けることができます。

プレスリリース配信サービスついて、以下の記事がお役立ていただけます。
「プレスリリース配信サービスのおすすめ比較ポイントを解説」の記事を見る

5、クリッピングなどの効果測定を行う

プレスリリースの配信後は、配信したリリースがメディアに取り上げられたのか、どのように記事化されたのかを確認します。
新聞やテレビ、雑誌、Webメディアなど全てのメディアをチェックし、記事化されたものは切り抜きや保存を行います。この一連の作業を「クリッピング」と言います。詳しいやり方は「プレスリリースの効果を計測するには」で説明していきます。

6、分析を行い、課題の改善を行う

最後に効果測定の結果を用いて分析します。原稿の内容や配信先、配信タイミングや配信方法などの改善案を検討し、次回配信時に活かして行きます。分析は一回の配信ごとに行いましょう。
クリッピングやSNSカウント、広告換算値の測定などを用いて行う方法については、下章で説明していきます。

効果測定の方法について、以下の記事がお役立ていただけます。ご参照ください。
「プレスリリースの効果とは？効果を高めるポイントと効果測定方法を解説」を見る

プレスリリースを配信するベストなタイミング

プレスリリースを配信する際に注意しておきたいのが、配信するタイミングです。メディアの目に留まる可能性を少しでも上げるためには、ベストなタイミングで配信することが非常に重要になってきます。
プレスリリースを配信する最適なタイミングは「記事化しやすいタイミング」に出すことです。
曜日では平日の火曜日・水曜日・木曜日がお勧めです。配信時間では10時台と14時台がよいでしょう。
ベストな配信タイミングは、新聞、テレビ、雑誌や Web メディアなどの配信先の媒体によっても異なります。
新聞社に配信するなら「一週間〜前日」がおすすめです。ただし、新聞の種類によって配信のタイミングは若干異なります。
テレビに配信する場合は「2ヶ月前〜当日」に送りましょう。取り上げてもらいたい番組の内容によっても異なります。
月刊誌や週刊誌などの雑誌に配信するなら「2ヶ月以上前」に配信するようにしましょう。雑誌はあらかじめ企画や特集を決めてから取材・執筆・編集などを行うため、時間がかかるためです。
Webメディアの場合は「一週間前〜前日」の配信がおすすめです。Webメディアは媒体の中でもプレスリリースを配信してから記事として取り上げられるまでのタイムラグが最も短く、最短では当日中に配信したとしてもすぐに取り上げられるケースもあります。
それぞれ掲載を目指すメディアの最適なタイミングを狙い、メディア側の取材や記事執筆の期間なども加味して配信を行うようにしましょう。

プレスリリースの配信タイミングの曜日や時間など、タイミングの詳細について以下の記事にまとめています。ご参照ください。
「プレスリリースの配信タイミングはいつ？最適な曜日と時間を決めて効果的に配信しよう」の記事を見る

メディアに注目されるプレスリリースを配信するポイント

プレスリリースを配信する際に意識しておきたいポイントは、「ニュースバリューの意識」「メディアリレーションズ」の2点が挙げられます。
第一に「ニュースバリュー」を意識することを心掛けましょう。ニュースバリューとは、報道する価値のこと。メディアはニュースバリューのある情報を常に求めています。「どこが新しくて、どこが他と違うのか」「社会や生活者との関わりがあるか、どんなメリットや影響をもたらすか」という独創性や独自性、希少性や意外性の視点でテーマ（ネタ）について検討し、プレスリリースを作成しましょう。

メディアに記事化されやすいネタについて、以下の記事内でも紹介しています。ご参照ください。
「 メディアに取り上げられやすいプレスリリースとは？プレスリリース配信会社が解説」の記事を見る

また「メディアリレーションズ」も重要です。「メディアリレーションズ」とは、新聞やテレビ、雑誌、Webメディアなどの記者・担当者と、良好な関係を築くための活動全般を指します。具体的には、「媒体研究をする」「取材体制を整えておく」「情報発信を定期的に行う」などが挙げられます。
特にプレスリリースの定期的な情報発信は、記事化の主要ポイントです。プレスリリースを継続的に配信することで、メディアとの接触機会が増え記事化につながっていきます。1つのテーマでも切り口を変えて数回配信し、メディア露出を増やしていきましょう。

プレスリリースの継続的な発信方法は、以下の記事内で紹介しています。ご参照ください。
「 1回だけではもったいない！ 同じネタでもっと出せるプレスリリースのタイミング」の記事を見る

プレスリリースの効果を計測するには

プレスリリースの配信後はその効果を測定・分析し、今後の活動に繋げていく必要があります。
プレスリリースの効果測定方法には主に「クリッピング」「SNSカウント」「広告換算値の測定」があります。

「クリッピング」「SNSカウント」の計測

クリッピングとは、メディアに掲載された記事をチェックし、ピックアップして記録する作業です。新聞や雑誌等だけではなく、テレビやラジオ、Webメディアなども対象に行います。具体的なやり方としては、新聞や雑誌なら掲載箇所を切り抜き、テレビやラジオはモニターし、WebメディアであればURLや掲載日時を保存します。これらを行うことにより、いつ、どのように記事化されたのかを測定することができます。
SNSにおいては、転載や拡散された数をSNSごとにカウントしておきましょう。これによりどれだけ話題になったのかを測ることができます。

クリッピングの具体的なやり方を、以下の記事にまとめています。ご参照ください。
「クリッピングとは？広報担当者が知っておきたい目的と活用方法」の記事を見る

「広告換算値」の測定

広告換算とは、メディアに掲載された記事、報道された内容の価値を相対的に計る方法です。掲載量を実際の広告費用に換算するため、費用対効果を測ることが可能になります。
具体的な方法としては、掲載された記事サイズや文字数、報道時間などの掲載量を、実際の広告費用に換算して費用対効果を測ります。
メディアにどの程度取り上げられたかについて調査し、その効果を測定することにより、プレスリリース配信の目的を達成したか、今後の改善点は何かといった検討材料に大いに役立ちます。より良いPR活動のため、プレスリリース1通ごとに測定を行うようにしましょう。

広告換算値の具体的な算出方法を下記の記事にて詳しく説明しています。ご参照ください。
「広告換算値とは？効果測定と算出方法を解説」の記事を見る

プレスリリース配信の流れを押さえてプレスリリースを配信しよう

プレスリリースを配信しメディアに記事・報道してもらうことにより、商品・サービスの認知拡大や知名度向上が期待できます。
リリースの配信後はきちんと効果測定を行い、課題を浮き彫りにして解決し、次回以降もメディアに記事化されるプレスリリースを目指し活動していきましょう。
プレスリリースのメディア配信は、自社で行うより「プレスリリース配信サービス」を利用するとより記事化、メディア露出を狙いやすくなります。