富士フイルムグループの富士ゼロックス株式会社(本社:東京都港区、社長:山本 忠人)は、官公庁、自治体における、住民や企業からの届出申請における各種帳票の入出力および内容確認にかかる業務の進捗確認や工数削減などを実現する「帳票台帳連携ソリューション」を6月22日より発売いたします。

「帳票台帳連携ソリューション」は届出申請で使われる紙帳票の記載内容をスキャンによりデータ化し、内容確認・訂正後に台帳システムに登録するソフトウェア「SE-BizObjects Record Link 1.0（エスイー-ビズオブジェクツ レコードリンク 1.0）※1」を中核としたソリューションで、帳票作成・差し込み印刷から、データ読み込み、確認訂正、ステータス管理、台帳システム登録まで、各種届出申請業務におけるプロセス全体での効率化をひとつのシステムで実現します。（図2）

官公庁、自治体およびその外郭団体などでは、住民や企業からの届出・申請の多くが紙によるものであり、紙帳票が大量に存在し、受理後にその記載内容を台帳システムに入力するために多くの人手がかかっています。また、手続きを進めるにあたり、記載内容や添付資料の不備の確認や、台帳システムへの入力後の転記ミスがないかなど、何重ものチェック作業が必要となっています。不備などで申請者への差し戻しが発生する場合は、返送後の手続きの進捗管理も必要であり、遅延状況の把握など処理ステータスの確認にも工数がかかっています。（図1）

さらに、帳票が変更されるとシステム変更も必要となり費用がかかるため、頻繁に帳票変更が発生する業務のシステム化は難しく、帳票データの読み込み効率化のために手書きOCR機能付きのソフトウェアを利用するケースもありますが、台帳データやステータス管理業務とは連携しておらず入力作業のみの効率化に留まるもので、個別業務でのシステム化は図られているものの、プロセス全体にわたるシステム化はなかなか進んでいません。

「帳票台帳連携ソリューション」は、処理ステータスを確認できる機能を搭載しており、進捗の一元管理が可能になりました。既存の台帳システムとはCSVファイル※2を介して連携可能であり、紙による届出申請帳票と台帳システムを簡単な操作で紐付けすることで、入力・確認作業および管理業務の大幅な効率化に貢献します。

また、これまでの帳票レイアウトをそのまま利用できるので使い慣れている帳票の変更が不要なうえ、万が一帳票の変更があった場合でも、台帳システムと帳票の紐付けが容易に再設定できるため大幅なシステム変更の必要がありません。さらに、手書き帳票の読み取り結果を確認・訂正するツールは直感的でわかりやすいユーザーインターフェイスで、はじめて利用する方やPCスキルが高くない方でも簡単に操作できるため、作業効率の改善だけでなく、利用者の操作教育に要する時間の削減にもつながります。

※1：業務情報、ユーザー情報管理、差し込み印刷設定、複合機との連携機能、スキャンイメージの認識処理などを行う

※2：comma-separated values：データ形式およびファイル形式の一つで、項目をカンマ(",")で区切って列挙したもの