プレスリリースには「型」となる構成があります。記者が読みやすく目に留まるようなプレスリリースにするために、プレスリリースの基礎構成や作成時に注意するポイントについて解説します。
プレスリリースの書き方に関する詳しい内容は以下の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。
「プレスリリースの書き方10のポイント！基本の5構成と記者に取り上げられるコツ」の記事を見る
目次
プレスリリースは基本になる構成がある
広報活動で基本となるプレスリリースは、書き方を習得すれば決して難しいものではありません。
プレスリリースは記者に向けた文章です。必要な要素を揃えて、基本的な構成に則って文章化することで、プレスリリースの形になります。
情報をたくさん盛り込みたくなりますが、メディアにおいて必要となる情報を簡潔にまとめ、記載していきましょう。
プレスリリースの基本要素
プレスリリースの基本構成は以下5つです。
基本の型を押さえ、簡潔に書くことを意識していきましょう。
■プレスリリースの基本構成
① 発信日・発信者（正式名称）
② タイトル
③ リード文
④ 本文
⑤ 問い合わせ先
上記の構成要素について、一つひとつ解説していきます。
① 発信日・発信者（正式名称）
発信日は西暦で年月日を書いていきます。 発信日とは発売日や開始日ではなく、プレスリリースを配布した日になるので気をつけましょう。
発信日の下には発信者を記載します。発信者はプレスリリースの発信主体である企業や団体名を正式名称で書きましょう。
また、リード文の冒頭にも発信者名を記載します。会社名に続いて、かっこで本社所在地と代表者の名前を記載しましょう。
② タイトル
タイトルは30文字前後にまとめ、端的に書くことが重要です。記者がプレスリリースのタイトルや見出しを見ただけで、概要がある程度把握できるようにする必要があります。
リード文を要約して、効果的で分かりやすいタイトルをつけていきましょう。
タイトルのつけ方について以下の記事にて詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
「記事になりやすいプレスリリースのタイトルのつけ方は？」の記事を見る
③ リード文
リード文のボリュームは5〜6行が目安です。 記者はリード文から目を通すことが多いので、伝えたいことを結論から書いていきましょう。
内容は分かりやすく伝えるために「5W1H」で書いていきます。誰が(Who)、何を(What)、いつ(When)、どこで(Where)、なぜ(Why)、どのように(How)を漏れのないように書きしましょう。
④ 本文
本文では、商品の社会的な背景やなぜ開発したのかという理由などを掘り下げて書いていきます。
リード文で目的語になっている商品やサービスを主語にして「本キャンペーンは〜」というように書き始めるとよいでしょう。
写真や画像を入れる際は本文の冒頭に入れます。必要に応じて文中にあると読みやすい場合もあります。
本文末は目標や未来予測、今後の展望でまとめていきます。「〜を目指します」「〜の予定です」という言葉で締めくくりましょう。
本文の書き方について以下の記事にて詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
「【初心者必見】記事になりやすいプレスリリース本文の書き方」の記事を詳しく見る
⑤ 問い合わせ先
問い合わせ先では電話番号とメールは必ず記載し、できれば2名体制を取っておくのが良いでしょう。2名体制をとっておくことで1人が席にいない場合でも、もう1人が対応できるので安心です。
記者はプレスリリースを読んでそのまま記事にすることはほとんどありません。 興味を持ったプレスリリースについては記載されている問い合わせ先に連絡して、内容の確認を取ります。
記載がないと記事化を見送る場合もあるので、忘れずに明記しましょう。
問い合わせ先の書き方について以下の記事にて詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
「実は記事化を左右する！プレスリリースに問い合わせ先を必ず書こう」の記事を見る
すぐに使えるプレスリリースのテンプレート3選
ダウンロードしてそのまま使えるプレスリリースの書式テンプレートを3種類ご用意しました。
ファイル形式はWordです。多数のプレスリリースを確認しているPRワイヤー社員が監修しています。
テンプレート書式なので文章、画像やロゴ、装飾などを施してご利用ください。
イベント・セミナー・展示会（イベント）のテンプレート
「イベント・セミナー・展示会（イベント）」に関するテンプレートをダウンロードする
調査・アンケート（調査）のテンプレート
「調査・アンケート（調査）」に関するテンプレートをダウンロードする
経営・IR情報（業績発表）のテンプレート
「経営・IR情報（業績発表）」に関するテンプレートをダウンロードする
プレスリリースの構成を考える時に注意するポイント
ここでは、プレスリリースの構成を考えるときに注意したいポイントを2つ紹介します。
注意点を押さえて、正確に伝わるプレスリリースを目指しましょう。
■プレスリリースの構成を考えるときに注意するポイント
それぞれ詳しくみていきましょう。
プレスリリースの目的を明確にする
プレスリリースを書く前に、目的を明らかにする必要があります。伝えたいことを明確にしないと、プレスリリースの内容がぼんやりしてしまい記者に伝わらなくなってしまうからです。
また、目的を明確にしないとプレスリリースを書くことに夢中になってしまい、いつの間にか本筋からズレてしまうこともあります。
対策としておすすめなのは、書き始める前に基本構成に則って情報を整理することです。
基本構成に合わせて伝えたいことを箇条書きにし、情報をまとめてから書いていきます。伝えたい情報が的確に伝わるように、あらかじめ整理してから書き始めましょう。
プレスリリースを配信する目的を確認したい方は、以下の記事にて詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
「プレスリリースの目的は？役割やメディアに取り上げられやすい書き方も解説」の記事を見る
A4用紙1〜2枚でおさまる内容にする
プレスリリースはA4サイズで1枚にまとめるのが理想です。 多くても2枚でおさまる内容にしましょう。プレスリリース配信サービスを利用するなどWeb上に掲載する場合も同様です。
背景や経緯など伝えたいことはたくさんあるかもしれませんが、情報量が多すぎると何が一番伝えたいのか分かりにくくなってしまいます。
用紙一面にびっしりと文字が書かれていると読む気がなくなるように、枚数が多すぎると敬遠されることもあります。ボリュームが多過ぎないよう注意しましょう。
プレスリリースの基本構成に沿ってメディアに情報を届けよう
プレスリリースの構成には押さえるべき基本があります。記者が短時間に把握できるよう、この記事で紹介した基本構成を元に、まずは基本構成に則って情報を整理することから始めましょう。
しかし、いざ書こうとすると広報初心者の方にとってはスムーズに進まないこともあるかと思います。
共同通信PRワイヤーでは、プレスリリースの書き方の基本や、メディアの目に留まるヒントについて、無料のオンラインセミナーを定期的に開催しています。新人広報担当者の方や、プレスリリースをさらにブラッシュアップさせたい担当者の方におすすめです。ご興味がある方は、ぜひご参加ください。
