プレスリリース作成や社内報の作成、メディア記者への対応など、広報の業務内容は多岐に渡ります。
広報活動のやり方を具体的に挙げ、分かりやすく解説していきます。
目次
広報の仕事とは
広報の目的は、企業・組織がステークホルダーとの良好な関係を構築・維持することです。ステークホルダーとは、生活者・消費者、株主・投資家、メディア、従業員、取引先、地域住民、行政、各種団体など、自社を取り巻く利害関係者。広報の仕事は、彼らとの双方向のコミュニケーションを通じて関係性を維持・発展させていくことにあります。
広報は英語で「Public Relations（パブリックリレーションズ）」です。省略して「PR」とも言われます。覚えておきましょう。
広報の活動目的については、以下の記事にも詳しくまとめています。ご参照ください。
「広報PRと広告、宣伝の違いとは？広報担当が理解しておきたい言葉を解説」の記事を見る
広報について、以下の記事も参考になります。あわせてご確認ください。
「広報とは？定義や役割、仕事内容を解説」の記事を見る
広報活動とは
広報の主要な活動は、経営方針や事業活動、あるいは新商品・新サービスなどの自社情報を、社外に向けて情報発信するとともに、社外の情報を自社内にフィードバックすることです。
特にメディア関係者とのコミュニケーション活動は、広報の最重要ミッションです。メディアの持つ多大な影響力を活用して情報発信を行うことで、自社情報をより広く社会に知らせることが可能になります。
広報担当者はメディアと関係を築く「メディアリレーションズ」を行い、自社情報の記事化をアピールしやすい環境を整えておく活動を日々行っていきます。
メディアと良好な関係構築をする具体的な方法やポイントなど、以下の記事が参考になります。ぜひご参照ください。
「 メディアリレーションズで大切なこととは？メディアとの関係構築に必要なポイント7選」の記事を見る
広報活動の具体的なやり方・手段
具体的な広報活動には、以下のものがあります。それぞれ説明していきます。
- プレスリリース・ニュースレターの作成と配信
- 記者クラブへの投げ込み
- コーポレートサイト(自社Webサイト)の更新
- 自社SNS・ブログからの情報発信・更新
- 記者発表会やPRイベントの開催
- メディアキャラバン活動
- 媒体研究
- 同業他社・業界研究
- クリッピング・効果測定
- 社内報の作成・配信
- オリジナルグッズの制作・管理
１、プレスリリース・ニュースレターの作成と配信
広報担当者のメイン業務となるのが、プレスリリース（ニュースリリース、ニュースレター）の作成と配信です。
プレスリリースとは、「新商品の発売や新サービス、また新規事業の開始、人事異動などの企業情報を、メディアがニュース素材として利用しやすいようまとめた文書」です。
プレスリリースは、メディアなどステークホルダーに伝えたい情報を「プレスリリースの型」に沿うように整理して書きます。
「プレスリリースの型」や書き方についての詳細は以下の記事をご参照ください。
「プレスリリースの書き方11のポイント！基本の5構成と記者に取り上げられるコツ」の記事を見る
プレスリリースの配信は、自社の関係先メディアを中心にメールを送信する方法で行います。また自社Webサイト・自社SNSなどで公開します。
さらにプレスリリース配信サービスを利用し、新聞、テレビ、雑誌、ラジオ、Webメディアなど多くのメディアに一斉送信する方法もあります。プレスリリース配信サービスについては、下章でも詳しく説明していきます。以下の記事もご参照ください。
「プレスリリースの配信方法とは？連絡先が分からなくても送れる方法も紹介」の記事を見る
また共同通信PRワイヤーでは、広報初心者の方向けに無料セミナーを開催しています。プレスリリース作成の基本的な書き方やネタ作りのコツなどを分かりやすく理解することができます。お気軽にお申し込みください。
「プレスリリースの基本とポイントセミナー」に申し込む
プレスリリースの目的は、メディアに記事にしてもらうことにあります。ニュースとして報道されることで、企業の商品・サービスなどの訴求、社会的認知の拡大、ブランドイメージの向上などを目指しましょう。
２、記者クラブへの投げ込み
「記者クラブ」とは、新聞社やテレビ局、通信社などから派遣された報道機関の記者で構成される任意組織です。記者クラブに直接、プレスリリースを持ち込む行為を「投げ込み」と言います。
プレスリリースの投げ込みは、一度で複数の記者に伝えることができ、また記者との関係や接点を作りやすいため、効率的なプレスリリースのアプローチ方法として利用されています。
プレスリリースの投げ込みは、投げ込みたい記者クラブに連絡を取り許可を得る必要があります。記者クラブへの投げ込み方法について、以下の記事内にて詳しく説明しています。ご参照ください。
「記者クラブとは？組織の役割と投げ込み方法を解説」の記事を見る
３、コーポレートサイト(自社Webサイト)の更新
自社の公式ホームページなどコーポレートサイトの更新は、ステークホルダーに向け、自社情報を広く知らせるために行います。株主やメディア、従業員、顧客・取引先のほか、金融機関、行政機関、各種団体など自社をとりまく利害関係者に、プレスリリースなどを通し適切な情報開示を行います。
定期的に更新し、常に最新情報が掲載されている状態にしましょう。
コーポレートサイトなど自社Webメディアについて、以下の記事もお役立ていただけます。あわせてご確認ください。
「 オウンドメディアとは？広報担当が知っておきたいWebメディアの種類や掲載効果も解説！」の記事を見る
４、自社SNS・ブログからの情報発信・更新
X（Twitter）やInstagramなどの自社SNS（ソーシャル・ネットワーキング・サービス）や自社ブログなどを通じた情報発信も、現代では欠かせない業務です。
SNSは生活者と直接コミュニケーションをとることができる便利な側面がありますが、炎上などトラブルもつきものです。十分に気を付けて運営を行うようにしましょう。
また企業によっては、商品・サービスのユーザーが意見や要望、アイデアなどの情報を共有する「ユーザーコミュニティの運営」を行うこともあります。こちらも炎上リスクに配慮して運営を行うようにしましょう。
ソーシャルメディアについて、SNSの炎上対策など、以下の記事にまとめています。あわせてご覧ください。
「ソーシャルメディアとは？企業で使うときに知りたい基本的なこと」の記事を見る
５、記者発表会やPRイベントの開催
プレスリリース配信のタイミングに合わせて、メディア向けに「記者発表会」や「PRイベント」を開催することもあります。その際は「メディアリスト」を活用し、対象メディアに告知して参加を呼びかけます。
企画から開催告知、当日運営まで全て広報担当者が行います。記者クラブ主体に発表する場合は、事前に幹事社と相談し、発表の可否と発表形式などについて確認し、準備します。
メディアリストについて、以下の記事内にて詳しく解説しています。ご参照ください。
「メディアリストの作り方とは？広報にとって大事なリストを使いこなそう」の記事を見る
６、メディアキャラバン活動
「メディアキャラバン」とは、自社商品やサービスのPRのため、広報担当者がさまざまなメディアを直接訪問して巡る活動のことです。
自社情報を記事や番組として取り上げてもらえるよう、メディアに対して働きかける活動「メディアプロモート」を行うため、メディアキャラバンを行います。
メディアキャラバン活動は、アプローチするメディアを選定し直接訪問して、サービスや商品の説明、および質疑応答を行います。
直接アピールを行うことで、記事掲載の確率を上げるほか、メディアとのコミュニケーション促進を図ることができ、さらにメディアが今、何に興味を示しているのかを知ることができるため、非常に有益な広報活動になります。
メディアプロモートの基本的な進め方については、以下の記事で詳しく解説しています。初めて取り組む方もご参照ください。
「メディアプロモートとは？何から始めればいいかしっかり解説」の記事を見る
メディアキャラバンの具体的な進め方と対面でのメリットについては、以下の記事が参考になります。ぜひご確認ください。
「メディアキャラバンとは？直接会うメリットを生かそう」の記事を見る
７、媒体研究
「媒体研究」とは、各メディアの特徴を理解することです。
例えば新聞や雑誌は、各社ごとに編集方針や想定ターゲットが異なります。テレビやラジオであれば、局としての方針のほか、番組ごとの特徴やコンセプト、視聴者層の違いがあります。
媒体ごとの企画や特集をリサーチすることにより、自社のプレスリリースを取り上げてもらえそうなメディアの傾向が見えてきます。「この情報はあのメディア担当者に提案しよう」といった流れができると、今後の広報活動を有益に進めることができます。
メディアの特徴を深く知ることは、広報とメディアが良好な関係を築く「メディアリレーションズ」にもつながります。クリッピング・効果測定と共に行うと効率的に行うことができるでしょう。
「メディアリレーションズ」については、以下の記事が参考になります。ぜひご参照ください。
「 メディアリレーションズで大切なこととは？メディアとの関係構築に必要なポイント7選」の記事を見る
８、同業他社・業界研究
同業他社の研究も、大切な広報活動の一つです。具体的には同業他社の露出したメディアをリサーチし、自社のアプローチ先の参考にします。他社のプレスリリースの切り口をチェックすることで、新たな企画のヒントを得ることもあるかもしれません。
また業界全体のトレンドを知ることも広報活動に役立ちます。PR活動だけではなく、商品開発やマーケティングなど他部署にも情報を共有することで、社員の情報収集の一助にもなります。
９、クリッピング・効果測定
「クリッピング」とは、新聞や雑誌の記事を収集し、切り抜き、記録・保管することです。
メディアに掲載された自社情報を中心に、他社情報やトレンド情報など自社に役立つ情報を、Webメディアも含む全メディアから収集し、クリッピングします。
クリッピングは主に効果測定の目的で行われます。メディアに記事化された情報を「広告換算値」などの数値に置き換え集計・分析することで、広報活動の効果測定を行うことができます。また媒体の傾向を知り、PR活動の改善に利用する際にも役立ちます。
クリッピングの具体的なやり方を、以下の記事にまとめています。ご参照ください。
「クリッピングとは？広報担当者が知っておきたい目的と活用方法」の記事を見る
広告換算値の具体的な算出方法や利用時の留意事項などは、下記の記事にて詳しく説明しています。ご参照ください。
「広告換算値とは？効果測定と算出方法を解説」の記事を見る
10、社内報の作成・配信
社内向けの広報活動「社内広報」も広報の大切な業務です。社内広報活動に「社内報の作成・配信」があります。
社内報は自社社員に向けた情報共有ツールで、企業理念やビジョン、ミッションなどの社内浸透を目的として作成されます。例えば各部署の取り組みや工夫などを知ることにより、社内コミュニケーションの活性化が期待されます。
社内報の作成業務ほか広報活動の詳細は、以下の記事にまとめています。ご参照ください。
「パブリックリレーションズとは？広報担当者が知っておくべき意味や定義を解説」の記事を見る
11、オリジナルグッズの制作・管理
企業のロゴや商品のイメージキャラクターが入ったオリジナルグッズの制作と管理も、広報活動の一つに挙げられます。オリジナルグッズは企業・団体のイメージの醸成や認知度向上、ステークホルダーとのコミュニケーション活動、社員のロイヤリティー向上などのために制作されます。
ステッカーやストラップ、カレンダー、タオルなどのオリジナルグッズを制作する際には、社外の業者に依頼することになります。予算管理や工程管理に気をつけて進行しましょう。
広報の仕事内容について、以下の記事内にも詳しくまとめています。あわせてご確認ください。
「広報の仕事とは？必要なスキルを解説」の記事を見る
広報活動の具体例を紹介
共同通信PRワイヤー「国内配信サービス」をご利用いただいている企業や自治体には、広報活動の参考になるプレスリリース配信の成功例が多数あります。当社「導入事例」より2社をご紹介します。
■コロナ禍に「てぶくろ屋さんがつくったマスク」が大反響！香川県からSDGs経営に基づく取り組みを発信【フクシン様】
株式会社フクシンでは、マスクが品薄の時期にいち早くマスクの開発に取り組み、プレスリリースを配信。地元テレビ局だけではなく全国ネットのテレビ局からも放送され、大反響がありました。
「コロナ禍に「てぶくろ屋さんがつくったマスク」が大反響！香川県からSDGs経営に基づく取り組みを発信【フクシン様】」を見る
■いつもの毎日を支える医薬品、専門的な情報の背景にある物語や想いも伝えていきたい【大鵬薬品様】
大鵬薬品では、海外進出の活発化に伴い国内のプレスリリースだけではなく、海外のプレスリリース配信も利用し、グローバルな情報発信を行っています。
「いつもの毎日を支える医薬品、専門的な情報の背景にある物語や想いも伝えていきたい【大鵬薬品様】」を見る
広報担当が抱える課題
最後に多くの広報担当者が抱える問題について説明していきます。
広報担当が直面する課題に「広報活動のゴールが曖昧」「戦略的な活動計画が不十分」といった問題が挙げられます。
例えば営業職であれば、数値目標に対して明確な達成率を算出することができますが、広報職は「ステークホルダーとの良好な関係を構築・維持する」という目標に対して、数値で表すことは難しいでしょう。活動のゴールがはっきりしないため、戦略的に活動計画をたてることも厳しいものがあります。
一方でクリッピングや広告換算値を利用して、メディア露出を数値化する方法もあるため、目標をたてやすい活動に関しては積極的に活用していきましょう。
また広報を立ち上げたばかりの企業では「ノウハウや経験、リソースが不足する」という課題にぶつかることもあります。
その場合、PR専門会社やプレスリリース配信サービス（※）を利用しながら活動を行うこともおすすめです。プロの力を借りて、まずは広報活動を軌道にのせることから始めましょう。
（※）プレスリリース配信サービスとは
「プレスリリース配信サービス」とは、自社のプレスリリースを希望するメディアに一括で配信できるサービスのことです。専門の配信会社によって運営されています。
プレスリリース配信会社は、新聞社、通信社、テレビ局やWebメディアなどさまざまな独自のメディアリストがあり、自社にはないメディアにプレスリリースを送信することが可能です。リストの更新の手間と時間もかからないため、効率的に広報活動を進めることができます。
また提携メディアへの転載、SNSへの自動投稿、クリッピングや広告換算値などの効果測定など、プレスリリース配信だけにとどまらないサービスも充実しています。
この機会に当社「国内プレスリリース配信サービス」をご検討ください。共同通信PRワイヤーの「国内プレスリリース配信サービス」について、以下のページで詳しく解説しています。ぜひ一度ご覧ください。
共同通信PRワイヤー「プレスリリース配信サービス」を詳しく見る
多岐にわたる広報活動の基本は「プレスリリース」
メディア対応、社内広報など多くの分野に渡る広報の仕事ですが、広報活動のメインは「プレスリリースの作成・配信」です。
自社情報を多くのメディアに記事にしてもらえるよう、まずは記者の目に留まるプレスリリースの作成を心掛けましょう。
プレスリリースの作成方法や書き方について、以下の記事にそれぞれ詳しくまとめてあります。ご参照ください。
「プレスリリースの書き方11のポイント！基本の5構成と記者に取り上げられるコツ」の記事を見る
記事になりやすいプレスリリースの本文の書き方については、以下の記事で詳しく解説しています。初心者の方もぜひご参照ください。
「【初心者必見】記事になりやすいプレスリリース本文の書き方」の記事を見る
また共同通信PRワイヤーでは、広報初心者の方でもプレスリリースの書き方を習得できる「無料セミナー」を開催しています。プレスリリース作成の基本やネタ作りのコツのほか、メディア視点を理解するための方法など、分かりやすく丁寧にお伝えしています。日々の広報活動にぜひお役立てください。
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