プレスリリースを配信するにはどのような流れで行うと良いのでしょうか。この記事では、作成から配信までの流れをどのようにすれば効果的に配信できるのかについて解説していきます。
目次
プレスリリースで認知を得られないとお悩みなら
プレスリリースを配信しても認知が上がらない、プレスリリースの効果を感じないというお悩みを感じていないでしょうか？
それは記事化されていないことが一つの原因です。
記事化とは、プレスリリースを元に新聞やテレビ、ニュースサイトなどのメディアが記事として取り上げること。
第三者に取り上げられることで企業や団体の信頼性や評価が高まり、ブランド価値の向上に繋がるのはもちろん、メディアリレーションにもなります。
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プレスリリースの作成から配信までの流れ
プレスリリースは作成までどのような準備をしたら良いのでしょうか。流れを詳しく解説します。
■プレスリリースの準備から配信までの流れ
それぞれ詳しく解説していきます。
1. 戦略を決める
まずは、プレスリリースを配信する目的を確認しましょう。そして、目的ごとに期待する効果を事前に検討しておきます。それぞれの数値目標を設けておくと良いでしょう。
プレスリリースの情報を、最終的に誰に届けたいのか、読者や視聴者のターゲット像を検討します。生活者の場合は、性別・年齢・職業・所得・家族構成といったデモグラフィック特性だけでなく、価値観・趣味嗜好・ライフスタイルなどのサイコグラフィック特性も考慮しましょう。
戦略に関する詳しい内容は、以下の記事にて解説しています。ぜひご覧ください。
「プレスリリースを戦略的に配信して効果アップ！メディア露出を高める方法も解説」の記事を見る
2. ネタを決める
次に、プレスリリースのネタを決めていきましょう。企業や団体がよくプレスリリースで発表する内容は以下のものが挙げられます。
- 新サービスや新商品の発表
- イベント開催前後の報告
- 会社の経営計画や決算、社名変更等の発表
- 他社との業務提携、新会社設立
- 社会貢献や地域活動
- 独自調査
- 季節性のあるトレンド情報
プレスリリースの中でも多くのメディアが注目しているのは新サービスや新商品発表です。
内容には商品概要や発売日等の基本情報の他に、市場規模などのデータや、新商品が誕生するまでの背景やストーリーなども盛り込むと効果的です。
ただし、広告のような表現はNGです。「素晴らしいサービス」「画期的な商品」などの表現は避け、客観的な視点で情報を正しく伝えることが重要です。
ネタに関して詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
「プレスリリースのネタ10選！ネタ探しの方法や取り上げられやすいポイント」の記事を見る
3. 原稿を作成する
プレスリリースには基本となる型があります。基本構成は、以下の5つです。
① 発信日・発信者
② タイトル・見出し
③ リード文
④ 本文
⑤ 問い合わせ先
記者が興味を持つかどうかは、タイトルと見出し、リード文で決まると言っても過言ではありません。記者が本文まで読み進めるか、大きな判断材料になる部分です。広告コピーのような奇抜さは必要ありませんが、何を伝えたいのか明確にし、記者の目を引く切り口にしていきましょう。
書き方のポイントについて以下の記事にて詳しく解説しています。ぜひご活用ください。
「プレスリリースの書き方10のポイント！基本の5構成と記者に取り上げられるコツ 」の記事を見る
4. ターゲットから送るメディアを決める
プレスリリースは単に多くのメディアに送れば良いというものではありません。テーマや素材によって、送付すべきメディアが異なるため、対象を絞って送るべきです。
送付先を決める際は、実際に媒体の記事や特集を見て判断していきましょう。メディアに記事として取り上げてもらうためには、自社の情報に興味を持ってもらえるメディアを選ぶことが絶対条件です。記事掲載という成果につなげていくためにも、親和性の高いメディアを一件一件探していきましょう。
5. メディアリストを作る
送付先のメディアを探したら、オリジナルのメディアリストを作成していく必要があります。
メディアリストは、新聞、テレビ、雑誌、Webメディアなどプレスリリースの送付先を一覧でまとめたものです。広報 PR 活動を円滑に進めるためにメディアの情報をストックしておきます。記載内容は以下のものが挙げられます。
- メディアの正式名称
- 住所
- 媒体ジャンル
- 部署名、役職、担当者名
- メールアドレス
- 電話番号
- FAX番号
それぞれの情報を抽出し、Excelなどでデータをリスト化していきます。メディアリストは継続的に利用するものなので、後から見返した時にもわかるように整理しておく必要があります。きちんと整理しておけば、広報担当者が異動で後任に引き継ぐときにも便利です。
メディアリストは一度作成したら終わりではなく、いつでも最新な状態になるよう見直しが必要です。記者は数年で部署異動があったり、担当者の異動や退職がある場合もあります。また、新刊・休刊・廃刊などもあります。継続的に更新していかないと更新しないと使えないリストになってしまうため、定期的にブラッシュアップしメンテナンスしましょう。
6. 送付方法を決める
プレスリリースは送付先メディアによって受信方法や形式が異なるため、メディアの要望に合わせて送ることが重要です。メディアによっては情報提供用の窓口を設けている場合もあるので、電話で確認してから送りましょう。
最近では、Webメディアに限らずメールを希望するケースが主流になっていますが、新聞・雑誌・テレビ等では、FAXや郵送も希望される場合があります。メディアによって様々なので、それぞれのメディアに確認した上で希望する方法で送るようにしましょう。メディアの立場に立ち、適切な方法で送付していく必要があります。
それぞれの送り方について、以下の記事にて詳しく解説しています。ぜひご活用ください。
「プレスリリースを郵送するのはどんな時？郵送の方法やメリットとデメリットを解説」の記事を見る
「プレスリリースをFAXで配信する方法！注意点とメリット・デメリットを解説」の記事を見る
プレスリリース配信までに必要な準備期間は？
プレスリリースは、配信予定日に合わせて準備します。予定日から逆算し、間に合うように準備しましょう。配信日は、以下のように配信内容によって異なります。
- 新商品・新サービスの発表…発売日〜1ヵ月前
- 記者会見等のメディア誘致…1～2ヵ月前
- イベント開催…1ヵ月〜半年前
まずは、「プレスリリースで何を発表するのか」を決めましょう。発表内容に合わせて必要な素材を集めたり、原稿を作成したりするなどの準備をしていきます。内容の調整に予想以上に時間がかかる場合もあるので、できるだけ余裕を持ったスケジュールで進めていきましょう。
プレスリリース配信後にすること
プレスリリース配信後には以下のことを確認していきましょう。
■プレスリリース配信後にすること
それぞれ詳しく解説します。
効果測定する
プレスリリースを配信した後は、その効果を測定し、今後の情報発信活動に繋げていきましょう。メディア（主に新聞、雑誌、Webメディア）の効果測定方法には、掲載記事・転載記事のクリッピング、クリッピング結果の広告費換算などがあります。効果測定の結果をもとに、プレスリリース配信の目的を達成したか、今後の改善点は何かといった検討を行いましょう。
効果測定については、以下の記事をご覧ください。
「プレスリリースの効果測定をするには？費用対効果を意識しよう」の記事を見る
内容にミスがあった場合は訂正配信する
Webに掲載しているプレスリリースに間違いがあった場合、誤字脱字などの軽微なミスであれば、該当箇所を訂正します。
日付や名称、金額などの重要情報が間違っていた場合は、訂正配信を行う必要があります。
例えば、以下のような内容の場合です。
- 製品名などの名称
- 価格などの数値
- 発売日などの日付
上記に該当するような場合はミスによる影響が大きくなると予想されます。ミスに気付いたらできるだけ早く正しい内容に変更し、メディアにメールやFAXで送りましょう。
訂正配信について以下の記事にて詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
「【例文あり】プレスリリース配信後に間違い発覚！修正・訂正配信の方法を解説」の記事を見る
プレスリリースを作成するときの注意点
プレスリリースを作成するときには、どのような点に注意したら良いのでしょうか。以下に注意点をまとめました。
■プレスリリースを作成するときの注意点
それぞれ詳しく解説していきます。
「日本初」などの最上級表現は根拠に基づき記載する
プレスリリースでは根拠のない「日本初」、「人気No.1」などの最上級表現は誇張表現とされてしまうため、根拠なく使うのはやめましょう。使うのであれば客観的な根拠や裏付けとなるデータが必要になります。その場合、第三者機関で調査したデータであればより信憑性が高まります。
インパクトのあるプレスリリースにするために使いたくなるかもしれませんが、根拠のない表現や誇張表現を使ってしまうと、法律に抵触してしまうだけでなく、企業の社会的信頼を損なってしまう可能性もあります。データや根拠を明確に提示できる場合のみ使用し、事実に基づいた表記にしていきましょう。
専門用語は極力少なくする
社内用語や業界用語等はできるだけ使用しないように注意しましょう。社内や業界ではよく使われている言葉でも、記者に通じるとは限りません。使わざるを得ない専門用語には注釈をつけるなど、工夫して記載しましょう。
写真など画像データを充実させる
プレスリリースには写真や図表などビジュアル素材はもはや必須です。文字だけの文章より、視覚的に紹介することで読み手が素早く理解できます。写真や図表などのデータを挿入することは、メディアからも求められています。
当社が過去に実施したメディアに対するアンケートによると、プレスリリースの改善点要望の第一位は「写真などの画像データの充実」という結果となりました。
例えば、新商品を伝えるプレスリリースであれば商品の使用シーンがわかるような画像やアンケート調査を伝えるプレスリリースであれば表やグラフも添えましょう。
記載内容に間違いがないか確認する
プレスリリースは情報の正確さが求められます。配信する前に誤字脱字がないかだけでなく、記載した事実に間違いはないか、事実確認も必ず行う必要があります。また、著作権や肖像権などの確認も必要です。表現方法や記載内容に間違いや見落としがないか、必ず複数名でチェックしましょう。
配信の流れを理解し効果的なプレスリリースを送ろう
目的を設定し、配信後に効果測定をすることで効果的なプレスリリースにつながっていきます。メディアが取り上げてくれなかった場合は、ストーリー性が足りなかったのか、時流に合っていなかったのか、配信タイミングは良かったのか、配信先メディアは適切だったのかなど、客観的に分析することが重要です。
広報業務に就いたばかりの方も、自社を俯瞰的に見つめ、今回紹介した内容を元にプレスリリース作成を始めましょう。
効果的なプレスリリースにするために、書き方のポイントを以下の記事にて詳しく解説しています。ぜひご活用ください。
