富士ゼロックス株式会社（本社：東京都港区、社長：山本 忠人　以下：富士ゼロックス）とアマノ　ビジネスソリューションズ株式会社（本社：神奈川県横浜市、社長：錦織　利行氏　以下：アマノ　ビジネスソリューションズ）は、東京エレクトロン株式会社（本社：東京都港区、社長：東 哲郎氏、以下：東京エレクトロン）に「貿易帳票管理システム」を納入し、貿易関連帳票の電子化と業務効率化により、海外向けパーツ受発注出荷業務の工数を３７％削減しました。東京エレクトロンは、本年10月稼働予定の出荷業務の自動化などにより、最終的に５０％の海外向けパーツ受発注出荷業務の工数削減を目指します。

本システムは、電子帳簿保存法が規定する「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存要件」を遵守しており、運用面や法的要件に関して東京国税局及び東京税関の確認を得て2012年12月より稼動しています。

東京エレクトロンは、半導体、フラットパネルディスプレイ、太陽光パネル用の製造装置メーカーとしてワールドクラスの高収益体質とさらなる成長の実現を目指し、顧客第一主義のもと技術サポート力強化に取り組んでいます。とくにその要となるのが、世界中の顧客に納入した製造装置の安定稼働に必要となるサポートパーツの迅速な供給です。各種装置の稼働率向上や顧客の要望、技術的な進歩に素早く対応するには、海外現地法人との受発注出荷処理の工数削減によるスピードの大幅な向上、さらには規制や法的要件遵守に伴い発生する請求書・輸出申告書など貿易関連帳票の電子化によるさらなる効率化・省力化・コスト削減が求められていました。

富士ゼロックスは、ドキュメントに関する豊富なノウハウや経験を軸に、ビジネスのあらゆる場面で発生するドキュメントの作成・管理・活用や、業務プロセスの最適化にフォーカスしたソリューション＆サービスを提供しています。このたび、貿易業務全般に関するノウハウを最大限に活用した貿易帳票管理ソリューションをベースに、東京エレクトロンの海外向けパーツ受発注出荷業務・作業工程の「見える化」を実施。電子文書管理ソフトウェア「Apeos PEMaster Evidence Manager＊1」により電子化された貿易関連帳票の確認・承認・保管管理など、煩雑な帳票処理業務の効率化を推進する「貿易帳票管理システム」を構築しました。

システム化へのアプローチとして

1.　業務効率化に関する課題の明確化と対応方針の策定

2.　基幹システムの見直しを含めた受発注出荷業務プロセス/システムの再構築

3.　海外拠点、国内関連組織、複数の生産拠点間の受発注出荷業務の効率化

4.　輸出に関する規制・電子帳簿保存法の法的要件の遵守

に取り組み、本社及び生産拠点（４ヵ所）における基幹システムと連携した貿易業務プロセスの改善を図り、海外向けパーツ受発注出荷に関連する工数を３７％削減。また、電子帳票を用いたシステム運用により年間約200万枚のペーパーレスを実現しました。

さらに、本システムはアマノ　ビジネスソリューションズが提供する「アマノタイムスタンプサービス3161＊2」を採用。法的要件に知見のあるアドバイザーが業務プロセスの運用設計、機能設計の段階から参画。運用面や法的要件に関して東京国税局、東京税関の確認を得ており、電子帳簿保存法が規定する「電子取引の取引情報の電磁的記録要件」の活用に積極的に取り組んだシステムです。

富士ゼロックスとアマノ　ビジネスソリューションズは、貿易帳票管理システムの対象業務を将来的に拡大させるなど、東京エレクトロンにおけるさらなる業務効率化に貢献していきます。

*1　数千万に及ぶ全社規模の文書や証憑などの記録を多彩な管理体系やアクセス権設定、検索機能を利用して管理する富士ゼロックスのソフトウェア。

*2　電子文書をはじめ画像や音声など、あらゆる電子データに対して確定日時（タイムスタンプ）を付与し、改ざん検知を可能とするアマノ　ビジネスソリューションズが提供するサービス。