富士フイルムグループの富士ゼロックス株式会社（本社:東京都港区、社長:玉井 光一）は、さまざまな業務において発生する文書を業務プロセスと関連付けて可視化し、効率的かつ信頼性の高い統合管理へのニーズに応えるクラウド型文書管理ソリューション「Smart Workstream」の提供を開始しました。

Smart Workstreamは、文書を伴うさまざまな業務手順や承認プロセスを業務ごとにルール化し、電子文書や証跡と連携させて管理することで、決められたプロセスや証跡記録の抜け漏れを防ぎ、組織内の一元的な文書管理と業務プロセスの整流化・効率化を支援します。さらに、文書保管時の多様なアクセス権限の設定や、文書改ざんを防ぎ原本性を証明するタイムスタンプ機能(注1)により、組織が必要とするコンプライアンスおよびセキュリティー要件に対応する統合的な文書管理環境を構築します。

また、当社がこれまで提供してきた「電子帳簿保存法対応ソリューション」や「契約プロセス管理ソリューション」を始め、既に提供実績のある各種業務別ソリューションを、Smart Workstreamで利用可能なテンプレート(注2)として提供します。これにより、導入後短時間で利用が可能となります。クラウド上で利用するため、どこからでも文書にアクセスが可能となる上、導入・運用コストを低減しながら、業務の実態や利用形態に合わせて段階的な拡張が可能です。

さらに、富士ゼロックスの複合機と連携することにより、管理者が設定する処理ルールに従い、紙文書の電子化から項目データの抽出、クラウド上の文書管理データベースへの格納までを自動化するデータエントリーサービス(注3)をご利用いただけます。

富士ゼロックスは、Smart Workstreamの提供を通じ、組織の重要な知的財産となる大量の文書利用の効率化とともに、不正なデータ改ざん防止や、重要文書の一元的な管理によるコンプライアンスの強化を支援してまいります。さらには、今年3月に発表した価値提供戦略「Smart Work Innovation」に基づき、AI-OCR（AIを活用した文字認識技術）やRPA（ロボットによる業務自動化）などのテクノロジーと連携させたサービスを提供し、お客様のデジタルトランスフォーメーションを支援してまいります。

注1: タイムスタンプ機能の利用には別途オプションサービスの契約が必要

注2: 提供するテンプレート例「技術継承（ものづくり）支援」、「施工図書管理（プラント・工事管理）」、「品質記録管理（製造）」、「契約関連文書管理」、「先使用権対応文書管理（研究報告書管理）」など

注3: データエントリーサービスは別途オプションサービスの契約が必要